Cuối giờ chiều thứ Năm, một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đang đọc lại báo cáo chi phí trước khi gửi cho quản lý. Chị dừng lại ở dòng tổng tiền 12,500.00 đô la và ở câu chi phí nguyên vật liệu tăng 5 phần trăm. Hai chỗ đó đều đúng số, nhưng chỉ cần đọc hoặc viết lại sai một chữ là người nhận hiểu thành một con số khác.
Bạn cần cách nói số liệu, tiền và hạn chót bằng tiếng Anh đủ chắc để gửi báo cáo mà không phải giải thích lại. Trong tình huống này bạn luyện ba việc: đọc đúng một số tiền có dấu phân cách, nói đúng mức tăng và mức giảm, và chọn đúng giới từ khi nói hạn chót. Các câu mẫu đi từ lời nói ngắn với đồng nghiệp cùng bàn đến câu trang trọng hơn khi gửi quản lý. Nhân vật và sự việc trong bài đều là ví dụ minh họa.
Ba việc bạn làm được sau buổi luyện
- Đọc đúng một số tiền có dấu phân cách và phần thập phân trong báo cáo.
- Nói đúng mức tăng và mức mới, để người nghe không hiểu lệch con số.
- Chọn đúng giới từ khi nói hạn chót, kèm câu xin xác nhận trước giờ gửi.
Bạn có thể đặt buổi luyện này trong kế hoạch học tiếng Anh theo công việc đang làm. Hãy chọn đúng một báo cáo bạn từng gửi ở chỗ làm, rồi dùng chính báo cáo đó để luyện các câu bên dưới. Khi bạn thay số thật của mình vào câu, bạn sẽ biết câu nào dùng được cho công việc của mình.
Bạn nên luyện ngay lúc chuẩn bị gửi, chứ không phải lúc người nhận hỏi lại. Cách làm này khớp với cách Cambridge định nghĩa chữ by: “by” nghĩa là không muộn hơn, và được dùng cho các thỏa thuận cùng hạn chót. Bạn đọc lại số và giới từ trước khi bấm gửi, để hạn chót không bị hiểu thành một mốc khác.
Mười hai từ và cụm từ để nói số và hạn chót
Trước hết, khi báo cáo có cả tiền và mốc thời gian, bạn cần gọi đúng tên từng thứ. “Amount” nói về một khoản tiền, còn “figure” nói về con số trong báo cáo. Bạn nên nêu đúng loại số trước khi nêu giá trị của nó.
| Từ hoặc cụm | Nghĩa trong tình huống | Cụm đi kèm | Ví dụ tự luyện |
|---|---|---|---|
| amount | khoản tiền, tổng số | the total amount | The total amount is 12,500 dollars. |
| figure | con số trong báo cáo | the figures for this quarter | The figures for this quarter are ready. |
| decimal point | dấu ngăn phần thập phân | two decimal places | Please show the unit price with two decimal places. |
| percentage | tỷ lệ phần trăm | a small percentage | A small percentage of the invoices arrived late. |
| increase by | tăng thêm một mức | increased by 5% | The material cost increased by 5% this quarter. |
| increase to | tăng lên tới một mức | increased to 5% | The discount rate increased to 5% in June. |
| deadline | hạn chót của một việc | meet the deadline | We can meet the deadline this Friday. |
| due date | ngày đến hạn thanh toán | the payment due date | The payment due date is 30 September. |
| within | trong vòng một khoảng thời gian | within three working days | Please confirm the figures within three working days. |
| unit price | đơn giá | the unit price per box | The unit price per box is 4.50 dollars. |
| exchange rate | tỷ giá | the exchange rate for euros | The exchange rate for euros changed this week. |
| quarter | quý của năm tài chính | in the third quarter | Sales in the third quarter grew by 8%. |
Trong bài này, trọng tâm là đọc số và nói hạn chót, nên bạn chưa cần học thêm một danh sách thuật ngữ kế toán dài. Bạn chỉ cần dùng đúng vài từ trên là đã nói rõ được phần lớn báo cáo chi phí.
Khi đọc số tiền bằng tiếng Anh, bạn nên nhớ một điểm về cách viết số trước khi chép số vào báo cáo. Chúng ta thường chép số theo thói quen của báo cáo cũ, nên lỗi dấu hay đi theo mình từ tệp này sang tệp khác. Cambridge ghi trong mục Number rằng tiếng Anh dùng dấu phẩy để tách một số dài thành từng nhóm ba chữ số, ví dụ một dự án có thể tốn 5,000,000 đô la. Khi báo cáo của bạn ghi theo quy ước khác, bạn hãy kiểm lại dấu trước khi gửi, vì cùng một chuỗi chữ số có thể mang giá trị khác nhau.
Cách nói số liệu, tiền và hạn chót bằng tiếng Anh qua chín mẫu câu
Đến đây, cùng một việc đọc lại số, bạn có thể nói ngắn với đồng nghiệp cùng bàn hoặc dùng lời mở đầu mềm hơn khi gửi quản lý. Ba mức bên dưới là gợi ý sử dụng, không phải quy định rằng mỗi chức danh chỉ nghe được một loại câu. Bạn cũng nên cân nhắc kênh trao đổi, vì việc cần lưu lại thì gửi email, còn việc gấp thì gọi điện.
| Mức trang trọng | Câu tiếng Anh | Dùng với ai và kênh nào |
|---|---|---|
| Thân mật | The total is 12,500 dollars, and that covers both shipments. | Đồng nghiệp cùng bộ phận, nói trực tiếp khi rà lại số. |
| Thân mật | We are up 5% compared with last month. | Đồng nghiệp cùng nhóm, nhắn trong nhóm chung. |
| Thân mật | The invoice is due on Friday, so please check it today. | Đồng nghiệp cùng bộ phận, nhắn tin trong giờ làm. |
| Trung tính | The material cost increased by 5% compared with the second quarter. | Tổ trưởng, tin nhắn báo cáo trong giờ làm. |
| Trung tính | Please send the updated figures by Thursday afternoon. | Sếp trực tiếp, email giao việc. |
| Trung tính | We can check the figures within two working days. | Sếp trực tiếp, email trả lời tiến độ. |
| Trang trọng hơn | Could you confirm the total amount before we submit the report? | Quản lý cấp trên, email xin xác nhận. |
| Trang trọng hơn | The payment will be processed within five working days after we receive the invoice. | Đối tác, email xác nhận điều khoản. |
| Trang trọng hơn | Our office will be closed until 2 October, so please send the documents before that date. | Đối tác, email thông báo lịch làm việc. |
Khi đọc số, bạn hãy để người nghe biết mình đang nói về mức tăng hay mức mới, vì phần trăm tăng giảm là chỗ dễ bị hiểu lệch nhất. Câu “increased by 5%” nói mức tăng thêm, còn “increased to 5%” nói con số đã lên tới 5 phần trăm. Chọn đúng thì người nhận biết ngay báo cáo đang tăng bao nhiêu.
Ngoài ra, nếu cần gửi yêu cầu bằng chữ, bạn thêm một câu bối cảnh ngắn trước câu hỏi: “The figures are ready. Could you confirm the total amount before we submit the report?” Hai câu này cho người nhận biết tình trạng hiện tại và việc bạn cần họ xác nhận.
Đọc ngày tháng và số thập phân cho đúng
Ngày tháng là chỗ thứ hai dễ bị đổi nghĩa khi số đi qua lại giữa hai bộ hồ sơ. Cambridge ghi rõ cách viết phổ biến trong tiếng Anh Anh là viết ngày trước rồi tới tháng, ví dụ 14 November 2005. Trang đó cũng nêu ví dụ đáng nhớ: một mốc trong năm 2000 được viết là 4/7/2000 theo tiếng Anh Anh và 7/4/2000 theo tiếng Anh Mỹ, tức cùng một chuỗi chữ số mang hai nghĩa khác nhau (Cambridge Dictionary).
Vì vậy, bạn chỉ nên viết ngày hoàn toàn bằng chữ số khi chắc chắn người nhận dùng cùng một quy ước. Trong chứng từ và hợp đồng, khi cả ngày và tháng đều nằm trong khoảng từ 1 tới 12, bạn hãy viết tháng bằng chữ, ví dụ 5 June 2026. Cách viết này bỏ hẳn khả năng người đọc đảo ngày và tháng.
Với số thập phân, tiếng Anh dùng dấu chấm để ngăn phần lẻ và đọc dấu đó thành “point”. Bạn đọc 4.50 thành “four point five”, và đọc 12,500.00 thành “twelve thousand five hundred”. Với số đo, bạn đọc cả đơn vị đi kèm con số, ví dụ “two decimal places” hoặc “three working days”. Bạn đọc lại cả cụm thành tiếng một lần trước khi gửi, vì mắt đọc số dễ bỏ qua dấu hơn tai nghe.
Bốn giới từ hạn chót: by, until, within và before
Phần quyết định nghĩa của câu nằm ở giới từ thời hạn. Đổi giới từ không phải đổi cách nói cho lịch sự hơn, mà là đổi nghĩa của cả câu. Bốn giới từ dưới đây trả lời bốn câu hỏi khác nhau, nên bạn cần chọn theo việc mình đang nói. Bảng dưới đây ghép mỗi giới từ với một câu minh họa và một tình huống dùng.
| Giới từ | Nghĩa | Câu minh họa | Dùng khi nào |
|---|---|---|---|
| by | chậm nhất là, không muộn hơn mốc đó | Please send the report by Friday. | Nói hạn cuối, việc phải xong trước hoặc đúng mốc đó. |
| until | kéo dài tới mốc đó rồi dừng | The system will be offline until Monday morning. | Nói một trạng thái kéo dài tới mốc rồi kết thúc. |
| within | trong vòng, không quá khoảng đó | We will reply within three working days. | Nói khoảng thời gian tối đa để làm xong một việc. |
| before | trước mốc đó | Please check the figures before the meeting. | Nói việc phải xong trước một mốc, không nhấn hạn cuối. |
Cambridge định nghĩa by là “not later than” và dùng cho các thỏa thuận cùng hạn chót (Cambridge Dictionary). Còn until nghĩa là “up to (the time that)”, tức một trạng thái kéo dài tới mốc đó rồi dừng. Vì vậy câu “Please send the report until Friday” là câu sai, và chính Cambridge nêu ví dụ đúng cho cặp này: câu “The movie will be finished by 9 pm” dùng by, không dùng until.
Với within, bạn nói khoảng thời gian tối đa để hoàn thành một việc. Cambridge ghi trong mục Within rằng “within three days” nghĩa là không muộn hơn ba ngày kể từ lúc nói. Câu “We will reply within three working days” cho người nhận biết hạn ngoài cùng, mà không cần chốt một mốc cụ thể. Cách nói này hợp khi bạn chưa kiểm tra được lịch của bộ phận khác.
Với before, bạn nói việc phải xong trước mốc đó. Cambridge phân biệt rõ hai từ này bằng một cặp ví dụ. Câu “I need to have the letter before Friday” nghĩa là thứ Sáu đã quá muộn. Còn câu “Can we finish this meeting by 5 pm” nghĩa là 5 giờ chiều là thời điểm muộn nhất có thể. Nếu bạn muốn người nhận làm sớm hơn hạn, bạn dùng before thay vì by.
Cặp cuối cùng nằm ở mức tăng. Cambridge xếp by vào nhóm dùng cho các mức tăng và mức giảm, với ví dụ “The price of fuel has increased by 12% this year”. Mục từ điển doanh nghiệp của Cambridge cũng tách rõ hai cấu trúc: “increase by” đi với mức tăng, còn “increase to” đi với mức mới mà con số đạt tới. Nếu tỷ lệ tháng trước là 3 phần trăm và tháng này là 5 phần trăm, câu đúng là “The rate increased to 5%”. Câu “The rate increased by 5%” sẽ mang nghĩa tỷ lệ tăng thêm 5 phần trăm, tức lên 8 phần trăm.
| Câu sai và cách sửa | Nội dung |
|---|---|
| Sai và sửa lần một | Sai: Please send the report until Friday. Sửa: Please send the report by Friday. |
| Sai và sửa lần hai | Sai: The rate increased by 5%. Sửa: The rate increased to 5%. |
| Sai và sửa lần ba | Sai: The office is closed by Monday. Sửa: The office is closed until Monday. |
Hội thoại: đọc lại báo cáo trước giờ gửi
Trong tình huống tự soạn này, Linh là nhân viên chứng từ đang hoàn thiện báo cáo quý, và David là quản lý phụ trách chi phí. Bạn hãy đọc câu của Linh trước, rồi thử trả lời vai David để kiểm tra mình có theo kịp con số hay chỉ nhớ âm thanh.
| Người nói | Lời thoại | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| David | Hi Linh, how are the cost figures for the third quarter? | Chào Linh, số liệu chi phí quý ba thế nào rồi? |
| Linh | The material cost increased by 5% compared with the second quarter. | Chi phí nguyên vật liệu tăng thêm 5 phần trăm so với quý hai. |
| David | So the total amount is higher than we planned? | Vậy tổng số tiền cao hơn kế hoạch à? |
| Linh | Yes, the total is 12,500 dollars, and we are 3% over budget. | Vâng, tổng là 12.500 đô la, và chúng ta vượt ngân sách 3 phần trăm. |
| David | When can you send me the full report? | Khi nào em gửi được báo cáo đầy đủ? |
| Linh | I can send the draft by Thursday afternoon, and the final figures within two working days. | Em có thể gửi bản nháp chậm nhất là chiều thứ Năm, và số liệu cuối trong vòng hai ngày làm việc. |
| David | Good. Please send it before the Friday review, and include the exchange rate we used. | Tốt. Em gửi trước buổi rà soát thứ Sáu nhé, và ghi rõ tỷ giá đã dùng. |
| Linh | I will. The exchange rate for euros changed this week, so I will put it on the first line. | Em sẽ làm. Tỷ giá đồng euro tuần này thay đổi, nên em sẽ ghi ở dòng đầu. |
Linh lần lượt nói mức tăng, tổng tiền, hạn gửi bản nháp, hạn gửi số liệu cuối và một mốc cần xong sớm hơn. Mỗi lượt chỉ mang một con số, nên David trả lời được ngay vào đúng chỗ cần quyết. Đó là cách đọc số mà bạn có thể áp dụng khi đang chuẩn bị gửi báo cáo và không có nhiều thời gian.
Năm câu luyện tập và đáp án
Chọn một đáp án đúng cho mỗi câu. Các phương án sai được thiết kế để kiểm tra giới từ hoặc cách đọc số đã nêu, không yêu cầu bạn đoán câu nào trang trọng nhất.
- Hoàn chỉnh câu: “Please send the signed invoice … Friday.” A. by. B. until. C. from. D. at.
- Câu nào nói đúng việc chi phí tăng thêm 5 phần trăm? A. The cost increased to 5%. B. The cost increased by 5%. C. The cost increased of 5%. D. The cost increased for 5%.
- Bạn muốn nói văn phòng đóng cửa suốt tới hết thứ Hai rồi mở lại. Câu nào đúng? A. The office is closed by Monday. B. The office is closed until Monday. C. The office is closed within Monday. D. The office is closed before Monday.
- Hoàn chỉnh câu: “We will confirm the figures … two working days.” A. by. B. until. C. within. D. before.
- Bạn cần ghi ngày 5 tháng 6 năm 2026 vào chứng từ mà không muốn người đọc đảo ngày với tháng. Cách nào rõ nhất? A. 05/06/2026. B. 06/05/2026. C. 05-06-26. D. 5 June 2026.
Đáp án: 1A, 2B, 3B, 4C, 5D. Ở câu 1 và câu 3, by chỉ hợp khi bạn nói hạn cuối, còn until dùng cho trạng thái kéo dài. Ở câu 2, “increased by” mới là tăng thêm. Ở câu 4, within đi với khoảng thời gian. Ở câu 5, viết tháng bằng chữ bỏ hẳn khả năng đảo ngày và tháng.
Nếu chọn sai, bạn hãy nói lại câu đúng rồi thay một chi tiết bằng việc của mình. Chẳng hạn, thay “the signed invoice” bằng “the cost report” khi bạn chỉ gửi bảng chi phí. Mục tiêu là dùng câu để chốt đúng hạn, không chỉ nhớ đáp án.
Ba lỗi cần tránh khi nói số và hạn chót
Ba lỗi dưới đây thường xuất hiện đúng lúc người báo cáo đang vội, khi mắt đã mỏi vì rà số. Lỗi đầu tiên nằm ở cặp by và until khác nhau về nghĩa, còn lỗi thứ hai nằm ở cặp increase by với increase to. Mỗi lỗi đi kèm một câu sai và một câu đúng để bạn đối chiếu.
Thứ nhất, dùng until cho một việc chỉ xảy ra một lần. Cambridge nêu thẳng cặp này trong mục Until: câu “The movie will be finished by 9 pm” là câu đúng, và bản dùng until là câu sai. Câu sai: “Please send the report until Friday.” Câu đúng: “Please send the report by Friday.” Việc gửi báo cáo xảy ra một lần, nên bạn dùng by.
Thứ hai, lẫn mức tăng với mức mới. Hai cấu trúc này chỉ khác nhau một chữ nhưng cho ra hai con số khác nhau. Câu sai: “The rate increased by 5%.” khi ý bạn là lên tới 5 phần trăm. Câu đúng: “The rate increased to 5%.” Trước khi nói, bạn hãy tự hỏi con số này là phần tăng thêm hay là mức mới.
Thứ ba, viết ngày toàn bằng chữ số. Cùng một chuỗi chữ số có thể mang hai nghĩa, đúng như ví dụ 4/7/2000 mà Cambridge nêu. Câu sai: “The deadline is 05/06/2026.” Câu đúng: “The deadline is 5 June 2026.” Trong chứng từ, bạn viết tháng bằng chữ mỗi khi cả ngày và tháng đều từ 1 tới 12.
| Bạn đang vướng ở đâu? | Hướng sửa |
|---|---|
| Chưa chắc mình đang nói hạn chót hay khoảng thời gian | Xác định việc xảy ra một lần hay kéo dài, rồi mới chọn by hoặc until |
| Số có nhiều dấu nên đọc sai | Đọc to cả chuỗi số một lần, tách rõ phần nghìn và phần lẻ |
| Ngày tháng viết theo thói quen cũ | Viết tháng bằng chữ khi ngày và tháng đều từ 1 tới 12 |
Khi báo cáo có phần việc bị chậm, bạn xem thêm cách báo lỗi và báo chậm tiến độ bằng tiếng Anh để nói phần đó đúng mức. Muốn có thêm câu mẫu để luyện theo báo cáo của mình, bạn xem khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Năm câu ghi nhớ để dùng ngay
Bạn hãy chọn hai câu gần nhất với báo cáo của mình và luyện với số thật. Khi đã dùng được hai câu đó, bạn thêm dần các câu còn lại theo nhu cầu.
- The material cost increased by 5% compared with the second quarter.
- Please send the updated figures by Thursday afternoon.
- We can check the figures within two working days.
- The payment due date is 30 September, so please confirm the amount.
- The deadline is 5 June 2026, and I will send the report before the meeting.
FTE luyện tình huống đọc số trong báo cáo như thế nào
Ở tình huống đọc lại báo cáo trước giờ gửi, cô Nguyễn Thị Ngọc để học viên đọc to một dòng số trong báo cáo thật của chính họ. Cô dừng lại đúng ở giới từ thời hạn và sửa ngay tại chỗ. Cô có hơn 9 năm kinh nghiệm giảng dạy, hơn 2000 giờ dạy online, chứng chỉ 7.5 IELTS và bằng Thạc sĩ TESOL. Cách dạy này buộc con số phải được nói ra thành tiếng, nên chỗ nhầm lộ ra ngay chứ không nằm im trong đầu.
Khoá Tiếng Anh giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE dạy theo tình huống công việc và sửa lỗi ngay khi học viên nói. Cô Vương Ngọc Anh tham gia hỗ trợ học viên trong các buổi luyện. Bạn có thể mang đúng báo cáo mình đang làm để phần luyện sát với việc bạn đang làm.
- Luyện theo đúng báo cáo bạn đang làm: đọc số tiền, nói mức tăng, chốt hạn chót.
- Giáo viên sửa lỗi ngay khi bạn đọc số, trước khi bạn gửi báo cáo thật.
- Bạn học 1 kèm 1 online, theo ca làm việc của mình.
Freetalk English là thương hiệu của Công ty Cổ phần Fungroup, đào tạo tiếng Anh giao tiếp 1-1 online theo mô hình 1 Thầy 1 Trò từ tháng 8/2015.
Băn khoăn khi đọc số trong báo cáo bằng tiếng Anh
- Chỉ nhầm một giới từ thì báo cáo có bị sai không?
- Đọc số tiền sai dấu thì hậu quả tới đâu?
- Viết ngày bằng số hay bằng chữ trong chứng từ?
Chỉ nhầm một giới từ thì báo cáo có bị sai không?
Giới từ thời hạn không phải chi tiết phụ, vì nó quyết định người nhận hiểu việc xong lúc nào. Câu dùng by nói chốt hạn cuối, còn câu dùng until nói một trạng thái kéo dài. Bạn chỉ cần kiểm lại giới từ ở những dòng có hạn chót, không phải rà cả báo cáo.
Đọc số tiền sai dấu thì hậu quả tới đâu?
Cùng một chuỗi chữ số có thể mang hai giá trị khi hai bên dùng hai quy ước viết số khác nhau. Cambridge ghi rõ tiếng Anh dùng dấu phẩy để tách mỗi nhóm ba chữ số trong số dài. Vì vậy bạn hãy đọc to con số một lần trước khi gửi, và ghi rõ đơn vị tiền đứng trước hay đứng sau con số.
Viết ngày bằng số hay bằng chữ trong chứng từ?
Bạn viết ngày bằng chữ số khi chắc chắn người nhận dùng cùng một quy ước ngày tháng. Trong chứng từ và hợp đồng, cách an toàn là viết tháng bằng chữ, ví dụ 5 June 2026. Cambridge trong mục Dates cũng nêu ví dụ cùng một chuỗi chữ số được đọc ngược nhau giữa tiếng Anh Anh và tiếng Anh Mỹ.
Muốn luyện đọc số trên báo cáo thật của bạn?
Bạn có thể nhờ đồng nghiệp cùng bộ phận đóng vai người nhận và đổi con số trong hội thoại thành số thật của mình. Khi cần người nghe và sửa lại ngay lúc bạn đọc số, bạn tham khảo khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Khoá Tiếng Anh giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE luyện đúng cách nói số liệu, tiền và hạn chót bằng tiếng Anh theo báo cáo thật của học viên. Học viên luyện theo ca làm việc của mình, với giáo viên sửa lỗi ngay khi nghe con số được đọc lên. Bạn liên hệ Freetalk English tại freetalkenglish.edu.vn hoặc hotline 0902.466.499 để được tư vấn.
