4 giờ chiều thứ Năm, tôi đang gấp rút hoàn thành báo cáo quý ba phải nộp sáng thứ Sáu thì sếp nhắn qua Teams nhờ làm thêm bản trình bày cho cuộc họp với khách tuần sau. Tôi biết mình không kịp, nhưng gõ mấy lần câu từ chối bằng tiếng Anh vẫn thấy hoặc cộc lốc, hoặc vòng vo, cuối cùng lại trả lời “Sure, no problem”.
Từ chối bằng tiếng Anh khó không phải vì thiếu từ, bởi “no” hay “can’t” ai cũng biết. Cái khó là chưa có sẵn một cách nói đủ rõ để người kia hiểu mình không nhận, mà vẫn đủ mềm để họ không thấy bị gạt đi. Người nghe cũng cần biết sau lời từ chối, việc sẽ đi tiếp thế nào.
Nếu bạn hay bị giao thêm việc mà chưa biết cách nói “không” bằng tiếng Anh, tôi muốn chia sẻ với bạn cách từ chối lịch sự bằng tiếng Anh theo 4 bước. Mỗi mẫu câu đều ghi rõ mức trang trọng và dùng với sếp, đồng nghiệp hay khách, cho cả lúc nói, viết email và nhắn tin.
Tham khảo thêm các khóa học tại: Tiếng Anh cho người đi làm
Cấu trúc từ chối 4 bước: nói “không” mà vẫn giữ quan hệ
Một câu “Sorry, I can’t” đứng một mình dễ làm người nghe thấy bị gạt đi, còn nói vòng vo quá thì họ không biết bạn đang nhận hay không. Bốn bước dưới đây giúp người kia thấy được tôn trọng và cũng hiểu rõ câu trả lời của bạn.
| Bước | Việc cần làm | Câu mẫu | Mức trang trọng, dùng với ai |
|---|---|---|---|
| 1. Thừa nhận | Cho thấy bạn đã nghe và coi trọng yêu cầu | “Thanks for thinking of me for this.” | Trung tính, dùng được với mọi người |
| 2. Nêu ràng buộc | Đưa lý do cụ thể, không xin lỗi nhiều lần | “I’m tied up with the Q3 report until Friday.” | Trung tính, hợp với sếp và đồng nghiệp |
| 3. Đề xuất thay thế | Mở một lối khác để việc vẫn đi tiếp | “I could start on it next Monday, or Linh might have time sooner.” | Trung tính, hợp với sếp và đồng nghiệp |
| 4. Chốt bước tiếp | Cho người kia biết đi tiếp thế nào | “Let me know which option works better for you.” | Trung tính, dùng được với mọi người |
Ghép lại, một lời từ chối với đồng nghiệp có thể là: “Thanks for thinking of me for this. I’m tied up with the Q3 report until Friday, but I could start on it next Monday. Let me know if that works for you.”
Bước 3 hay bị bỏ qua khi đang vội. Khi có một phương án thay thế đi kèm, người nghe hiểu bạn vẫn muốn hợp tác, chỉ là chưa làm được ngay lúc này. Nếu thật sự không có phương án nào, bạn vẫn có thể gợi ý người khác hoặc hẹn thời điểm hỏi lại.
Mẫu câu từ chối theo người nhận: sếp, đồng nghiệp, khách
Cùng một lời từ chối, cách nói cần đổi theo người nghe. Với sếp, bạn nên đưa ra lựa chọn ưu tiên để sếp quyết. Với đồng nghiệp, có thể nói thẳng hơn và nhận giúp một phần nhỏ. Với khách hay đối tác, bạn cần giữ phạm vi công việc nhưng vẫn để ngỏ khả năng hợp tác.
Từ chối sếp
| Câu mẫu | Mức trang trọng | Dùng khi |
|---|---|---|
| “I’d be happy to help, but it would push the client report to next week. Which one should I prioritize?” | Trang trọng vừa | Sếp giao thêm việc khi bạn đã kín lịch |
| “I want to do this properly, and I don’t think I can with my current workload. Could we look at the deadlines together?” | Trang trọng vừa | Muốn sếp cùng sắp xếp lại khối việc |
| “I can take on part of it, for example the data section, if someone else can handle the slides.” | Trung tính | Nhận một phần, đề xuất chia việc |
| “Could I get back to you after I check my schedule this afternoon?” | Trung tính | Cần thời gian xem lịch trước khi trả lời |
Câu cuối chỉ nên dùng khi bạn thật sự sẽ trả lời trong buổi chiều đó. Nếu hẹn rồi im lặng tới hôm sau, sếp có thể hiểu là bạn đã nhận việc.
Từ chối đồng nghiệp
| Câu mẫu | Mức trang trọng | Dùng khi |
|---|---|---|
| “I can’t take on the whole thing right now, but I’m happy to review the draft.” | Thân mật vừa | Đồng nghiệp nhờ làm cả một phần việc |
| “I’m swamped this week. I can take a look on Monday.” | Thân mật | Đồng nghiệp cùng nhóm, quan hệ gần |
| “I don’t think I’m the best person for this. Have you asked Minh? He worked on a similar project.” | Trung tính | Việc ngoài chuyên môn, có người phù hợp hơn (với đồng nghiệp ngang cấp) |
| “I’d love to help, but I have to finish this by five. Can I check in with you tomorrow morning?” | Thân mật vừa | Bị nhờ gấp khi đang chạy hạn |
“I’m swamped” là câu thân mật, chỉ nên dùng với người cùng nhóm. Nếu gửi cho trưởng bộ phận khác hay đối tác, câu này có thể nghe như đang than phiền.
Từ chối khách, đối tác
| Câu mẫu | Mức trang trọng | Dùng khi |
|---|---|---|
| “That falls outside the scope we agreed on, but we’d be glad to discuss it as a separate phase.” | Trang trọng | Khách yêu cầu thêm việc ngoài hợp đồng |
| “Unfortunately, we’re not able to meet that timeline. The earliest we can deliver is 15 November.” | Trang trọng | Khách muốn hạn sớm hơn năng lực thật |
| “I’m afraid we can’t offer a further discount on this order, but we can include free delivery.” | Trang trọng | Khách đề nghị giảm giá thêm |
| “Let me discuss this with my team, and I’ll get back to you by Thursday.” | Trang trọng vừa | Chưa thể trả lời ngay, cần hỏi nội bộ |
Câu cuối cho khách biết bạn vẫn đang cân nhắc, nên chỉ dùng khi thật sự chưa có câu trả lời. Nếu đã biết chắc là không, bạn nên nói rõ ngay để khách sớm tìm phương án khác.
Từ chối lời mời họp, sự kiện
Lời mời họp, hội thảo hay buổi ăn trưa, liên hoan của nhóm thường ít áp lực hơn việc được giao, nhưng từ chối nhiều lần mà không nói gì thêm có thể khiến người mời nghĩ bạn không quan tâm. Bạn nên cảm ơn, nói ngắn lý do, rồi đưa ra cách vẫn theo kịp nội dung.
| Tình huống | Câu mẫu | Mức trang trọng |
|---|---|---|
| Cuộc họp không cần bạn có mặt | “Thanks for the invite. I have a conflict at that time. Could you share the notes afterwards?” | Trung tính |
| Cuộc họp bạn nên góp ý | “I can’t make it on Tuesday, but I’ll send my comments on the proposal before the meeting.” | Trung tính |
| Hội thảo, sự kiện bên ngoài | “Thank you for the kind invitation. Unfortunately, I won’t be able to attend, but I hope the event goes well.” | Trang trọng |
| Buổi ăn trưa, liên hoan của nhóm | “I’ll have to miss this one, but count me in next time!” | Thân mật |
“I have a conflict at that time” nghĩa là bạn đã có lịch khác trùng giờ, người nghe hiểu ngay mà không cần giải thích thêm. Với buổi liên hoan, câu “count me in next time” chỉ nên dùng khi bạn thật sự muốn tham gia lần sau.
Từ chối khi hạn quá gấp
Khi nhận một việc với thời hạn không thể kịp, nhiều người cố nhận rồi nộp muộn. Cách này thường gây mất lòng hơn là nói rõ từ đầu. Bạn có thể nêu khoảng thời gian thật sự cần, rồi đưa ra hai phương án để người giao việc chọn.
| Phương án | Câu mẫu | Mức trang trọng |
|---|---|---|
| Đẩy lùi hạn | “To do this properly, I’d need until Wednesday. Would that work for you?” | Trung tính |
| Giữ hạn, thu gọn việc | “I can have a first draft by Friday, and the full version by next Tuesday.” | Trung tính |
| Giữ hạn, thêm người | “If we want it by Friday, could someone help me with the data part?” | Trung tính |
| Với khách | “We’d prefer not to rush this and risk errors. Could we agree on 20 November instead?” | Trang trọng |
Trước khi đưa phương án, bạn nên nói lý do cụ thể. Chẳng hạn “I’m working on the audit files until Thursday” thuyết phục hơn nhiều so với “I’m quite busy”, vì người nghe thấy được bạn đang bận việc gì và đến bao giờ.
Từ chối bằng tin nhắn Teams, Slack
Tin nhắn trên Teams hay Slack cần ngắn, một đến hai câu là đủ. Tuy nhiên, rút gọn quá thì lời từ chối dễ nghe lạnh, nhất là khi người nhận không thấy nét mặt hay giọng của bạn.
| Câu mẫu | Mức trang trọng | Dùng với ai |
|---|---|---|
| “Sorry, I’m tied up until 3. Can I take a look after that?” | Thân mật vừa | Đồng nghiệp |
| “Thanks for asking! I can’t take this one this week, but happy to help next week.” | Thân mật vừa | Đồng nghiệp, nhóm khác |
| “I’m on a deadline today. Could we move this to tomorrow morning?” | Trung tính | Sếp, đồng nghiệp |
| “Thanks for flagging this, but I won’t be able to fit this in before Friday. Would Monday work?” | Trung tính | Sếp, quản lý dự án |
Tin nhắn chỉ trả lời “Can’t”, “Busy” hay “No time” dễ bị cộc. Người nhận có thể nghĩ bạn khó chịu với họ. Một tin nhắn chỉ có “Not now” mà không nói bao giờ thì người kia không biết có nên hỏi lại hay không. Khi đang gấp, bạn vẫn nên giữ một lời cảm ơn hoặc một thời điểm cụ thể.
Từ chối bằng email so với nói trực tiếp
Email cho bạn thời gian chọn câu và lưu lại được nội dung, nhưng chữ trên màn hình dễ nghe lạnh hơn lời nói. Nói trực tiếp hay gọi điện thì ấm hơn, người nghe có thể hỏi lại ngay, nhưng bạn cần chuẩn bị trước câu ở bước 2 và bước 3 để không ấp úng.
| Kênh | Hợp với | Lưu ý |
|---|---|---|
| Việc cần lưu vết, khách và đối tác, người ở múi giờ khác | Thêm một câu cảm ơn ở đầu, giữ đủ 4 bước | |
| Nói trực tiếp, gọi điện | Việc nhạy cảm, người có quan hệ quan trọng | Chuẩn bị sẵn lý do và phương án thay thế |
Mẫu email từ chối đồng nghiệp hoặc sếp, mức trung tính:
Hi Lan,
Thanks for thinking of me for the training plan.
I'm tied up with the Q3 report until Friday, so I won't be able to take this on right now.
I could start on it next Monday, or Tuan might be able to help sooner.
Let me know what works best for you.
Best,
Hoa
Mẫu email từ chối khách hoặc đối tác, mức trang trọng:
Dear Mr. Smith,
Thank you for your request regarding the additional training sessions.
Unfortunately, these sessions fall outside the scope of our current agreement, so we are unable to include them at this stage.
We would be glad to prepare a separate proposal for them if that would be helpful.
Please let me know how you would like to proceed.
Kind regards,
Hoa Nguyen
Với khách, “Dear” và “Kind regards” giữ khoảng cách lịch sự, còn “We would be glad to…” cho thấy bạn vẫn muốn tiếp tục làm việc với họ.
Những câu nên tránh khi từ chối
Mỗi câu dưới đây đúng ngữ pháp, nhưng người nghe có thể hiểu khác với điều bạn muốn nói.
| Câu nên tránh | Người nghe có thể hiểu là | Nên nói |
|---|---|---|
| “No, I can’t.” | Bạn không muốn giúp, không có lý do | “I’m afraid I can’t this week because of the audit.” |
| “That’s not my job.” | Bạn đùn đẩy, không muốn hợp tác | “I think Minh’s team handles this. Shall I connect you?” |
| “I’m busy.” | Lý do chung chung, có thể bị hỏi lại | “I’m on the Q3 report until Friday.” |
| “Maybe later.” | Bạn sẽ làm, chỉ chưa biết khi nào | “I can’t this week. Could you check back with me on Monday?” |
| “I’ll try.” | Bạn đã nhận việc | “I can’t promise that by Friday. The earliest is Tuesday.” |
| “I’m so sorry, I’m really sorry…” | Bạn đang yếu thế, người kia phải an ủi lại | Nói “I’m sorry” một lần rồi sang lý do |
Thói quen nói vòng của người Việt khi sang tiếng Anh
Người Việt hay tránh nói “không” thẳng, nhất là với sếp hay người lớn tuổi hơn. Khi chưa muốn nhận, ta thường nói “để em xem”, “để em sắp xếp” hay “chắc là được ạ”. Dịch sang tiếng Anh, những câu này thành “Let me see”, “I’ll try to arrange it” hay “I’ll see what I can do”.
Khi chưa chắc có nhận được hay không, bạn nên nói rõ mình sẽ trả lời khi nào: “I need to check my schedule. I’ll let you know by 3 p.m. today.” Khi đã biết là không nhận, bạn có thể nói thẳng: “Thanks for asking, but I won’t be able to take this on this week.”
3 lỗi khiến lời từ chối phản tác dụng
Lỗi 1: Xin lỗi quá nhiều
Xin lỗi nhiều lần làm lời từ chối nghe yếu đi, người kia có khi phải quay lại trấn an bạn thay vì tìm cách xử lý việc.
Lỗi 2: Từ chối không lý do, không phương án
Thiếu bước 2 và bước 3, người nghe chỉ nhận được một chữ “không”, dễ nghĩ bạn đang đẩy việc và không biết đi tiếp thế nào.
Lỗi 3: Lý do mơ hồ
Lý do chung chung dễ bị hỏi lại, còn lý do có tên việc và mốc thời gian cho người nghe thấy bạn bận thật và bận đến bao giờ.
Từ chối là một trong nhiều kỹ năng giao tiếp công sở. Tham khảo thêm: Lộ trình học tiếng Anh cho người đi làm chia 4 giai đoạn
Luyện từ chối với giáo viên 1 kèm 1
Mẫu câu giúp bạn biết nói gì, nhưng cùng một câu, chỉ lệch giọng một chút là nghe thành gắt hoặc thành yếu, mà điều này khó tự nghe ra khi luyện một mình. Trong buổi học 1 kèm 1, giáo viên có thể đóng vai sếp hay khách, hỏi lại sau lời từ chối của bạn và chỉ ra chỗ nghe chưa đúng mực.
Freetalk English đào tạo tiếng Anh giao tiếp 1-1 online theo mô hình 1 Thầy 1 Trò từ tháng 8/2015, với giáo viên đạt chứng chỉ giảng dạy TESOL hoặc TEFL. Lộ trình cá nhân hóa với buổi học 30 phút, 3 đến 5 buổi mỗi tuần, nội dung bám tình huống công sở thật để người đi làm dùng được ngay.
Nếu chưa rõ trình độ hiện tại để chọn nội dung học, bạn có thể làm bài kiểm tra trực tuyến của FTE. Bài kiểm tra miễn phí, bạn xem hướng dẫn và đăng ký tại bài kiểm tra trình độ.
Vì sao lời từ chối cần có cấu trúc
Hai nhà ngôn ngữ học Penelope Brown và Stephen Levinson, trong Politeness Theory (1987), xếp lời từ chối vào nhóm “face-threatening act”, tức hành động đe dọa thể diện. Khi bị từ chối, người nghe có thể thấy mình bị coi nhẹ hoặc bị cản trở việc đang muốn làm.
Vì vậy, ngôn ngữ nào cũng có cách làm nhẹ lời từ chối. Trong 4 bước ở trên, câu cảm ơn và thừa nhận yêu cầu cho người kia thấy họ được coi trọng, còn lý do cụ thể cho thấy bạn nói với họ như người cùng phía; Brown và Levinson xếp cả hai vào “positive politeness”. Câu đề xuất phương án thì giảm cảm giác bị áp đặt và để lại lựa chọn cho người nghe, họ gọi là “negative politeness”.
Mỗi ngôn ngữ làm nhẹ lời từ chối theo một cách riêng, nên dịch nguyên câu từ chối tiếng Việt sang tiếng Anh thường nghe lệch. Học theo tình huống, biết ai là người nhận và việc bị từ chối quan trọng với họ tới đâu, sẽ giúp bạn chọn câu phù hợp hơn là thuộc một danh sách câu rời.
Băn khoăn của người đi làm khi phải từ chối bằng tiếng Anh
“Từ chối sếp bằng tiếng Anh thế nào để không bị đánh giá là thiếu hợp tác?”
Bạn nên đưa ra lựa chọn ưu tiên để sếp quyết, thay vì nói không làm. Chẳng hạn: “I’d be happy to help, but it would push the client report to next week. Which one should I prioritize?” Câu này cho sếp thấy bạn sẵn sàng làm, chỉ là thời gian có hạn, và sếp là người chọn việc nào làm trước.
“Tôi sợ nói ‘no’ nghe thô, có cách nào mềm hơn không?”
Bạn có thể thay chữ “no” bằng ba câu: một câu cảm ơn (“Thanks for thinking of me for this.”), một lý do cụ thể (“I’m tied up with the Q3 report until Friday.”) và một phương án khác (“I could start on it next Monday.”). Người nghe vẫn hiểu là bạn không nhận ngay, nhưng không thấy bị gạt đi.
“Từ chối yêu cầu của khách mà không mất khách thì nói sao?”
Bạn nên nói rõ việc đó nằm ngoài phạm vi đã thỏa thuận, rồi mở một hướng khác: “That falls outside the scope we agreed on, but we’d be glad to discuss it as a separate phase.” Khách biết yêu cầu chưa được nhận, nhưng cũng thấy bạn vẫn muốn làm tiếp với họ nếu hai bên thống nhất được.
“Nên từ chối qua email hay nói trực tiếp?”
Điều này tùy mức độ nhạy cảm của việc. Việc nhỏ, cần lưu lại nội dung thì dùng email theo 4 bước. Việc nhạy cảm, hoặc với người có quan hệ quan trọng, thì nên nói trực tiếp hay gọi điện trước, sau đó gửi email tóm tắt lại điều hai bên đã thống nhất.
Muốn luyện từ chối trong tình huống thật của bạn?
Nếu muốn mang một tình huống từ chối thật trong công việc ra luyện với giáo viên, bạn có thể đăng ký học thử tiếng Anh 1 kèm 1.
Về Freetalk English: trung tâm đào tạo tiếng Anh giao tiếp 1-1 online theo mô hình 1 Thầy 1 Trò từ tháng 8/2015, đã đồng hành cùng 26.600+ học viên trên toàn quốc. Với người đi làm, nội dung bám tình huống công sở thật như email, họp, từ chối, đàm phán, để dùng được ngay trong công việc.
Địa chỉ: B06-L11 Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội. Hotline, Zalo: 0902 466 499. Website: freetalkenglish.edu.vn
Bài viết liên quan về tiếng Anh cho người đi làm
- Tham khảo thêm: Tiếng Anh chốt vấn đề trong cuộc họp
- Tham khảo thêm: Email follow-up tiếng Anh sau cuộc họp
- Tham khảo thêm: Giao tiếp tiếng Anh với đối tác nước ngoài
- Tham khảo thêm: Đàm phán bằng tiếng Anh trong công việc
- Tham khảo thêm: Cách góp ý, phản biện bằng tiếng Anh công sở
