Cuối buổi trao đổi, quản lý người Hàn nói một câu tiếng Anh về mốc giao hàng. Bạn gật đầu và đáp “Okay”. Cả hai cùng gật đầu, cùng ghi chú, và không ai hỏi lại câu nào. Ba ngày sau, bản báo cáo bạn gửi đi không giống việc quản lý đang chờ.
Tình huống trên cho thấy chỗ hay vỡ nhất khi hai bên đều không phải người bản ngữ. Không ai nói sai ngữ pháp, và cũng không ai cố tình hiểu sai. Cái thiếu là một bước chống hiểu lầm ngay sau khi nói, trước khi cả hai rời cuộc trao đổi.
Bài này khác bài về cách nói chưa hiểu và nhờ giúp bằng tiếng Anh. Bài đó dành cho lúc chính bạn chưa hiểu. Bài này dành cho lúc cả hai bên có thể đang hiểu khác nhau mà không ai biết.
Bạn cần cách xác nhận hai bên đã hiểu đúng nhau bằng tiếng Anh đủ chắc để chốt việc ngay trong lúc nói. Trong tình huống này bạn luyện ba việc: nói lại nội dung vừa nghe, hỏi lại cho chắc một chi tiết, và chốt lại bằng thư xác nhận khi việc có số lượng hoặc mốc thời gian. Hai việc đầu chính là kỹ thuật đọc ngược nội dung vừa nghe, còn việc thứ ba là thư xác nhận sau buổi trao đổi. Các nhân vật và sự việc trong bài đều là ví dụ minh họa.
Ba việc bạn làm được sau buổi luyện
- Nói lại nội dung vừa nghe trong một câu, để đối phương xác nhận hoặc sửa ngay.
- Hỏi lại cho chắc một chi tiết bằng câu hỏi vang, thay vì hỏi lại cả câu từ đầu.
- Chốt lại bằng thư xác nhận khi nội dung có số lượng, mốc thời gian hoặc cam kết trách nhiệm.
Bạn có thể đặt buổi luyện này trong kế hoạch học tiếng Anh theo công việc đang làm. Hãy chọn đúng một cuộc trao đổi bạn từng gặp ở chỗ làm, rồi dùng chính cuộc trao đổi đó để luyện các câu bên dưới. Khi bạn thay số thật của mình vào câu, bạn sẽ biết câu nào dùng được cho công việc của mình.
Mười hai từ và cụm từ để xác nhận đã hiểu đúng
Trước hết, khi cần chốt lại một việc đã trao đổi, bạn cần gọi đúng tên từng bước. “Confirm” nói về việc làm cho một thỏa thuận trở nên chắc chắn, còn “clarify” nói về việc làm rõ một ý bằng cách nói thêm chi tiết. Bạn nên phân biệt hai việc này trước khi chọn câu.
| Từ hoặc cụm | Nghĩa trong tình huống | Cụm đi kèm | Ví dụ tự luyện |
|---|---|---|---|
| confirm | xác nhận một việc đã thống nhất | confirm the quantity | Could you confirm the quantity? |
| confirm in writing | xác nhận bằng văn bản | confirm it in writing | Please confirm the change in writing. |
| in writing | ở dạng văn bản | put it in writing | I will put the new date in writing. |
| clarify | làm rõ bằng cách nói thêm chi tiết | clarify the second point | Could you clarify the second point? |
| repeat | nhắc lại điều vừa nói | repeat the last part | Let me repeat the last part. |
| recap | nhắc lại các ý chính | recap the main points | Let me recap the main points. |
| summarize | gom lại thành các ý chính | summarize the action points | I will summarize the action points. |
| make sure | kiểm cho chắc | make sure I have it right | Let me make sure I have it right. |
| mean | ý là, muốn nói | what do you mean by | What do you mean by “urgent”? |
| agreement | thỏa thuận đã chốt | the final agreement | The final agreement is on the last page. |
| action point | việc cần làm sau buổi trao đổi | the action points | I will send the action points today. |
| deadline | hạn chót | the delivery deadline | The delivery deadline is 20 October. |
Trong bài này, trọng tâm là nói lại và chốt lại, nên bạn chưa cần học thêm một danh sách thuật ngữ ngoại thương dài. Bạn chỉ cần dùng đúng vài từ trên là đã chốt được phần lớn nội dung của một cuộc trao đổi.
Khi hai bên đều không phải người bản ngữ, một cái gật đầu chưa nói lên điều gì về phần nội dung đã nắm. Cambridge định nghĩa chữ “nod” là động tác gật đầu để thể hiện sự đồng ý, sự chấp thuận hoặc lời chào. Định nghĩa đó không nhắc tới việc hiểu nội dung. Vì vậy bạn hãy coi cái gật đầu là dấu hiệu đang nghe, rồi kiểm phần hiểu bằng một câu nói lại.
Cách xác nhận hai bên đã hiểu đúng nhau bằng tiếng Anh qua chín mẫu câu
Đến đây, cùng một việc nhắc lại để xác nhận, bạn có thể nói ngắn với đồng nghiệp cùng bàn hoặc dùng lời mở đầu mềm hơn khi gửi quản lý. Ba mức bên dưới là gợi ý sử dụng, không phải quy định rằng mỗi chức danh chỉ nghe được một loại câu. Bạn cũng nên cân nhắc kênh trao đổi, vì việc cần lưu lại thì gửi email, còn việc gấp thì nói trực tiếp hoặc gọi điện. Cả ba mức đều là cách xác nhận hai bên đã hiểu đúng nhau bằng tiếng Anh trong cùng một tình huống.
| Mức trang trọng | Câu tiếng Anh | Dùng với ai và kênh nào |
|---|---|---|
| Thân mật | Just to be sure, you mean the red box, right? | Đồng nghiệp cùng bộ phận, nói trực tiếp khi đang kiểm hàng. |
| Thân mật | So the delivery moves to Friday, right? | Đồng nghiệp cùng nhóm, nhắn trong khung chat chung. |
| Thân mật | Got it. Let me repeat that back: four boxes, Friday. | Đồng nghiệp cùng bộ phận, nói trực tiếp lúc kết thúc trao đổi. |
| Trung tính | Let me repeat the last part to make sure I have it right. | Tổ trưởng, nói trong lúc rà lại nội dung công việc. |
| Trung tính | Could you clarify the second point? I did not follow it. | Sếp trực tiếp, email trả lời sau buổi họp. |
| Trung tính | I want to make sure I understood you correctly. | Sếp trực tiếp, nói khi buổi trao đổi sắp kết thúc. |
| Trang trọng hơn | To recap, we agreed on the new delivery date and the extra packing. | Quản lý cấp trên, email chốt sau buổi làm việc. |
| Trang trọng hơn | Please confirm the quantity in writing so we can start production. | Đối tác, email xác nhận điều khoản. |
| Trang trọng hơn | I will summarize the action points and send them to you today. | Đối tác, email gửi sau cuộc gọi. |
Khi nhắc lại để xác nhận, bạn hãy để người nghe biết mình đang nhắc đúng phần nào, vì một câu nhắc lại chung chung thì người kia vẫn phải đoán. Câu “Let me repeat the last part” chỉ vào đúng đoạn vừa nói, còn câu “I understood everything” không cho biết bạn đã nắm được chi tiết nào. Chọn đúng cách nhắc thì người nghe sửa được ngay tại chỗ.
Ngoài ra, phần nói chỉ là một nửa của bước chống hiểu lầm. Khi nội dung có số lượng, mốc thời gian hoặc cam kết trách nhiệm, bạn nên chuyển sang thư xác nhận để hai bên cùng nhìn một con số. Khi cần nói đúng con số và hạn chót, bạn xem cách nói số liệu, tiền và hạn chót bằng tiếng Anh cho đúng. Cambridge trong mục từ điển doanh nghiệp định nghĩa “in writing” là ở dạng văn bản hoặc ở dạng tài liệu in hay viết trên giấy. Trang này kèm ví dụ một khách hàng đã phàn nàn bằng lời và được đề nghị gửi lại bằng văn bản (Cambridge Dictionary). Bản viết cũng là chỗ hai bên tra lại khi ký ức của mỗi người đã khác đi.
Ngữ pháp trục: câu nhắc lại và đọc ngược để xác nhận
Cách đọc ngược nội dung vừa nghe gói trong bốn mẫu câu dưới đây. Mỗi mẫu dùng cho một mức chưa chắc khác nhau, nên bạn chọn theo đúng chỗ mình đang nghi ngờ.
Bốn cách nhắc lại để xác nhận
Câu hỏi vang là cách lặp lại một phần điều vừa nghe, dùng khi bạn chưa hiểu đủ hoặc khi bạn muốn xác nhận điều mình vừa nghe. Cambridge ghi rõ mục đích này trong mục ngữ pháp về câu hỏi vang và câu hỏi tự kiểm (Cambridge Dictionary). Điểm đáng chú ý là câu hỏi vang thường là một câu trần thuật kèm dấu hỏi, chứ không phải một câu hỏi đầy đủ.
| Cách làm | Câu minh họa | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| Lặp lại nguyên câu vừa nghe thành câu hỏi | The delivery moves to Friday? | Bạn nghe rõ câu nhưng chưa chắc mình hiểu đúng ý. |
| Hỏi lại bằng từ hỏi đặt ở cuối câu | His name is what? | Bạn hụt đúng một chi tiết, thường là tên riêng hoặc con số. |
| Tự hỏi lại giữa lúc đang nói để người kia xác nhận | The last weekend in June, is that right? | Bạn đang nhắc lại một mốc và muốn người kia sửa ngay. |
| Dùng confirm cộng mệnh đề | Please confirm that the packing list is final. | Bạn cần một câu chốt bằng chữ, có ghi lại được. |
Cambridge cũng nêu ví dụ về câu hỏi tự kiểm giữa lúc đang nói, ở mục đích tìm sự xác nhận của người nghe. Người nói nhắc lại mốc thời gian rồi hỏi lại ngay trong câu, và người nghe đáp lại bằng một câu ngắn. Đây là mẫu bạn có thể dùng khi đang đọc ngược một mốc giao hàng cho đối tác qua điện thoại.
| Câu sai và cách sửa | Nội dung |
|---|---|
| Sai và sửa lần một | Sai: You mean the red box, is it? Sửa: You mean the red box, right? |
| Sai và sửa lần hai | Sai về mức trang trọng khi gửi email: Confirm that the packing list is final. Sửa: Could you confirm that the packing list is final? |
| Sai và sửa lần ba | Sai: Could you clarify me the second point? Sửa: Could you clarify the second point? |
Hội thoại: xác nhận lại trước khi chốt việc
Trong tình huống tự soạn này, Linh là nhân viên chứng từ đang trao đổi với ông Park, quản lý phụ trách đơn hàng. Hai người không dùng tiếng mẹ đẻ của nhau, nên mỗi lần có số liệu mới, Linh đều nói lại trước khi cúp máy. Bạn hãy đọc câu của Linh trước, rồi thử trả lời vai ông Park để kiểm tra mình có theo kịp con số hay chỉ nhớ âm thanh.
| Người nói | Lời thoại | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| Mr Park | The delivery moves to Friday because the vessel is late. | Tàu đến muộn nên mốc giao hàng dời sang thứ Sáu. |
| Linh | Sorry, let me make sure I have it right. The delivery moves to Friday, not Monday? | Xin lỗi, để em nắm cho chắc. Mốc giao hàng dời sang thứ Sáu, không phải thứ Hai ạ? |
| Mr Park | Yes, Friday. The packing list stays the same. | Đúng, thứ Sáu. Phiếu đóng gói giữ nguyên. |
| Linh | And the quantity is still four hundred boxes? | Và số lượng vẫn là bốn trăm thùng ạ? |
| Mr Park | Four hundred and twenty. We added twenty boxes yesterday. | Bốn trăm hai mươi. Chúng tôi thêm hai mươi thùng hôm qua. |
| Linh | Four hundred and twenty, thank you. Could you confirm that in writing so I can update the file? | Bốn trăm hai mươi, em cảm ơn anh. Anh xác nhận bằng văn bản để em cập nhật hồ sơ được không ạ? |
| Mr Park | I will send an email after this call. | Tôi sẽ gửi email sau cuộc gọi này. |
| Linh | Thank you. I will recap the new date and the quantity in my reply. | Em cảm ơn. Em sẽ nhắc lại mốc mới và số lượng trong thư trả lời. |
Linh lần lượt nói lại mốc giao hàng, hỏi lại số lượng, rồi xin một bản viết cho phần vừa đổi. Mỗi lượt chỉ mang một thông tin, nên ông Park trả lời được ngay vào đúng chỗ cần sửa. Đó là cách đọc ngược để xác nhận mà bạn có thể áp dụng khi đang nói chuyện với người cũng không phải bản ngữ.
Năm câu luyện tập và đáp án
Chọn một đáp án đúng cho mỗi câu. Các phương án sai được thiết kế để kiểm tra đúng một điểm đã nêu trong bài, không yêu cầu bạn đoán câu nào trang trọng nhất.
- Bạn cần nói lại nội dung vừa nghe để đối phương xác nhận. Câu nào đúng mục đích nhất? A. Let me repeat that to make sure I have it right. B. Could you repeat that? C. I know what you mean. D. Please confirm me.
- Hoàn chỉnh câu: “Please confirm … writing that the packing list is final.” A. at. B. on. C. in. D. of.
- Câu nào hỏi lại cho chắc một chi tiết vừa nghe? A. You mean the red box, is it? B. You mean the red box, isn’t it? C. You mean the red box, right? D. You mean the red box, right or wrong?
- Bạn vừa trao đổi qua điện thoại xong về một mốc giao hàng và cần bản lưu. Việc nào phù hợp nhất? A. Chỉ nhắc lại bằng lời trong lúc còn đang gọi. B. Gửi email xác nhận mốc giao hàng cho người vừa nói và lưu lại trong hộp thư. C. Chờ đối tác gửi văn bản trước rồi mới làm. D. Ghi vào sổ tay cá nhân.
- Bạn vừa nghe xong lời giải thích và đã hiểu ra. Câu nào nói đúng ý “tôi hiểu rồi”? A. I know. B. I knew it. C. I am knowing. D. I see.
Đáp án: 1A, 2C, 3C, 4B, 5D. Ở câu 1, câu A nói lại nội dung để người kia xác nhận, còn câu B là xin người kia nhắc lại. Ở câu 2, cụm cố định là “in writing”. Ở câu 3, câu hỏi xác nhận dùng “right” ở cuối, không dùng “is it” hay “isn’t it”. Ở câu 4, bản viết giữ lại được mốc hai bên đã chốt. Ở câu 5, “I see” nói việc vừa hiểu ra, còn “I know” nói việc đã biết từ trước.
Nếu chọn sai, bạn hãy nói lại câu đúng rồi thay một chi tiết bằng việc của mình. Chẳng hạn, thay “the red box” bằng tên mặt hàng bạn đang theo, và thay “Friday” bằng mốc bạn vừa nghe trong tuần này. Mục tiêu là dùng câu để chốt đúng nội dung, không chỉ nhớ đáp án.
Ba lỗi cần tránh khi xác nhận bằng tiếng Anh
Ba lỗi dưới đây đều làm hỏng bước nhắc lại để xác nhận, và chúng xuất hiện đúng lúc người nói đang vội, thường là lúc đã đến giờ cúp máy hoặc lúc phải trả lời ngay trong cuộc họp. Mỗi lỗi đi kèm một câu sai và một câu đúng để bạn đối chiếu. Cả ba đều là lỗi cách nói, không phải lỗi ngữ pháp khó.
Thứ nhất, dùng “I know” khi ý bạn là vừa hiểu ra. Trong tiếng Anh, “I know” nói việc bạn đã biết điều đó từ trước, còn “I see” nói việc bạn vừa hiểu ra ngay lúc này. Câu sai: “I know.” khi người kia vừa giải thích xong một quy trình. Câu đúng: “I see.” hoặc “Got it.” Người đối diện nghe “I know” sẽ hiểu là bạn không cần giải thích thêm, và cuộc trao đổi dừng ở đó.
Thứ hai, thêm tân ngữ chỉ người vào sau “confirm” hoặc “clarify”. Hai động từ này đi thẳng với vật được xác nhận hoặc được làm rõ, không nhận thêm một tân ngữ người ở giữa. Câu sai: “Please confirm me the quantity.” Câu đúng: “Please confirm the quantity.” Khi cần nêu người nhận, bạn dùng “with” hoặc “to” ở cuối câu, ví dụ “I will confirm the quantity with you tomorrow.”
Thứ ba, chốt bằng “Okay” mà không nói lại nội dung. Một câu “Okay” không cho người kia biết bạn đã nắm đúng phần nào, nhất là khi câu trước đó có hai con số. Câu sai: “Okay.” Câu đúng: “Okay, so we move the delivery to Friday.” Bạn chỉ cần thêm một mệnh đề ngắn là hai bên đã kiểm được nội dung với nhau.
| Bạn đang vướng ở đâu? | Hướng sửa |
|---|---|
| Chưa chắc mình nắm đúng ý vừa nghe | Nói lại nội dung trong một câu rồi hỏi “right?” ở cuối |
| Hụt đúng một con số hoặc một tên riêng | Hỏi lại bằng câu hỏi vang, chỉ vào đúng chi tiết đó |
| Nội dung có số lượng hoặc mốc thời gian | Xin một bản viết để hai bên cùng nhìn một con số |
Khi phần việc bị chậm, bạn xem thêm cách báo lỗi và báo chậm tiến độ bằng tiếng Anh để nói phần đó đúng mức. Muốn có thêm câu mẫu để luyện theo công việc của mình, bạn xem khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Năm câu ghi nhớ để dùng ngay
Năm câu dưới đây là các câu nhắc lại để xác nhận dùng được ngay. Bạn hãy chọn hai câu gần nhất với công việc của mình và luyện với nội dung thật. Khi đã dùng được hai câu đó, bạn thêm dần các câu còn lại theo nhu cầu.
- Let me make sure I have it right. The delivery moves to Friday, not Monday?
- Could you clarify the second point? I did not follow it.
- To recap, we agreed on the new delivery date and the extra packing.
- Please confirm the quantity in writing so we can start production.
- I will summarize the action points and send them to you today.
FTE luyện tình huống xác nhận lại như thế nào
Ở tình huống xác nhận trước khi chốt việc, cô Nguyễn Thị Ngọc để học viên nói lại nội dung vừa nghe bằng chính câu của họ. Người thứ hai trong lớp đóng vai đối tác, xác nhận hoặc sửa ngay tại chỗ. Cô có hơn 9 năm kinh nghiệm giảng dạy, hơn 2000 giờ dạy online, chứng chỉ 7.5 IELTS và bằng Thạc sĩ TESOL. Cách dạy này buộc học viên phải nói ra phần mình vừa hiểu, nên chỗ hiểu lệch lộ ra ngay thay vì nằm im trong đầu.
Khoá Tiếng Anh giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE dạy theo tình huống công việc và sửa lỗi ngay khi học viên nói. Cô Vương Ngọc Anh tham gia hỗ trợ học viên trong các buổi luyện. Bạn có thể mang đúng nội dung mình đang trao đổi với đối tác để phần luyện sát với việc đang làm.
- Luyện theo đúng nội dung bạn đang trao đổi: đọc ngược mốc thời gian, hỏi lại số lượng, chốt bằng thư xác nhận.
- Giáo viên sửa lỗi ngay khi bạn nhắc lại nội dung, trước khi bạn gửi cho đối tác thật.
- Bạn học 1 kèm 1 online, theo ca làm việc của mình.
Freetalk English là thương hiệu của Công ty Cổ phần Fungroup, đào tạo tiếng Anh giao tiếp 1-1 online theo mô hình 1 Thầy 1 Trò từ tháng 8/2015.
Băn khoăn khi xác nhận đã hiểu đúng bằng tiếng Anh
- Gật đầu và câu “Okay” đã đủ để coi là chốt chưa?
- Nói lại nội dung có làm mất thời gian của đối tác không?
- Nên xác nhận trong khung chat hay gửi email?
Gật đầu và câu “Okay” đã đủ để coi là chốt chưa?
Chưa đủ, vì cả hai tín hiệu đó đều nói việc đang nghe chứ không nói việc đã nắm đúng nội dung. Cambridge định nghĩa chữ “nod” là động tác thể hiện sự đồng ý, sự chấp thuận hoặc lời chào, và định nghĩa đó không nhắc tới việc hiểu nội dung. Bạn hãy dùng cái gật đầu làm dấu hiệu để bắt đầu bước chống hiểu lầm, không dùng nó làm dấu hiệu kết thúc.
Nói lại nội dung có làm mất thời gian của đối tác không?
Một câu nhắc lại để xác nhận ngắn tốn ít thời gian hơn một lần làm lại việc đã hiểu sai. Bạn chỉ cần nói lại phần có số liệu hoặc mốc thời gian, không cần nhắc lại toàn bộ cuộc trao đổi. Khi hai bên đều không phải người bản ngữ, một câu nói lại là cách xác nhận hai bên đã hiểu đúng nhau bằng tiếng Anh rẻ nhất.
Nên xác nhận trong khung chat hay gửi email?
Cả hai kênh đều dùng được, nhưng chúng khác nhau ở mức lưu vết. Khung chat phù hợp với một chi tiết nhỏ cần trả lời nhanh, còn thư xác nhận phù hợp khi nội dung có số lượng, mốc thời gian hoặc cam kết trách nhiệm. Cambridge nêu ví dụ “All bookings must be confirmed in writing”, tức có loại nội dung mà bản nói không đủ để chốt. Bạn hãy chọn kênh theo việc hai bên có phải tra lại sau này hay không.
Muốn luyện nói lại nội dung với người thứ hai?
Bạn có thể nhờ một đồng nghiệp đóng vai đối tác và đổi con số trong hội thoại thành số thật của mình. Khi cần người nghe và sửa lại ngay lúc bạn nói lại nội dung, bạn tham khảo khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Khoá Tiếng Anh giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE luyện đúng cách xác nhận hai bên đã hiểu đúng nhau bằng tiếng Anh theo nội dung thật của học viên. Học viên luyện theo ca làm việc của mình, với giáo viên sửa lỗi ngay khi nghe phần nhắc lại. Bạn liên hệ Freetalk English tại freetalkenglish.edu.vn hoặc hotline 0902.466.499 để được tư vấn.
