Bạn nhận được yêu cầu chuẩn bị hồ sơ từ quản lý, nhưng trong thư mục có hai biểu mẫu gần giống nhau. Bạn đã hiểu công việc cần làm, chỉ chưa rõ phải dùng bản nào. Lúc này, nói chưa hiểu bằng tiếng Anh sẽ hữu ích hơn khi câu tiếp theo chỉ đúng chi tiết còn thiếu: “Could you tell me which form I should use?”
Một câu hỏi rõ giúp người nghe biết cần giải thích điều gì. Bài học dưới đây hướng dẫn bạn hỏi lại và nhờ giúp bằng tiếng Anh qua tình huống công việc, từ cách chọn câu đến một đoạn hội thoại để luyện nói. Các nhân vật và hồ sơ trong bài đều là ví dụ minh họa.
Mục tiêu: làm rõ yêu cầu và nói đúng việc cần giúp
Sau khi luyện bài này, bạn cần thực hiện được ba việc:
- Nêu đúng chi tiết mình chưa hiểu, chẳng hạn biểu mẫu, yêu cầu hoặc bước thực hiện.
- Chọn câu nhờ giúp phù hợp với người nghe và mức độ thân quen.
- Đặt một câu hỏi gián tiếp đúng trật tự để xin thông tin còn thiếu.
Bạn có thể đặt bài này trong kế hoạch học tiếng Anh theo công việc đang làm. Hãy chọn một yêu cầu bạn thường nhận, rồi dùng chính yêu cầu đó để luyện. Việc thay một tên biểu mẫu quen thuộc vào câu sẽ giúp bạn biết câu ấy có dùng được trong công việc của mình hay không.
Mười từ và cụm từ để làm rõ yêu cầu
Trước khi học cả câu, bạn cần phân biệt điều chưa nghe được với điều đã nghe nhưng chưa hiểu. “Repeat” yêu cầu nhắc lại, còn “clarify” yêu cầu làm rõ ý nghĩa. Nếu bạn cần người khác hướng dẫn thao tác, hãy nói cụ thể bước nào đang gây vướng mắc.
| Từ hoặc cụm | Nghĩa trong tình huống | Ví dụ tự luyện |
|---|---|---|
| repeat | nhắc lại lời vừa nói | Could you repeat the file name? |
| clarify | làm rõ một ý | Could you clarify the last requirement? |
| explain | giải thích | Could you explain this section? |
| mean | có nghĩa là, muốn nói | What does this label mean? |
| unsure | chưa chắc | I’m unsure which version to use. |
| requirement | yêu cầu cần đáp ứng | This requirement is unclear to me. |
| step | bước thực hiện | I need help with the final step. |
| example | ví dụ minh họa | Could you give me another example? |
| check | kiểm tra | I need to check the instructions. |
| walk someone through | hướng dẫn ai lần lượt từng bước | Could you walk me through this form? |
Với các danh từ chỉ đồ vật và khu vực làm việc, bạn có thể ôn thêm từ vựng tiếng Anh văn phòng. Trong bài này, hãy giữ trọng tâm ở việc làm rõ yêu cầu. Bạn chưa cần học thêm một danh sách thuật ngữ chuyên ngành dài để bắt đầu hỏi đúng điều mình thiếu.
Chín mẫu câu hỏi lại bằng tiếng Anh theo người nghe
Cùng một việc nhờ giúp, bạn có thể nói ngắn với đồng nghiệp thân quen hoặc dùng lời mở đầu mềm hơn khi mới trao đổi. Các mức dưới đây là gợi ý sử dụng, không phải quy định rằng một chức danh chỉ được nghe một loại câu. Khối lượng việc bạn nhờ và cách hai người thường giao tiếp cũng cần được cân nhắc.
| Mức sử dụng | Câu tiếng Anh | Nghĩa và tình huống |
|---|---|---|
| Thân mật, đồng nghiệp quen | Can you help me with this form? | Bạn giúp mình xử lý biểu mẫu này được không? Dùng khi đã có bối cảnh chung. |
| Thân mật, cùng nhóm | I’m not sure what you mean by “complete”. | Mình chưa rõ bạn muốn nói gì bằng từ “hoàn tất”. Chỉ thẳng từ đang mơ hồ. |
| Thân mật, đồng nghiệp quen | Can you show me the first step? | Bạn chỉ mình bước đầu được không? Xin hướng dẫn một phần cụ thể. |
| Trung tính, dùng rộng trong công việc | Could you clarify which files you need? | Bạn có thể làm rõ mình cần những tệp nào không? Dùng khi phạm vi yêu cầu chưa rõ. |
| Trung tính, quản lý hoặc đồng nghiệp | Could you tell me which form I should use? | Anh/chị cho tôi biết nên dùng biểu mẫu nào được không? Hỏi đúng chi tiết cần quyết định. |
| Trung tính, khi cần kiểm tra | Could I have a few minutes to check the instructions? | Tôi có thể dành vài phút kiểm tra hướng dẫn được không? Xin thời gian kiểm tra, không phải xin dời hạn công việc. |
| Trang trọng hơn, người chưa thân | Would you mind explaining the final requirement? | Anh/chị có thể giải thích yêu cầu cuối cùng giúp tôi được không? Dùng khi cần lời mở đầu mềm hơn. |
| Trang trọng hơn, người khác bộ phận | I was wondering if you could help me complete this section. | Tôi muốn hỏi liệu anh/chị có thể giúp tôi hoàn thành phần này không. Nêu rõ phần cần hỗ trợ. |
| Trang trọng hơn, khách hàng hoặc đối tác | I’d appreciate it if you could clarify the required format. | Tôi rất cảm kích nếu anh/chị có thể làm rõ định dạng cần dùng. Phù hợp khi trao đổi bằng thư. |
Khi nhờ giúp bằng tiếng Anh, hãy để người nghe biết bạn đang xin một lời giải thích hay nhờ họ làm cùng. “Explain this section” hướng đến cách hiểu, còn “help me complete this section” có thể bao gồm cả việc điền nội dung. Chọn đúng động từ sẽ làm rõ phần hỗ trợ bạn mong đợi.
Nếu cần gửi yêu cầu bằng chữ, bạn có thể thêm bối cảnh ngắn trước câu hỏi: “I’m preparing the supplier documents. Could you clarify which files you need?” Hai câu này cho người nhận biết bạn đang làm việc gì và cần họ trả lời điều nào. Bạn không phải kể lại toàn bộ quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Câu hỏi gián tiếp: đặt chủ ngữ trước động từ
Câu hỏi gián tiếp đặt nội dung cần hỏi sau lời mở đầu như “Could you tell me”. Trong phần đứng sau từ hỏi, chủ ngữ đi trước động từ. Bạn có thể nhìn sự thay đổi qua hai câu cùng hỏi vị trí của một tệp:
| Cách hỏi | Câu minh họa |
|---|---|
| Hỏi trực tiếp | Where is the template? |
| Hỏi gián tiếp | Could you tell me where the template is? |
| Sai trật tự trong câu hỏi gián tiếp | Could you tell me where is the template? |
Trong câu đúng, “the template” là chủ ngữ và đứng trước “is”. Lời mở đầu đã tạo thành câu hỏi, nên phần “where the template is” giữ trật tự câu kể. BBC Learning English minh họa cùng quy tắc bằng cặp “Where is he?” và “Could you tell me where he is?”. Quy tắc này cũng giúp bạn đặt câu “Could you explain how this process works?” khi cần hiểu một quy trình.
Với câu hỏi có câu trả lời là có hoặc không, bạn có thể dùng “if” trong phần phía sau: “Could you tell me if this form is required?” Câu này hỏi biểu mẫu có bắt buộc hay không. Bạn chỉ cần luyện hai kiểu trên với từ vựng mình đang dùng, chưa cần mở rộng sang toàn bộ cách tường thuật lời nói.
Hội thoại: hỏi đúng biểu mẫu trước khi chuẩn bị hồ sơ
Trong tình huống tự soạn này, Mai đang chuẩn bị giấy tờ cho nhà cung cấp. Alex là quản lý giao việc. Hãy đọc câu của Mai trước, rồi thử trả lời vai Alex bằng một tên biểu mẫu khác để kiểm tra xem bạn có thực sự hiểu câu hỏi hay chỉ nhớ âm thanh.
| Người nói | Lời thoại | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| Alex | Please prepare the supplier documents this morning. | Sáng nay, em chuẩn bị hồ sơ nhà cung cấp nhé. |
| Mai | Could you tell me which form I should use? | Anh cho em biết nên dùng biểu mẫu nào được không? |
| Alex | Use the new supplier form in the shared folder. | Dùng mẫu nhà cung cấp mới trong thư mục dùng chung. |
| Mai | I’m not sure what “supporting documents” means here. | Em chưa rõ “giấy tờ kèm theo” ở đây gồm những gì. |
| Alex | We need the registration certificate and the signed agreement. | Chúng ta cần giấy chứng nhận đăng ký và thỏa thuận đã ký. |
| Mai | Could you show me where the signed agreement is? | Anh chỉ giúp em thỏa thuận đã ký nằm ở đâu được không? |
| Alex | It’s in the supplier’s folder, under “Contracts”. | Nó ở thư mục của nhà cung cấp, trong mục “Hợp đồng”. |
| Mai | Thank you. I’ll look there and prepare the documents. | Em cảm ơn. Em sẽ tìm ở đó rồi chuẩn bị hồ sơ. |
Mai lần lượt hỏi biểu mẫu, ý nghĩa một cụm từ và vị trí một giấy tờ. Mỗi câu chỉ yêu cầu một phần thông tin nên Alex có thể trả lời ngay vào chỗ còn thiếu. Đó là cách hỏi lại bằng tiếng Anh mà bạn có thể áp dụng khi đã hiểu phần lớn nhiệm vụ.
Năm câu luyện tập và đáp án
Chọn một đáp án đúng cho mỗi câu. Các phương án sai được thiết kế để kiểm tra ngữ pháp hoặc mục đích giao tiếp đã nêu, không yêu cầu bạn đoán câu nào “lịch sự nhất”.
- Hoàn chỉnh câu: “Could you tell me …?” A. where is the form. B. where the form is.
- Bạn đã nghe rõ lời giao việc nhưng chưa hiểu yêu cầu cuối cùng. Câu nào xin giải thích đúng chỗ đó? A. Could you clarify the final requirement? B. Could you repeat the file name?
- Hoàn chỉnh câu: “Would you mind … this section?” A. explain. B. explaining.
- Bạn muốn nhờ đồng nghiệp chỉ bước đầu tiên. Câu nào đúng mục đích? A. Can you show me the first step? B. Can you complete the whole task for me?
- Bạn cần vài phút đọc lại hướng dẫn, chưa xin dời thời hạn nộp. Câu nào đúng mục đích? A. Could we move the deadline to next week? B. Could I have a few minutes to check the instructions?
Đáp án: 1B, 2A, 3B, 4A, 5B. Ở câu 1, “the form” đứng trước “is”; ở câu 3, “mind” đi với dạng động từ thêm “-ing”. Ba câu còn lại kiểm tra bạn đang xin giải thích, xin chỉ một bước hay xin thời gian kiểm tra.
Nếu chọn sai, bạn hãy nói lại câu đúng rồi thay một chi tiết bằng công việc của mình. Chẳng hạn, thay “the first step” bằng “the final step” khi bạn chỉ vướng ở bước cuối. Mục tiêu là dùng câu để xin đúng thông tin, không chỉ nhớ đáp án.
Ba lỗi cần tránh khi nói chưa hiểu bằng tiếng Anh
Thứ nhất, coi “I don’t understand” là câu luôn bất lịch sự. British Council đưa câu này vào bài học “Checking understanding”. Câu ấy có thể nói đúng điều bạn đang gặp; trong công việc, bạn nên thêm phần chưa rõ để người nghe biết cần giải thích gì. Bài học ở đây không yêu cầu bạn tránh một câu tiếng Anh đúng.
Thứ hai, xin giúp nhưng bỏ trống việc cần hỗ trợ. Nếu chúng ta chỉ nói “Can you help me?” khi người kia chưa biết bối cảnh, họ còn phải hỏi tiếp. Bạn có thể thêm “with this form” hoặc chỉ vào một mục cụ thể. Lời nhờ giúp lúc đó giống như đánh dấu đúng dòng cần sửa trên tài liệu, thay vì đưa cả tập giấy mà không nói mình đang vướng ở đâu.
Thứ ba, thêm lời mở đầu lịch sự nhưng giữ sai trật tự câu hỏi. “Could you tell me where is the form?” vẫn sai ở phần phía sau. Khi luyện làm rõ yêu cầu, hãy đọc riêng cụm “where the form is”, rồi ghép nó vào lời mở đầu. Cách luyện này giữ cho bạn chú ý vào đúng vị trí cần sửa.
| Bạn đang vướng ở đâu? | Hướng sửa |
|---|---|
| Chưa biết dùng biểu mẫu nào | Hỏi bằng “which form” |
| Chưa hiểu một yêu cầu | Nêu chính yêu cầu đó sau “clarify” hoặc “explain” |
| Cần hướng dẫn thao tác | Nêu bước cần xem sau “show me” |
Năm câu ghi nhớ để dùng trong lần trao đổi tới
Bạn hãy chọn hai câu gần nhất với việc mình làm và luyện với một tên tài liệu thật. Khi đã dùng được hai câu đó, hãy thêm câu tiếp theo theo nhu cầu. Bạn không cần đưa cả năm câu vào cùng một cuộc trao đổi.
- Could you tell me which form I should use?
- Could you clarify the final requirement?
- I’m not sure what you mean by “complete”.
- Can you show me the first step?
- Could I have a few minutes to check the instructions?
Khi nói chưa hiểu bằng tiếng Anh, một chi tiết chính xác có thể giúp cuộc trao đổi tiến thêm một bước. Sau lời giải thích, bạn tiếp tục công việc bằng thông tin vừa nhận được. Nếu vẫn còn một điểm mơ hồ, hãy hỏi lại bằng tiếng Anh vào chính điểm đó. Hỏi đúng phần chưa rõ cũng là cách tôn trọng thời gian của cả người hỏi và người trả lời.
Luyện nhờ giúp bằng tiếng Anh cùng người nghe và phản hồi
Bạn có thể nhờ đồng nghiệp đóng vai người giao việc và thay đổi một chi tiết trong hội thoại. Khi người nghe đổi tên biểu mẫu hoặc loại giấy tờ, bạn phải nghe câu trả lời rồi đặt câu hỏi tiếp. Bài luyện nhờ vậy có trao đổi thật, thay vì chỉ đọc thuộc phần của mình.
Nếu cần người hướng dẫn, khóa tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE công bố mô hình học 1 kèm 1, nội dung theo tình huống công việc và giáo viên sửa lỗi khi nói. Bạn có thể dùng tình huống nhận yêu cầu chưa rõ để trao đổi nhu cầu học thử với trung tâm. Đây là gợi ý áp dụng bài học, không phải cam kết rằng mọi lớp đang dùng đúng hội thoại trên.
Giáo viên Văn Mỹ Phương có bằng cử nhân Ngôn ngữ Anh, chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm và hồ sơ chuyên môn về tiếng Anh cho người đi làm, giao tiếp phản xạ. Đây là thông tin hồ sơ giáo viên; bài viết không gán các câu tự soạn hoặc nhận xét lớp học cho cô.
Freetalk English là thương hiệu thuộc Công ty Cổ phần Fungroup. Trang khóa học trình bày phương pháp A.I.T.E.C.H, trong đó có học qua tình huống và tương tác 1 kèm 1. Khi tìm hiểu chương trình, bạn nên nêu công việc mình làm và loại yêu cầu mình thường khó hiểu để trung tâm tư vấn phần cần luyện.
Tôi có cần xin lỗi mỗi lần chưa hiểu không?
Bạn không bắt buộc phải xin lỗi trong mọi câu hỏi. Hãy ưu tiên nói rõ mình chưa hiểu điều gì. Một lời mở đầu như “Could you clarify” đã cho người nghe biết bạn đang đề nghị giải thích thêm.
Tôi nên dùng “can” hay “could” khi nhờ đồng nghiệp?
Bạn có thể dùng cả hai, tùy quan hệ và tình huống. “Can” phù hợp với trao đổi thân mật; “could” thường làm lời nhờ nhẹ hơn. Nội dung cụ thể của yêu cầu vẫn cần rõ, dù bạn chọn từ nào.
Tôi phải làm gì nếu vẫn chưa hiểu sau lời giải thích?
Bạn hãy chỉ ra phần còn vướng và xin một ví dụ. Câu “Could you give me an example of the required format?” giúp người nghe biết bạn cần nhìn một mẫu định dạng. Bạn đang tiếp tục làm rõ yêu cầu, không cần tự kết luận rằng mình kém tiếng Anh.
