Đầu giờ sáng thứ Hai, một máy trộn ở công trường dừng giữa ca, và tổ đội đang đứng chờ vật tư thay thế. Bạn là kỹ sư dự án phụ trách ca đó, vừa nhận tin máy hỏng vừa nghe sếp hỏi tiến độ. Lúc này bạn cần báo lỗi và báo chậm tiến độ bằng tiếng Anh cho sếp, ngay khi cả tổ vẫn còn đang chờ.
Báo lỗi bằng tiếng Anh gọn và đúng giúp sếp nắm được tình hình, mà không biến bạn thành người bị đổ lỗi. Bạn sẽ luyện ba việc ngay trong tình huống này: mô tả lỗi, báo trễ hạn và xin gia hạn thời gian. Các câu mẫu đi từ lời nói ngắn với đồng nghiệp cùng ca đến câu trang trọng hơn khi gửi email. Nhân vật và sự việc trong bài đều là ví dụ minh họa.
Ba việc bạn làm được sau buổi luyện
- Mô tả một máy hỏng hoặc một lỗi kỹ thuật mà không nêu tên người gây ra.
- Báo tiến độ đang chậm và xin thêm thời gian để kiểm tra hoặc thay phụ tùng.
- Nói rõ việc đang xử lý, kèm bước theo dõi tiếp theo cho người nhận.
Bạn có thể đặt buổi luyện này trong kế hoạch học tiếng Anh theo công việc đang làm. Hãy chọn đúng một sự cố bạn từng gặp ở chỗ làm, rồi dùng chính sự cố đó để luyện các câu bên dưới. Khi thay tên máy và tên phụ tùng thật vào câu, bạn sẽ biết câu nào dùng được cho công việc của mình.
Bạn nên báo ngay khi nhận ra vấn đề, chứ không chờ tới hạn. Cách làm này khớp với cách các đội vận hành lớn ghi lại sự cố: báo sớm để cả nhóm cùng xử lý và cùng rút kinh nghiệm, thay vì để sự việc thành lỗi của một người.
Mười hai từ và cụm từ để mô tả việc hỏng
Trước hết, khi máy dừng, bạn cần nói rõ nó hỏng ở đâu và đang chờ gì. “Breakdown” nói về một sự cố dừng máy đột ngột, còn “delay” nói về việc chậm tiến độ. Bạn nên nêu đúng phần đang vướng thay vì chỉ nói chung là có vấn đề.
| Từ hoặc cụm | Nghĩa trong tình huống | Cụm đi kèm | Ví dụ tự luyện |
|---|---|---|---|
| breakdown | sự cố máy dừng đột ngột | a breakdown on the line | We had a breakdown on the mixing line. |
| down | đang dừng, không chạy | the machine is down | The mixer is down, so the team is waiting. |
| faulty | bị lỗi, hoạt động sai | a faulty sensor | The sensor is faulty, and it gives wrong readings. |
| spare part | phụ tùng thay thế | order a spare part | We have ordered a spare part for the pump. |
| behind schedule | chậm so với kế hoạch | fall behind schedule | The team is behind schedule on the cable run. |
| delay | sự chậm trễ | a short delay | The delay is caused by the missing part. |
| extension | thời gian gia hạn thêm | request an extension | Could we request an extension for this task? |
| inspection | buổi kiểm tra định kỳ | a follow-up inspection | A follow-up inspection is scheduled today. |
| maintenance | việc bảo trì | routine maintenance | The pump is under maintenance this week. |
| root cause | nguyên nhân gốc của lỗi | find the root cause | I am looking into the root cause of the breakdown. |
| handover | bàn giao ca hoặc bàn giao việc | during the handover | The fault was found during the handover. |
| follow up | theo dõi tiếp một việc | send a follow-up note | I will send a follow-up note after the repair. |
Trong bài này, trọng tâm là mô tả lỗi và báo chậm tiến độ, nên bạn chưa cần học thêm một danh sách thuật ngữ chuyên ngành dài. Bạn chỉ cần dùng đúng vài từ trên là đã nói rõ được phần lớn sự cố ở chỗ làm.
Chín mẫu câu báo lỗi và báo chậm theo ba mức trang trọng
Đến đây, cùng một việc báo máy hỏng, bạn có thể nói ngắn với đồng nghiệp cùng ca hoặc dùng lời mở đầu mềm hơn khi gửi sếp. Ba mức bên dưới là gợi ý sử dụng, không phải quy định rằng mỗi chức danh chỉ nghe được một loại câu. Bạn cũng nên cân nhắc kênh trao đổi, vì việc gấp thì gọi điện còn việc cần lưu lại thì gửi email.
| Mức trang trọng | Câu tiếng Anh | Dùng với ai và kênh nào |
|---|---|---|
| Thân mật | The mixer is down, and we are behind schedule. | Đồng nghiệp cùng ca, nói trực tiếp tại chỗ. |
| Thân mật | We need a spare part from the store. | Đồng nghiệp cùng tổ, nhắn trong nhóm ca. |
| Trung tính | The pump broke down during the night shift, and the team is waiting for a spare part. | Tổ trưởng, báo trực tiếp khi bắt đầu ca. |
| Trung tính | I’ve reported the fault, and the repair is being handled now. | Sếp trực tiếp, tin nhắn trong giờ làm. |
| Trung tính | Could you confirm whether the delay affects the handover date? | Bên nhận bàn giao, email ngắn. |
| Trang trọng hơn | I would like to report a fault that was found during the inspection. | Sếp trực tiếp, email báo sự cố. |
| Trang trọng hơn | The fault has been logged, and a follow-up inspection is scheduled. | Bộ phận kỹ thuật, email phối hợp. |
| Trang trọng hơn | The delivery has been delayed, so we are behind schedule on this task. | Bên cung ứng, email thông báo. |
| Trang trọng hơn | Could we request an extension until the spare part arrives? | Sếp trực tiếp, email xin gia hạn. |
Khi báo lỗi, hãy để người nghe biết bạn đang nói về việc đã xảy ra hay việc đang được xử lý. Câu “The pump broke down” kể một sự việc đã xong, còn “the repair is being handled” nói việc đang được tiến hành. Chọn đúng thì sẽ cho người nhận biết bạn đang ở bước nào.
Ngoài ra, nếu cần gửi yêu cầu bằng chữ, bạn thêm một câu bối cảnh ngắn trước câu hỏi: “The mixer is down. Could we request an extension until the spare part arrives?” Hai câu này cho người nhận biết sự việc và việc bạn cần. Bạn cũng có thể nghe cách người nói xử lý một vấn đề trong công việc qua video ngắn của British Council để làm quen với nhịp nói thật.
Thể bị động và thì hiện tại hoàn thành khi báo tiến độ
Do đó, hai điểm ngữ pháp dưới đây giúp câu báo của bạn vừa gọn vừa đúng. Thể bị động không nêu tác nhân dùng khi người gây lỗi không quan trọng, hoặc khi cả tổ đã biết ai làm. Thì hiện tại hoàn thành dùng cho việc bắt đầu trong quá khứ nhưng còn liên quan tới hiện tại, thường đi với for hoặc since.
| Cách dùng | Câu minh họa |
|---|---|
| Bị động không nêu tác nhân | The fault was reported after the inspection. |
| Hiện tại hoàn thành với since | The line has been down since the start of the shift. |
| Câu sai và cách sửa | Sai: The machine has been down for last Monday. Sửa: The machine has been down since last Monday. |
Cambridge xếp thể bị động không nêu tác nhân vào nhóm cấu trúc rất phổ biến, dùng khi tác nhân không quan trọng, không rõ hoặc đã rõ (Cambridge Dictionary). Với “since” bạn nêu mốc thời gian bắt đầu, còn với “for” bạn nêu khoảng thời gian kéo dài. Nhầm hai từ này là lỗi hay gặp khi báo tiến độ, nên hãy đọc lại câu trước khi gửi.
Hội thoại: báo máy hỏng trước khi bàn giao ca
Trong tình huống tự soạn này, Nam đang trực ca đêm ở công trường, và David là quản lý dự án gọi vào đầu ca sáng. Hãy đọc câu của Nam trước, rồi thử trả lời vai David để kiểm tra bạn có theo kịp nội dung hay chỉ nhớ âm thanh.
| Người nói | Lời thoại | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| David | Good morning. How is the cable installation going? | Chào buổi sáng. Việc lắp cáp tiến triển thế nào? |
| Nam | Good morning. The winch broke down during the night shift, so the team is behind schedule. | Chào anh. Tời kéo bị hỏng trong ca đêm, nên tổ đang chậm tiến độ. |
| David | How long has it been down? | Máy đã dừng bao lâu rồi? |
| Nam | It has been down since midnight, and a spare part is on the way. | Máy dừng từ nửa đêm, và phụ tùng thay thế đang trên đường tới. |
| David | Do you need more time for the handover? | Em có cần thêm thời gian cho việc bàn giao không? |
| Nam | Yes. Could we request an extension until the spare part arrives? | Có. Chúng ta có thể xin gia hạn tới khi phụ tùng tới không? |
| David | Let me check with procurement, and I will confirm the new date. | Để anh kiểm tra với bộ phận mua hàng, rồi anh xác nhận ngày mới. |
| Nam | Thank you. The fault has been logged, and we will send a follow-up note after the repair. | Cảm ơn anh. Lỗi đã được ghi lại, và chúng em sẽ gửi ghi chú theo dõi sau khi sửa xong. |
Vì vậy, Nam lần lượt báo máy hỏng, nói thời gian dừng, xin gia hạn và nêu việc theo dõi tiếp. Mỗi lượt chỉ nói một việc, nên David trả lời được ngay vào chỗ cần quyết. Đó là cách báo sự cố mà bạn có thể áp dụng khi đang trực ca và không có nhiều thời gian.
Năm câu luyện tập và đáp án
Chọn một đáp án đúng cho mỗi câu. Các phương án sai được thiết kế để kiểm tra ngữ pháp hoặc mục đích giao tiếp đã nêu, không yêu cầu bạn đoán câu nào lịch sự nhất.
- Hoàn chỉnh câu: “The line has been down … this morning.” A. for. B. since. C. from. D. during.
- Cụm nào nói đúng việc tiến độ đang chậm so với kế hoạch? A. behind schedule. B. on handover. C. spare part. D. root cause.
- Câu nào dùng thể bị động không nêu tác nhân? A. The fault was found during the inspection. B. The fault found during the inspection. C. Someone found the fault during the inspection. D. The fault is find during the inspection.
- Chọn câu hỏi gián tiếp đúng trật tự để hỏi ngày bàn giao. A. Could you tell me when is the handover? B. Could you tell me when the handover is? C. Could you tell me when will the handover is? D. Could you tell me when does the handover is?
- Bạn phải báo việc sửa chưa xong và cần thêm thời gian. Câu nào phù hợp? A. We are behind schedule, and we would like to request an extension. B. The job is not done, give me more time. C. We have finished the job before the deadline. D. There is no delay at all.
Đáp án: 1B, 2A, 3A, 4B, 5A. Ở câu 1, “since” đi với mốc thời gian; ở câu 4, “the handover” đứng trước “is”. Ba câu còn lại kiểm tra từ vựng, thể bị động và mục đích báo chậm.
Nếu chọn sai, bạn hãy nói lại câu đúng rồi thay một chi tiết bằng việc của mình. Chẳng hạn, thay “the handover” bằng “the inspection” khi bạn chỉ vướng ở buổi kiểm tra. Mục tiêu là dùng câu để báo đúng việc, không chỉ nhớ đáp án.
Ba lỗi cần tránh khi báo việc hỏng
Ba lỗi dưới đây thường xuất hiện khi báo lỗi bằng tiếng Anh giữa ca, lúc người báo đang vội. Mỗi lỗi đi kèm một câu sai và một câu đúng để bạn đối chiếu.
Thứ nhất, đẩy câu chuyện sang việc ai có lỗi. Sách hướng dẫn vận hành của Google nói rằng viết lại một sự cố là cơ hội học tập cho cả công ty, không phải hình phạt cho một cá nhân. Câu sai: “The mixer broke, and it is not my fault.” Câu đúng: “The mixer broke down during the shift, and I am checking the root cause.”
Thứ hai, báo quá mờ khiến người nhận phải hỏi lại. Câu sai: “There is a problem on the line.” Câu đúng: “The mixer is faulty, and we have ordered a spare part.” Nêu đúng tên máy và việc đang làm giúp người nhận xử lý ngay.
Thứ ba, ghép sai thể bị động vào một động từ không dùng bị động. Câu sai: “The fault was happened during the night shift.” Câu đúng: “The fault happened during the night shift.” Bạn chỉ dùng bị động khi muốn nhấn vào sự việc, không phải để câu nghe trang trọng hơn.
| Bạn đang vướng ở đâu? | Hướng sửa |
|---|---|
| Muốn nói lỗi không phải do mình | Tập trung vào nguyên nhân gốc và việc đang xử lý |
| Chưa biết nói rõ máy nào | Nêu tên máy và tình trạng cụ thể |
| Câu nghe lủng củng | Kiểm lại thì và thể của động từ chính |
Muốn có thêm câu mẫu để luyện theo ca làm việc của mình, bạn xem khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Năm câu ghi nhớ để dùng ngay
Bạn hãy chọn hai câu gần nhất với công việc của mình và luyện với tên máy thật. Khi đã dùng được hai câu đó, bạn thêm dần các câu còn lại theo nhu cầu.
- The winch broke down during the shift, so we are behind schedule.
- The fault was found during the inspection, and a spare part is on the way.
- The mixer has been down since the start of the shift.
- Could we request an extension until the repair is done?
- The fault has been logged, and we will send a follow-up note.
FTE luyện tình huống báo lỗi như thế nào
Trước hết, ở tình huống một máy dừng giữa ca, cô Nguyễn Thị Ngọc thường cho học viên kể lại phần việc đã xong trước khi báo phần còn vướng. Cô có hơn 9 năm kinh nghiệm giảng dạy, hơn 2000 giờ dạy online, chứng chỉ 7.5 IELTS và bằng Thạc sĩ TESOL. Cách dạy này đặt phần việc đã xong lên trước, rồi mới tới phần còn vướng.
Khoá Tiếng Anh giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE dạy theo tình huống công việc và sửa lỗi ngay khi học viên nói. Cô Vương Ngọc Anh tham gia hỗ trợ học viên trong các buổi luyện. Bạn có thể nêu đúng loại sự cố mình hay gặp để phần luyện sát với việc bạn đang làm.
- Luyện theo đúng tình huống bạn gặp ở chỗ làm: báo máy hỏng, báo chậm tiến độ, xin gia hạn.
- Giáo viên sửa lỗi ngay khi bạn nói, trước khi bạn gặp lại tình huống đó ở chỗ làm.
- Bạn học 1 kèm 1 online, theo ca làm việc của mình.
Freetalk English là thương hiệu của Công ty Cổ phần Fungroup, đào tạo tiếng Anh giao tiếp 1-1 online theo mô hình 1 Thầy 1 Trò từ tháng 8/2015.
Băn khoăn khi báo chậm tiến độ bằng tiếng Anh
- Chưa tự tin tiếng Anh thì báo chậm có bị đánh giá là làm việc kém?
- Máy hỏng ngoài giờ nên gọi điện hay nhắn tin?
- Làm sao nói việc đang xử lý mà không hứa một mốc thời gian mình chưa chắc?
Tôi chưa tự tin tiếng Anh, liệu báo chậm có bị đánh giá là làm việc kém?
Bạn không cần nói tiếng Anh hoàn hảo để báo một việc chậm. Một câu ngắn, có tên máy và tình trạng cụ thể, đã cho người nhận thông tin họ cần để xử lý tiếp.
Máy hỏng ngoài giờ, tôi nên gọi điện hay nhắn tin?
Hướng dẫn của phòng nhân sự Đại học Boston cho thấy việc gấp, phức tạp hoặc dễ bị hiểu sai thì nên gọi điện. Email hợp hơn khi bạn cần mở một trao đổi và lưu lại nội dung trao đổi bằng văn bản. Với một máy dừng giữa ca, bạn có thể gọi báo trước rồi gửi email tóm tắt sau.
Làm sao nói việc đang xử lý mà không hứa một mốc thời gian tôi chưa chắc?
Bạn có thể nói rõ bước đang làm thay vì hứa thời điểm hoàn thành. Câu “the repair is being handled now” cho người nhận biết việc đang tiến hành, còn câu “we will send a follow-up note” cho biết bạn sẽ cập nhật tiếp. Bạn chỉ nên nêu một mốc thời gian khi đã kiểm tra được với bộ phận liên quan.
Muốn luyện báo lỗi trên tình huống thật của bạn?
Bạn có thể nhờ đồng nghiệp cùng ca đóng vai người nhận bàn giao và đổi tên máy trong hội thoại. Khi cần người nghe và sửa lại ngay lúc bạn nói, bạn tham khảo khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Khoá Tiếng Anh giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE luyện đúng các tình huống như báo máy hỏng, báo chậm tiến độ và xin gia hạn. Học viên luyện theo ca làm việc thật của mình, với giáo viên sửa lỗi ngay khi nói. Bạn liên hệ Freetalk English tại freetalkenglish.edu.vn hoặc hotline 0902.466.499 để được tư vấn.
Bài viết liên quan về tiếng Anh cho người đi làm
Kịch bản video cho sản xuất, không đưa vào thân bài đăng
Thời lượng mục tiêu 3 tới 5 phút, phải đọc thử để đo, chưa tuyên bố thời lượng thực tế. Chữ và lời tiếng Anh chỉ dùng các câu đã có trong bài.
0:00-0:30, mở tình huống. “Đầu giờ sáng thứ Hai, một máy trộn ở công trường dừng giữa ca, và tổ đội đang chờ vật tư thay thế. Bạn báo việc này bằng tiếng Anh thế nào? Hôm nay chúng ta luyện cách báo máy hỏng, báo chậm và xin gia hạn.” Trên màn hình: hình một máy trộn dừng và dòng “The mixer is down”.
0:30-1:20, luyện câu báo máy hỏng. Đọc “The mixer is down, and we are behind schedule.” rồi để người học nhắc lại. Giải thích: “Câu này nói ngay máy nào dừng và việc đang chậm, nên người nghe biết mình cần xử lý gì.” Mỗi câu để một khoảng dừng cho người xem thực hành.
1:20-2:10, ba mức trang trọng. “Với đồng nghiệp cùng ca, bạn nói ngắn. Khi gửi sếp bằng email, bạn dùng lời mở đầu mềm hơn: I would like to report a fault that was found during the inspection.” Hiện nhãn “Đồng nghiệp cùng ca” và “Gửi sếp qua email” bên câu minh họa.
2:10-3:10, điểm ngữ pháp. Đặt hai câu trong bảng ngữ pháp cạnh nhau. “The fault was reported after the inspection dùng thể bị động, không cần nêu ai tìm ra lỗi. The line has been down since the start of the shift dùng thì hiện tại hoàn thành với since.” Mời người xem làm câu luyện tập số 1, sau đó đọc đáp án.
3:10-4:20, đóng vai. Hai người đọc tám lượt hội thoại trong bài. Ở lượt của Nam, dừng để người học nói trước khi hiện câu gợi ý. Kết: “Hãy chọn một câu trong phần ghi nhớ và thay tên máy bằng thiết bị bạn thường gặp. Lần tới khi máy dừng, bạn đã có sẵn câu để báo.”
