48 Từ Vựng Tiếng Anh Văn Phòng Thường Dùng Trong Ngày Làm Việc

Sáng thứ Hai, bạn mở tin nhắn nhóm ngay khi vừa ngồi vào bàn làm việc ở phòng kinh doanh. Đối tác nước ngoài của công ty gửi một đoạn dài về kế hoạch trong tuần, và bạn đọc hiểu gần hết ý chính. Chỉ có đúng hai từ khiến bạn dừng lại, vì bạn không chắc dùng chúng có đúng nghĩa trong công việc hay không. Bạn gõ vài dòng trả lời rồi xóa đi, vì viết sai một từ có thể khiến cả nhóm hiểu nhầm việc cần làm.

Tình huống đó lặp lại với nhiều người đi làm mỗi tuần, không chỉ riêng phòng kinh doanh. Vấn đề thường không phải vì học ít, mà vì từ vựng tiếng Anh văn phòng được học rời rạc, không gắn với đúng việc đang làm trong ngày. Năm khu vực dưới đây xếp đúng theo một ngày làm việc thật, từ lúc bạn bắt đầu buổi sáng đến khi gửi báo cáo cuối ngày. Đi kèm là mẫu câu báo tiến độ, một điểm ngữ pháp hay dùng sai, phần luyện tập, và sáu lỗi Việt hóa hay gặp trong công ty.

Sau buổi học này, bạn:

• Gọi đúng tên việc mình đang làm bằng tiếng Anh trong tin nhắn nhóm, thay vì dịch nguyên câu tiếng Việt sang.
• Viết được một dòng trạng thái công việc rõ ràng, đúng thì, để gửi cho sếp hoặc đồng nghiệp.
• Không còn dùng sai sáu từ Việt hóa phổ biến trong công ty.

Từ vựng tiếng Anh văn phòng theo năm khu vực trong ngày

Mỗi khu vực dưới đây gắn với một việc thật trong ngày, không phải một chủ đề chung chung. Bạn không cần học hết một lúc. Chọn đúng khu vực mình hay gặp nhất trong tuần này để bắt đầu.

Bắt đầu một ngày làm việc

Buổi sáng là lúc bạn mở lại việc đang làm dở hoặc nhận thêm việc mới, rồi sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày. Đây cũng là lúc bạn dễ lúng túng nhất khi phải gọi tên việc bằng tiếng Anh cho đúng, thay vì dịch nguyên câu tiếng Việt sang.

Từ	Nghĩa	Cụm đi kèm	Câu ví dụ
task	một việc cụ thể cần làm	assign a task	She assigned this task to the sales team yesterday.
priority	việc cần làm trước	top priority	This client report is our top priority today.
deadline	hạn chót phải nộp	meet a deadline	We need to meet the deadline this Friday.
follow up	theo sát, hỏi lại tiến độ	follow up on something	Please follow up on the shipment with the supplier.
hand over	bàn giao việc cho người khác	hand over a task	I will hand over this project before I leave.
take over	nhận việc từ người khác, tiếp quản	take over a project	He will take over the account while I’m on leave.
on hold	tạm dừng, chưa xử lý tiếp	put something on hold	The manager put this order on hold last week.
pending	đang chờ xử lý, chưa xong	pending approval	This contract is still pending approval from the director.
ETA	thời gian dự kiến hoàn thành hoặc đến nơi	give an ETA	Can you give me the ETA for this delivery?

Nếu bạn cần thêm cụm động từ dùng khi giao việc và nhận việc, cụm động từ tiếng Anh dùng tại nơi làm việc mở rộng thêm phần này.

Trong cuộc họp

Một cuộc họp bằng tiếng Anh đòi hỏi bạn theo kịp cả nội dung lẫn cách người khác chốt việc. Từ vựng tiếng Anh doanh nghiệp ở khu vực này gắn liền với việc mở đầu, ghi lại và kết thúc một cuộc họp đúng cách.

Từ	Nghĩa	Cụm đi kèm	Câu ví dụ
agenda	chương trình họp, các mục sẽ bàn	send the agenda	Please send the agenda before the meeting starts.
minutes	biên bản họp	take the minutes	Who is taking the minutes for this meeting?
action item	việc cụ thể cần làm sau họp	assign an action item	Each action item needs an owner and a date.
takeaway	điểm rút ra sau họp, thường đi với “key” để chỉ điểm quan trọng nhất	key takeaway	The key takeaway from this meeting is the new deadline.
wrap up	kết thúc, chốt lại phần thảo luận	wrap up a meeting	Let’s wrap up the meeting in five minutes.
recap	tóm tắt lại những gì vừa bàn	recap the discussion	Can you recap what we agreed on last time?
align	thống nhất quan điểm với nhau	align on something	We need to align on the budget before Friday.
sync	trao đổi nhanh để cùng nắm thông tin	sync with someone	Let’s sync on this project again tomorrow morning.
circle back	quay lại bàn tiếp sau này	circle back on something	We will circle back on this point next week.

Email và chat nội bộ

Phần lớn công việc hằng ngày của bạn nằm trong email và tin nhắn nội bộ, chứ không phải trong những buổi họp lớn. Từ vựng tiếng Anh trong công ty ở khu vực này giúp bạn viết đúng ý, đúng mức trang trọng, mà không mất nhiều thời gian soạn câu.

Từ	Nghĩa	Cụm đi kèm	Câu ví dụ
cc	gửi kèm cho người khác cùng xem	cc someone on an email	Please cc me on the email to the client.
bcc	gửi kèm ẩn danh, người nhận không thấy nhau	bcc someone	She decided to bcc her manager on this message.
loop in	chủ động thêm ai đó vào luồng trao đổi	loop somebody in	Let’s loop in the finance team on this email.
heads-up	báo trước để người kia chuẩn bị	give someone a heads-up	I want to give you a heads-up about tomorrow.
FYI	gửi để biết thông tin, không cần trả lời	FYI, …	FYI, the meeting has been moved to 3pm.
attach	đính kèm tệp	attach a file	I have attached the report to this email.
forward	chuyển tiếp email cho người khác	forward an email	Could you forward this email to the whole team?
reply all	trả lời cho tất cả người nhận	hit reply all	Please don’t hit reply all on this one.
out of office	đang vắng mặt, không xử lý email	set an out-of-office reply	I set my out-of-office reply before the trip.
kindly	một cách lịch sự, thường dùng khi nhờ việc	kindly + verb	Kindly send the invoice by end of day.
regards	lời chào cuối thư, thể hiện sự tôn trọng	best regards	She closed her email to the client with best regards.

Nếu bạn cần viết một email theo dõi sau cuộc họp, cách viết email follow-up tiếng Anh sau cuộc họp hướng dẫn theo từng bước.

Báo cáo và số liệu

Khi báo cáo tiến độ hay số liệu, bạn cần từ đúng nghĩa để người đọc hiểu ngay công việc đang ở đâu. Đây cũng là khu vực dùng nhiều từ vựng tiếng anh doanh nghiệp nhất trong ngày làm việc, vì hầu hết báo cáo đều gắn với con số cụ thể.

Từ	Nghĩa	Cụm đi kèm	Câu ví dụ
progress	tiến độ công việc	update on progress	I will update you on progress by Friday.
status	trạng thái hiện tại của một việc	check the status	Can you check the status of this order?
KPI	chỉ số đo hiệu quả công việc	meet a KPI	Our team met the KPI for this quarter.
target	chỉ tiêu cần đạt	hit a target	The sales team hit their target last month.
forecast	dự báo số liệu sắp tới	sales forecast	The sales forecast for next quarter looks positive overall.
quarter	một quý, ba tháng trong năm tài chính	this quarter	Company revenue grew steadily during the second quarter this year.
year-to-date	tính từ đầu năm đến thời điểm hiện tại	year-to-date sales	Our year-to-date sales are higher than last year’s total.
breakdown	bảng chi tiết tách nhỏ số liệu	cost breakdown	Please send a breakdown of the marketing budget.
variance	chênh lệch giữa số thực tế và kế hoạch	budget variance	There is a small variance between plan and actual.
on track	đang đi đúng tiến độ	on track to meet a target	This project is on track to finish on time.
behind	chậm so với tiến độ	behind schedule	The delivery is now three days behind schedule.

Nếu bạn cần viết một bản báo cáo hoàn chỉnh, cách viết report tiếng Anh đi sâu hơn vào cấu trúc báo cáo.

Lịch làm việc, nghỉ phép và HR

Ngoài công việc chuyên môn, bạn cũng cần biết cách nói về lịch làm việc, nghỉ phép và các thủ tục nhân sự bằng tiếng Anh. Đây là phần từ vựng tiếng anh văn phòng bạn dùng khi trao đổi trực tiếp với bộ phận nhân sự, không chỉ khi làm việc với đối tác.

Từ	Nghĩa	Cụm đi kèm	Câu ví dụ
annual leave	nghỉ phép năm	take annual leave	She took two days of annual leave last week.
sick leave	nghỉ ốm	take sick leave	He is on sick leave until Wednesday this week.
work from home	làm việc tại nhà	work from home on Fridays	Our team can work from home on Fridays.
overtime	làm thêm giờ ngoài giờ hành chính	work overtime	They worked overtime to finish the report on time.
probation	thời gian thử việc	probation period	New staff go through a three-month probation period.
appraisal	đánh giá công việc định kỳ	performance appraisal	Her performance appraisal is scheduled for next month.
timesheet	bảng ghi giờ làm việc	submit a timesheet	Please submit your completed timesheet before Friday afternoon this week.
shift	ca làm việc	work a shift	She works the night shift twice a week.

Mẫu câu báo trạng thái công việc theo ba tông

Cùng một việc, bạn báo trạng thái khác nhau tùy vào người nghe là sếp, đồng nghiệp hay đối tác. Bảng dưới đây chia theo ba tông: trung tính, mềm và chắc.

Câu	Tông	Dùng với
The report is on track and will be ready by Friday.	Trung tính	Sếp
I’m still waiting for the data from the finance team.	Trung tính	Đồng nghiệp
We have completed the first phase of the project.	Trung tính	Đối tác
I might need one more day to finish this task.	Mềm	Sếp
Would it be okay if I followed up on this tomorrow?	Mềm	Đồng nghiệp
We would appreciate a short extension on this deadline.	Mềm	Đối tác
I need the updated figures before I can move forward.	Chắc	Đồng nghiệp
This task is now behind schedule and needs immediate attention.	Chắc	Sếp

Tông mềm phù hợp khi bạn cần xin thêm thời gian mà vẫn giữ quan hệ tốt. Tông chắc chỉ nên dùng khi bạn thật sự cần người nghe hành động ngay, không dùng cho việc nhỏ.

Một điểm ngữ pháp đủ dùng khi báo tiến độ

Khi báo tiến độ công việc, bạn chọn thì hiện tại hoàn thành hay quá khứ đơn tùy vào việc có mốc thời gian cụ thể hay không. Theo British Council LearnEnglish và Cambridge Grammar, hiện tại hoàn thành dùng cho một việc nằm trong khoảng thời gian chưa kết thúc, hoặc khi kết quả của việc đó vẫn còn ý nghĩa ở hiện tại, mà không cần nói rõ việc ấy xảy ra lúc nào. Quá khứ đơn dùng khi bạn nêu rõ một mốc thời gian đã qua, như “hôm qua” hay “tuần trước”.

Ví dụ đúng thứ nhất: I have sent the file, so you can check it now. Bạn chỉ báo rằng việc đã xong và kết quả đang có sẵn, không cần nói đã gửi lúc nào.

Ví dụ đúng thứ hai: We have finished the first draft of the report. Câu này cũng không có mốc thời gian, chỉ khẳng định một việc đã hoàn tất.

Câu sai: I have sent the file yesterday. Câu này sai vì có từ “yesterday”, một mốc thời gian đã qua rõ ràng, nên phải chuyển sang quá khứ đơn: I sent the file yesterday.

Nếu bạn cần ôn thêm các điểm ngữ pháp khác hay dùng khi đi làm, ngữ pháp tiếng Anh cho người đi làm chọn lọc đúng phần cần dùng ngay, không dạy lại từ đầu.

Luyện tập với một hội thoại và năm câu tự kiểm

Đoạn hội thoại dưới đây là một đồng nghiệp hỏi tiến độ, và bạn trả lời bằng đúng những từ vừa học.

— Hi, how is the report coming along?
— It’s on track. I have finished the data section already.
— Great. When will you send it to me?
— I’ll send it by Thursday afternoon.
— Do you need anything from me before that?
— Yes, could you loop in the finance team on this email?
— Sure, I’ll do that today.
— Thanks, I’ll follow up with you tomorrow.

Năm câu dưới đây chỉ có đúng một từ hợp nghĩa cho mỗi chỗ trống. Đọc kỹ ngữ cảnh trước khi điền.

1. The client already knows the order is late. He only wants to know what time the truck will arrive, so please send him an ___.
2. This message is sensitive, so please ___ my manager instead of putting her name in the “To” field where the client can see it.
3. I’m going to be away from my desk all next week, so I will set up an ___ reply.
4. This number shows how well the team is performing against a goal, so we call it a ___.
5. She is taking ___ next month to visit her family for two weeks.

Đáp án: 1. ETA, 2. bcc, 3. out of office, 4. KPI, 5. annual leave.

Sáu từ Việt hóa hay dùng lệch nghĩa trong công ty

Sáu cách dùng dưới đây phổ biến trong chat và email nội bộ, nhưng đều lệch nghĩa so với tiếng Anh gốc.

Cách dùng sai (kiểu Việt hóa)	Vì sao lệch nghĩa	Cách nói đúng
Dùng “OT” như một động từ, ví dụ “Hôm nay tôi OT”	“OT” là danh từ viết tắt của “overtime”, không dùng làm động từ một mình	work overtime hoặc do overtime
Gán “deadline” cho người, ví dụ gọi ai đó là “deadline của dự án”	Deadline là thời hạn, không phải một người	the person responsible for this deadline
Dùng “confirm” thay cho “reply” khi chỉ cần trả lời một tin nhắn	“Confirm” nghĩa là xác nhận một điều đã chắc chắn, không phải trả lời chung chung	reply hoặc let me know
Dùng “support” thay cho “help with” khi chỉ nhờ giúp một việc nhỏ	“Support” mang nghĩa hỗ trợ lâu dài hoặc hỗ trợ hệ thống, không hợp với một việc nhỏ cụ thể	help with
Dùng “check” thay cho “review” khi cần xem xét kỹ một tài liệu quan trọng	“Check” là xem nhanh, trong khi tài liệu quan trọng cần xem xét có đánh giá	review
Dùng “fix” với nghĩa “sắp xếp”, ví dụ “fix lại lịch giúp anh”	“Fix” trong tiếng Anh nghĩa là sửa chữa một thứ đang hỏng, không phải sắp xếp lịch	arrange hoặc schedule

Nếu năm khu vực trên chỉ là một phần trong lộ trình bạn cần, xem lộ trình học tiếng Anh cho người đi làm để biết nên học tiếp phần nào sau bài này.

Kịch bản video buổi học

Khối dưới đây viết theo lời giáo viên nói, để Trung quay được ngay từ bài, đi đúng thứ tự từ phần mở đầu đến phần lỗi Việt hóa.

Chào các bạn, hôm nay chúng ta học từ vựng tiếng Anh văn phòng, xếp theo đúng một ngày làm việc. (Dừng 2 giây.)

Tình huống là thế này: sáng thứ Hai, bạn mở tin nhắn nhóm, đọc hiểu gần hết, nhưng bí đúng hai từ. Buổi học này giúp bạn không còn bí từ ở những chỗ quen thuộc như vậy.

Sau buổi học, bạn sẽ gọi đúng tên việc mình đang làm, viết được một dòng trạng thái công việc, và không dùng sai sáu từ Việt hóa quen thuộc. (Dừng, để người xem nhắc lại ba mục tiêu này.)

Bây giờ chúng ta vào khu vực đầu tiên: bắt đầu một ngày làm việc. Từ đầu tiên là “task”, nghĩa là một việc cụ thể cần làm. Bạn nhắc lại theo tôi: “task”. (Dừng 2 giây.)

Tiếp theo là “deadline”, hạn chót phải nộp. Nhắc lại: “deadline”. (Dừng 2 giây.)

Chúng ta lướt nhanh qua bốn khu vực còn lại: trong cuộc họp, email và chat nội bộ, báo cáo và số liệu, lịch làm việc và HR. Ở mỗi khu vực, bạn dừng lại ở hai đến ba từ mình thấy quen thuộc nhất với công việc của mình.

Bây giờ đến điểm ngữ pháp. Khi báo tiến độ mà không nói rõ thời gian, bạn dùng hiện tại hoàn thành: “I have sent the file.” Khi có mốc thời gian rõ ràng, bạn dùng quá khứ đơn: “I sent the file yesterday.” Nhắc lại hai câu này theo tôi. (Dừng 3 giây.)

Cuối cùng, sáu từ Việt hóa hay dùng lệch nghĩa: đừng nói “OT” một mình, hãy nói “work overtime”. Đừng dùng “confirm” khi chỉ cần “reply”. (Dừng, để người xem ghi lại.)

Buổi học đến đây là hết. Bạn chọn đúng một khu vực mình hay bí từ nhất, và luyện lại riêng phần đó trong tuần này.

Freetalk English dạy từ vựng theo việc thật của bạn thế nào

Năm khu vực từ vựng ở trên là những gì Freetalk English dùng trong các buổi học 1 kèm 1 cho người đi làm, không phải một danh sách tách rời khỏi chương trình.

Cô Nguyễn Thị Ngọc hay gặp học viên dùng “confirm” thay cho “reply” khi chỉ cần trả lời một tin nhắn ngắn, vì trong tiếng Việt “confirm” nghe giống “xác nhận” nên dễ bị dùng lẫn. Một học viên từng viết trong email thật gửi đối tác: “Please confirm my email”, trong khi ý người đó chỉ là nhờ đối tác trả lời cho biết đã đọc. Cô sửa ngay trong buổi học bằng cách gắn đúng từ vào chính email đó, đổi thành “Please reply to my email”, rồi cho học viên đọc lại email đã sửa để nhớ theo đúng ngữ cảnh việc thật của mình, thay vì học lại một quy tắc chung chung.

Cô hiện phụ trách các buổi 1 kèm 1 cho người đi làm tại Freetalk English, đạt IELTS 7.5 và bằng Thạc sĩ TESOL, với hơn 9 năm giảng dạy và hơn 2.000 giờ dạy trực tuyến. Trong chương trình tiếng Anh cho người đi làm, giáo viên gắn từ mới vào đúng email hoặc báo cáo bạn đang phải viết, thay vì dạy theo một danh sách từ chung chung.

Freetalk English (thương hiệu của Công ty Cổ phần Fungroup) đào tạo tiếng Anh giao tiếp 1-1 online theo mô hình 1 Thầy 1 Trò từ tháng 8/2015 — giáo viên quốc tế (Anh, Mỹ, Philippines) đạt chứng chỉ giảng dạy TESOL và IELTS 7.0+, lộ trình cá nhân hoá 30 phút/ngày, 26.600+ học viên trên toàn quốc đã lựa chọn theo học.

Nếu muốn từ vựng bám đúng việc bạn đang làm, bạn có thể xem lộ trình 1-1 cho người đi làm xếp bài học theo tài liệu và tình huống thật của bạn.

Băn khoăn khi tự học từ vựng trong công ty

Học bao nhiêu từ là đủ?

Số lượng không quan trọng bằng việc bạn dùng được từ đúng lúc. Năm khu vực trong bài này đã gồm khoảng năm mươi từ và cụm quen thuộc nhất trong một ngày làm việc, đủ để bạn xử lý phần lớn tin nhắn, email và cuộc họp thường gặp. Học thêm từ mới chỉ nên làm khi bạn thấy mình lặp lại đúng một tình huống mà chưa có từ để nói.

Nhớ từ nhưng không bật ra được khi cần dùng?

Đây là khoảng cách giữa nhớ nghĩa và dùng được ngay, và nó không tự hết nếu bạn chỉ học từ rời. Cách rút ngắn khoảng cách đó là gắn từ vào đúng việc bạn đang làm, giống cách phần luyện tập ở trên yêu cầu bạn điền từ vào một tình huống cụ thể thay vì học thuộc nghĩa suông. Bạn cũng nên viết lại một câu thật trong công việc của mình bằng từ mới ngay trong ngày học, thay vì để dành ôn sau.

Công ty tôi ít dùng tiếng Anh, có cần học phần HR không?

Cần, vì phần lịch làm việc và nghỉ phép vẫn xuất hiện trong hợp đồng, email nội bộ hoặc hệ thống chấm công bằng tiếng Anh ở nhiều công ty, kể cả công ty không có đối tác nước ngoài. Bạn không cần thuộc hết, chỉ cần nhận ra và dùng đúng những từ vựng tiếng anh văn phòng gắn với quyền lợi của chính mình, như xin nghỉ phép hay báo làm thêm giờ.

Sau ba băn khoăn trên, nếu bạn cần từ vựng và mẫu câu bám sát đúng công việc mình đang làm, xem lộ trình 1-1 cho người đi làm xếp bài học theo tài liệu và tình huống thật của bạn.

Bài liên quan

• Cụm động từ tiếng Anh dùng tại nơi làm việc
• Cách viết email follow-up tiếng Anh sau cuộc họp
• Cách viết report tiếng Anh
• Ngữ pháp tiếng Anh cho người đi làm

Freetalk English, Tiếng Anh 1-1 Cho Người Đi Làm

Freetalk English đào tạo Tiếng Anh Cho Người Đi Làm theo hình thức 1 kèm 1, lộ trình 63 buổi học, mỗi buổi 30 phút, xếp quanh đúng loại tài liệu, email hay cuộc họp bạn đang phải xử lý ở công ty, không dạy theo một giáo trình chung. Học viên hoàn thành từ 90% buổi học mà chưa đạt chuẩn đầu ra được hoàn 100% học phí.

• 📍 Địa chỉ: B06-L11 Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội
• ☎️ Hotline: 0902 466 499
• 💬 Zalo: Freetalk English
• 🌐 Website: freetalkenglish.edu.vn