NHỮNG MẪU CÂU THÔNG DỤNG KHI VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH

Soạn thảo email với nội dung vừa chuẩn mực, vừa thu hút đối tác đã là khó. Khi làm việc cùng đối tác nước ngoài thì việc soạn email lại càng trở nên khó khăn hơn do phải viết bằng tiếng Anh. Làm sao để khắc phục những khó khăn trên? Những mẹo nhỏ dưới đây sẽ giúp email bạn ghi điểm tuyệt đối

Email thương mại là hình thức giới thiệu cụ thể về vấn đề doanh nghiệp của bạn cần trao đổi cho đối tác/khách hàng, khác với việc trao đổi qua điện thoại chỉ có thể giới thiệu khái quát vấn đề. Hiện nay việc sử dụng email phục vụ mục đích trao đổi thông tin trong công việc là rất cần thiết 

Soạn và gửi một email chuyên nghiệp có thể giúp bạn gây được ấn tượng với khách hàng/đối tác, đôi khi còn ảnh hưởng đến sự thành công trong một cuộc thương thảo nào đó. Một email chuyên nghiệp trước tiên phải gây được ấn tượng ngay từ phần mở đầu.

1. STARTING - LỜI MỞ ĐẦU

Bạn nên sử dụng câu mở đầu đơn giản, ngắn gọn, nói trực tiếp vào vấn đề cần trao đổi
Một số mẫu câu bạn có thể tham khảo:

- I’m writing... - Tôi viết email nhằm… to you regarding... - liên hệ về vấn đề...
to inform you that... - thông báo với bạn rằng...
to confirm - xác nhận
to request/enquire about…yêu cầu về...
  • Might I take a moment of your time to… - Xin ông/bà/công ty cho phép tôi… (đây là cách viết trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác)
  • I am contacting you for the following reason…Tôi liên hệ với bạn vì lý do dưới đây…
  • I recently read/heard about… Tôi được biết rằng… 

2. REFERRING TO PREVIOUS CONTACT - LỜI NHẮC VỀ VIỆC LIÊN LẠC TRƯỚC ĐÓ

- Thank youfor your emailCảm ơn vì email của bạn

for contacting us Cảm ơn đã liên hệ với chúng tôi

for your email regarding… Cám ơn email của bạn về việc…
  •  In reply to your request…Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
  • With reference to our telephone conversation... Như chúng ta đã trao đổi qua điện thoại…
  • I would just like to confirm...Tôi muốn xác nhận về...

3. MAKING A REQUEST - LỜI YÊU CẦU, ĐỀ NGHỊ

Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng. Một số mẫu câu thông dụng gồm:

  • I would appreciate it/be grateful if you could send more about… - Tôi rất cảm kích nếu ông/bà/công ty có thể cung cấp thêm về…
  • Would you mind...? - Xin ông/bà/công ty vui lòng…
  • We are interested in… and we would like to… - Chúng tôi rất quan tâm đến… và mong muốn…
  • We have carefully considered… and it is our intention to… - Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…
  • Could you please send me…Bạn có thể gửi cho tôi…
  • Could you possibly tell us/let us have…Bạn có thể cho chúng tôi biết…
  • I would like to receive… Tôi muốn nhận được….
  • It would be helpful if you could send us… Thật tốt nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…
  • Please let me know what action you propose to takeXin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn.

4. GIVING GOOD/BAD NEWS - LỜI THÔNG BÁO TIN TỐT/XẤU

Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng:

  • We are pleased to announce that…Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…
  • I am delighted to inform you that...Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…
  • You will be pleased to learn that…Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…
  • We regret to inform you that…Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng
  • I am afraid it would not be possible to…Tôi e là không thể
  • Unfortunately we are unable to…Rất tiếc chúng tôi không thể…
  • After careful consideration we have decided (not) to…Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…

5. OFFERING HELP - LỜI GIÚP ĐỠ

Trong email thương mại, lời gợi ý giúp đỡ luôn được các đối tác, khách hàng đánh giá cao. Bởi trong quá trình làm việc, đối tác hoặc khách hàng.

  • Would you like us to…?Bạn có muốn chúng tôi...?
  • We would be happy/pleased to…Chúng tôi sẽ rất hân hạnh/sẵn lòng được…
  • We are quite willing to…Chúng tôi rất sẵn sàng…

6. COMPLAINING - LỜI PHÀN NÀN

Nếu bạn chưa hài lòng với những gì đối tác đưa ra, việc sử dụng lời phàn nàn là điều tất yếu. Tuy nhiên lời phàn nàn cần phải lịch sự, tránh dùng những từ ngữ quá nặng nề, khiếm nhã, gây ảnh hưởng đến quan hệ với đối tác, khách hàng

  • I am writing to express my dissatisfaction with…Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với…
  • I am writing to complain about…Tôi viết nhằm than phiền/khiếu nại về…
  • Please note that...Xin lưu ý rằng…
  • We regret to inform you that... - Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng... 

7. ENDING - LỜI KẾT

Để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email bằng một lời chào đơn giản. Khác với lời mở đầu, hãy giữ liên lạc với người nhận bằng những lời lẽ bày tỏ sự cầu thị

  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me - Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi
  • Please feel free to contact us if we can be of further assistance - Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ
  • Please reply once you have the chance to… - Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…
  • We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon - Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm

Trên đây là những mẫu câu thông dụng và phù hợp nhất khi bạn soạn email thương mại bằng tiếng Anh. Việc trau chuốt từ hình thức đến nội dung email vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp nói chung, vừa thể hiện sự tôn trọng đối tác, tôn trọng khách hàng. 

Hy vọng với những gợi ý trên, bạn sẽ có thể tự tạo được những email phù hợp, đủ sức hấp dẫn, thu hút nhiều đối tác khách hàng, đặc biệt là các đối tác nước ngoài.