Cuộc gọi với đối tác vừa vào phần quan trọng thì tiếng của họ đứt thành từng khúc, và bạn chỉ nghe được nửa câu cuối. Bạn có hai giây để quyết định nói gì, trong khi đầu vẫn đang ghép nốt phần vừa mất. Chỗ này quyết định cả cuộc trao đổi, vì câu xin nhắc lại nói đúng lúc thì giữ được việc. Một cái gật đầu cho qua thì thường dẫn tới làm sai.
Bài này luyện cách nghe và nói khi gọi điện, họp trực tuyến bằng tiếng Anh trong đúng tình huống đó. Bạn học cách phân biệt vấn đề âm lượng với việc không bắt kịp nghĩa. Bạn cũng học cách chọn mức xin nhắc lại theo người đang nói và cách xử lý khi tín hiệu mất giữa câu. Cả ba việc đó đều phải xong trong hai giây đầu sau khi bạn nghe hụt.
Bài này khác bài về cách nói trong cuộc họp bằng tiếng Anh. Bài đó là cuộc họp trực tiếp, nơi người nói nhìn thấy khẩu hình của nhau. Bài này là cuộc gọi điện và cuộc họp qua màn hình, nơi tín hiệu có thể mất giữa câu. Bạn cũng không nhìn thấy khẩu hình của người nói.
Khi chỉ còn kênh âm thanh, bạn mất luôn phần thông tin mà mắt vẫn thường đọc được. Cambridge ghi rõ rằng khi một người đang nói bằng điện thoại di động mà bị đứt tiếng, giọng của họ không còn nghe rõ nữa. Vì vậy vấn đề nằm ở đường truyền chứ không nằm ở vốn từ của bạn, và cách xử lý cũng khác hẳn.
Đoán phần bị mất là cách đắt nhất trong ba cách xử lý. Bạn đoán một mốc sai thì cả nhóm làm sai, rồi phải làm lại từ đầu. Một câu hỏi lại chỉ tốn vài giây, và người ở đầu dây bên kia không thấy phiền khi bạn hỏi đúng chỗ.
Ba việc bạn làm được sau buổi luyện này
- Chọn đúng mức xin nhắc lại theo người đang nói, từ đồng nghiệp cùng nhóm tới đối tác.
- Phân biệt câu nói về âm lượng với câu nói về việc bạn không bắt kịp nghĩa.
- Biết khi nào phải xin một bản viết thay vì hỏi lại thêm lần nữa.
Bạn có thể đặt buổi luyện này vào kế hoạch học tiếng Anh theo công việc đang làm. Hãy chọn đúng một cuộc gọi bạn từng có ở chỗ làm, rồi dùng chính cuộc gọi đó cho các phần bên dưới. Khi bạn thay tên việc và mốc thật của mình vào câu mẫu, bạn sẽ biết câu nào hợp với cách nói của phòng mình.
Mười hai từ và cụm từ dùng trong cuộc gọi và cuộc họp trực tuyến
Trước hết, bạn cần gọi đúng tên từng sự việc xảy ra trên đường truyền. “Break up” nói về việc giọng nói đứt quãng vì kết nối yếu, còn “cut off” nói về việc cuộc gọi bị ngắt hẳn giữa chừng. Hai việc này khác nhau, nên bạn phân biệt chúng trước khi chọn câu xử lý.
| Từ hoặc cụm | Nghĩa trong tình huống | Cụm đi kèm | Ví dụ tự luyện |
|---|---|---|---|
| break up | giọng nói đứt quãng vì kết nối yếu, nghe không rõ | you’re breaking up, you keep breaking up | Sorry, you’re breaking up. Could you repeat the last part? |
| cut off | cuộc gọi bị ngắt giữa chừng, hai bên mất liên lạc | get cut off, be cut off | We got cut off before she gave me the code. |
| catch | nghe được tới mức hiểu hoặc nhớ được | didn’t catch that, catch the last part | Sorry, I didn’t catch that. Could you say it again? |
| speak up | nói to hơn để người khác nghe được | speak up a little | Could you speak up a little, please? |
| slow down | nói chậm lại | slow down a little | Could you slow down a little when you get to the numbers? |
| connection | đường liên lạc giữa hai người qua điện thoại | a bad connection, a poor connection | This is a bad connection. Could you repeat that? |
| line | đường dây điện thoại | the line was bad, on the line | Sorry, the line was bad for a moment. |
| hold on | chờ một lát | hold on a moment, hold on a second | Hold on a moment. I will check the file. |
| mute | tắt tiếng của thiết bị | on mute, mute your microphone | You’re on mute. We can’t hear you. |
| repeat | nói lại lần nữa | repeat the last part, repeat that | Would you mind repeating the last part? |
| pardon | cách hỏi lại lịch sự khi không nghe được | pardon, I beg your pardon | Pardon, I didn’t hear the last thing you said. |
| sorry | mở đầu câu xin nhắc lại cho mềm | sorry, I didn’t catch that | Sorry, could you say that again? |
Mười hai mục trên đủ để bạn xử lý phần lớn trục trặc của một cuộc gọi công việc. Bạn chưa cần thêm một danh sách thuật ngữ chuyên ngành, vì phần khó nằm ở việc chọn đúng câu cho đúng sự việc. Một lưu ý về mức trang trọng: cụm “I beg your pardon” còn được dùng để tỏ ý bị xúc phạm. Vì vậy bạn chỉ dùng “pardon” ở dạng ngắn khi cần hỏi lại.
Phân biệt câu nói về âm lượng với câu nói về việc không bắt kịp nghĩa
Cặp câu dễ lẫn nhất trong tình huống này là “I can’t hear you” và “I didn’t catch that”, vì cả hai đều dịch ra tiếng Việt gần giống nhau. Cambridge định nghĩa “hear” là tiếp nhận âm thanh bằng tai, và lấy ví dụ đúng tình huống này: “You’ll have to speak up, I can’t hear you.”. Còn “catch” trong nhóm nghĩa nghe nhìn được định nghĩa là nghe được tới mức hiểu hoặc nhớ. Ví dụ đi kèm nói về việc không nghe kịp vì tiếng ồn xung quanh.
Vì vậy, bạn dùng “I can’t hear you” khi âm thanh không tới tai mình. Bạn dùng “I didn’t catch that” khi âm thanh vẫn tới nhưng chưa ghép kịp thành nghĩa. Chọn sai câu thì người kia nói to hơn trong khi điều bạn cần là họ nói lại chậm hơn. Cambridge cũng có sẵn ví dụ cho câu thứ hai trong mục từ “sorry”: “Sorry, I didn’t catch what you said.”.
Cụm cố định khi tín hiệu mất giữa câu
Ngoài ra, có ba cụm bạn nên nhớ nguyên khối vì chúng không ghép theo quy tắc nào. “You’re breaking up” dùng khi tiếng của người kia đứt quãng. Cambridge định nghĩa cụm này là việc giọng nói không còn nghe rõ khi đang nói bằng điện thoại di động. “We got cut off” dùng khi cuộc gọi bị ngắt hẳn, và từ điển xếp cụm “cut someone off” ở dạng thường dùng bị động. “You’re on mute” dùng khi micro của người kia đang tắt. Từ điển ghi nghĩa động từ “mute” là làm cho một người không thể được nghe thấy, ví dụ khi dùng phần mềm họp trực tuyến.
Ba cụm đó chỉ nói về tình trạng đường truyền, không nói về năng lực nghe của ai. Nếu bạn dùng chúng khi bản thân chưa hiểu nội dung, người đối thoại sẽ đi kiểm tra thiết bị thay vì giải thích lại điều bạn hỏi.
Cách nghe và nói khi gọi điện, họp trực tuyến bằng tiếng Anh qua chín mẫu câu
Cùng một việc xin nhắc lại, bạn nói ngắn với đồng nghiệp cùng bàn và dùng lời mở đầu mềm hơn khi nói với đối tác. Bảng dưới chia chín câu theo ba mức, và cột cuối ghi rõ dùng với ai cùng dùng ở kênh nào. Ba mức này là gợi ý sử dụng, không phải quy định rằng mỗi chức danh chỉ nghe được một loại câu.
| Mức trang trọng | Câu tiếng Anh | Dùng với ai và kênh nào |
|---|---|---|
| Thân mật | Sorry, I didn’t catch that. Can you say that again? | Đồng nghiệp cùng nhóm, gọi nội bộ trong ngày. |
| Thân mật | Hold on, you’re breaking up. Let me call you back. | Đồng nghiệp cùng nhóm, gọi điện thoại khi mạng trễ. |
| Thân mật | Sorry, go ahead. I think we were both talking at once. | Đồng nghiệp cùng nhóm, họp trực tuyến khi hai người nói cùng lúc. |
| Trung tính | Could you say that again a little more slowly, please? | Tổ trưởng, gọi điện thoại khi bạn cần ghi lại nội dung. |
| Trung tính | Could you speak up a little? I can’t hear you clearly. | Tổ trưởng, họp trực tuyến khi âm thanh nhỏ. |
| Trung tính | Let me repeat that back to you: the delivery has moved to Thursday. | Người vừa đọc số liệu cho bạn, gọi điện thoại. |
| Trang trọng hơn | Would you mind repeating the last part? I didn’t catch the deadline. | Đối tác, gọi điện thoại khi câu vừa rồi có mốc thời gian. |
| Trang trọng hơn | Is this still a good time for a short call, or should I call you back? | Đối tác, mở đầu cuộc gọi khi bạn gọi ngoài giờ đã hẹn. |
| Trang trọng hơn | Thank you for your time. I will send the file by email right after this call. | Đối tác, kết thúc cuộc gọi. |
Khi chọn câu, bạn để ý tới mức trang trọng mà Cambridge ghi cho từng cách hỏi. Trang ngữ pháp về lời yêu cầu xếp can, could, would you mind if và may vào nhóm lịch sự và gián tiếp, còn can you và will you thì thân mật hơn (Cambridge Dictionary). Bài dùng dạng would you mind cộng động từ đuôi ing, và mục từ repeat có ví dụ cho đúng dạng này: “Would you mind repeating what you just said?”. Vì vậy câu mở đầu bằng “Could you” và “Would you mind” phù hợp hơn khi bạn nói với đối tác, còn “Can you” phù hợp trong nhóm của mình.
Xin nhắc lại với sếp khác với đồng nghiệp thế nào
Ngoài ra, cùng một câu hỏi lại nhưng hai người nhận cần hai cách nói khác nhau. Với đồng nghiệp cùng nhóm, bạn nói thẳng phần chưa nghe được và không cần mở đầu dài, vì cả hai đang cùng giải một việc. Với sếp trực tiếp, bạn thêm một câu nói rõ bạn đã nắm phần nào rồi mới hỏi phần còn lại. Với đối tác, bạn mở đầu bằng một lời xin lỗi ngắn rồi mới nêu phần cần nhắc lại.
Cách chia này dựa trên mức trang trọng của từng cách hỏi, không dựa trên chức danh. Bạn thử đọc to ba câu ở ba mức trong bảng rồi tự nghe xem câu nào hợp với người đang ở đầu dây bên kia. Cách này giúp bạn không nói quá thân mật với đối tác, và cũng không nói quá khách sáo với người ngồi cạnh mình.
Câu xin nhắc lại trong cuộc họp đông người
Trong cuộc họp trực tuyến có nhiều người, bạn nên nêu tên người mình đang hỏi và khoanh vùng phần mình chưa nghe rõ. Trang ngữ pháp của Cambridge có ví dụ nêu đích danh người được nhờ trong một câu yêu cầu lịch sự. Việc gọi tên người nghe vì vậy là cách nói bình thường trong tiếng Anh. Câu “Sorry, I didn’t catch the part about the second batch” cho cả nhóm biết bạn hỏi phần nào, và người phụ trách phần đó sẽ trả lời.
Nếu bạn chỉ nói “Could you repeat that?” giữa cuộc họp đông người, cả nhóm phải đoán xem bạn đang hỏi ai. Khi bạn nêu tên và nêu phần, người trả lời biết mình cần nói lại đúng đoạn nào. Cách này cũng giữ cho cuộc họp không dừng lại quá lâu vì một câu hỏi chung chung.
Ngữ pháp trục: câu hỏi lịch sự gián tiếp và thể bị động khi chưa nghe rõ
Phần ngữ pháp của bài gồm hai nửa, và cả hai đều nhằm giữ cho cuộc trao đổi đi tiếp khi tín hiệu có vấn đề. Nửa thứ nhất là cách hỏi lại cho lịch sự, với những từ như could, would và mind thay cho mệnh lệnh trần. Nửa thứ hai là thể bị động dùng khi đường dây bị ngắt, tức lúc không ai muốn quy trách nhiệm cho ai.
Trang ngữ pháp về lời yêu cầu của Cambridge ghi rằng người nói thường yêu cầu theo cách lịch sự và gián tiếp, không dùng mệnh lệnh trần. Trang này cũng nêu các từ hay dùng là can, could, would you mind if và may, kèm ghi chú rằng can you và will you thì thân mật hơn. Trang về phép lịch sự nói thêm rằng người nói thường tránh nói quá trực tiếp và dùng những từ làm mềm câu.
| Câu trần, dễ nghe như ra lệnh | Câu thêm từ làm mềm | Việc từ thêm vào làm |
|---|---|---|
| Repeat the last part. | Would you mind repeating the last part? | Đổi hẳn cấu trúc sang dạng lịch sự và gián tiếp. |
| Speak slowly. | Could you slow down a little, please? | Thêm could, a little và please để hạ mức trực tiếp. |
| Speak up. | Could you speak up a little? | Thêm could và a little để câu không còn là mệnh lệnh. |
| Call me back. | Could you call me back in five minutes, please? | Thêm could và please để câu không còn là mệnh lệnh. |
Ba mức lịch sự của câu hỏi lại
Ba mức trong bảng mẫu câu không phải một thang có sẵn trong từ điển, mà là cách chia của bài để bạn dễ chọn. Việc chọn mức phụ thuộc người nghe và phụ thuộc việc bạn đang nói trong cuộc gọi nội bộ hay với bên ngoài. Một mức rất ngắn như “Sorry?” hoặc “Pardon?” dùng được khi bạn đã thân với người kia và câu vừa rồi không quan trọng.
Đến đây, câu hỏi thường gặp là nên dùng mức nào khi chưa đoán được người nghe. Cách chắc nhất là chọn mức giữa: “Could you say that again, please?” vừa đủ lịch sự với người lạ, vừa không khách sáo quá với đồng nghiệp. Khi cuộc gọi chuyển sang phần số liệu hoặc mốc thời gian, bạn nâng lên mức trang trọng nhất và nói rõ phần bạn cần nghe lại.
Một lưu ý khi bạn dùng dạng “Would you mind”: câu trả lời đồng ý là “No, not at all”, còn trả lời “Yes” nghĩa là người kia không muốn làm. Đây là chỗ người học hay trả lời ngược, nên bạn để ý cả lúc nghe lẫn lúc nói.
Thể bị động khi đường dây bị ngắt
Nửa thứ hai của phần ngữ pháp liên quan tới việc cuộc gọi đứt giữa chừng. Từ điển Cambridge xếp cụm “cut someone off” vào nhóm nghĩa điện thoại. Mục từ này ghi rõ cụm đó thường dùng ở thể bị động, với ví dụ hai bên bị ngắt trước khi kịp nói hết thông tin. Bạn dùng “We got cut off” khi không rõ vì sao mất liên lạc, và dùng “The line went dead” khi muốn nói về chính đường dây.
Trang ngữ pháp về thể bị động giải thích lý do đằng sau cách nói đó. Cấu trúc bị động không nêu người gây ra được dùng khi người đó không quan trọng, không rõ, hoặc ai cũng thấy (Cambridge Dictionary). Trong cuộc gọi công việc, người gây ra việc mất tín hiệu thường không rõ. Thể bị động vì vậy là cách nói tự nhiên và cũng không quy lỗi cho ai.
| Câu chủ động, dễ thành quy lỗi | Câu bị động, dùng khi không rõ nguyên nhân | Ghi chú |
|---|---|---|
| Your network cut us off. | We got cut off. | Bỏ chủ ngữ chỉ người, chỉ còn sự việc. |
| You cut me off. | I was cut off in the middle of a sentence. | Câu không còn buộc tội người đang nói. |
| Someone dropped the call. | The call was dropped during the numbers. | Nêu thời điểm thay vì nêu người. |
| Câu cần sửa và cách sửa | Nội dung |
|---|---|
| Chưa hợp mức và sửa lần một | Chưa hợp mức: Speak slowly, please. Sửa: Could you slow down a little, please? |
| Sai và sửa lần hai | Sai: I can’t hear you. (khi âm thanh vẫn rõ mà bạn chưa ghép kịp nghĩa) Sửa: Sorry, I didn’t catch that. |
| Sai và sửa lần ba | Sai: You cut me off again. Sửa: Sorry, we got cut off again. Could you repeat the last part? |
Hội thoại: cuộc gọi với đối tác khi mạng trễ
Trong tình huống tự soạn này, Linh phụ trách đơn hàng xuất khẩu và đang nhận một cuộc gọi từ đối tác là bà Carter. Cuộc gọi vào phần hai nhãn hàng thì tiếng bị đứt, và bạn hãy đọc lời của bà Carter trước rồi thử trả lời vai Linh. Mục đích của phần này là để bạn tự nghe xem mình có xin nhắc lại đúng chỗ hay không.
| Người nói | Lời thoại | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| Ms Carter | Linh, is this still a good time for a short call? | Linh, giờ này còn tiện cho một cuộc gọi ngắn không? |
| Linh | Yes, it is. I have about twenty minutes. | Vâng, tiện. Em có khoảng hai mươi phút. |
| Ms Carter | Good. I would like to talk about the delivery date and the two labels you sent. | Tốt. Tôi muốn nói về ngày giao hàng và hai nhãn bạn đã gửi. |
| Linh | Sorry, you’re breaking up. Could you repeat the part about the labels, please? | Xin lỗi, tiếng chị đang đứt quãng. Chị nhắc lại phần về hai nhãn được không? |
| Ms Carter | Of course. The labels arrived, but the second one has the old code. | Tất nhiên. Hai nhãn đã tới, nhưng nhãn thứ hai còn mã cũ. |
| Linh | Let me repeat that back to you: the second label has the old code. | Em xin đọc lại để chị xác nhận: nhãn thứ hai còn mã cũ. |
| Ms Carter | That is right. Could you send the corrected file by Thursday? | Đúng rồi. Bạn gửi được tệp đã sửa trước thứ Năm không? |
| Linh | Yes, I will send it by Thursday and confirm it by email. Thank you for your time. | Vâng, em sẽ gửi trước thứ Năm và xác nhận qua email. Cảm ơn chị đã dành thời gian. |
Linh lần lượt xin nhắc lại đúng phần bị mất, đọc lại mã hàng để đối tác xác nhận, rồi chốt việc bằng một mốc cụ thể. Ở lượt thứ tư, Linh nói rõ tiếng đứt quãng chứ không nói mình không hiểu, nên bà Carter chỉ cần đọc lại phần vừa rồi. Việc đọc lại để chốt nội dung là kỹ thuật riêng của lớp cách xác nhận hai bên đã hiểu đúng nhau khi nói tiếng Anh. Bài này chỉ dùng nó cho một con số vừa nghe qua điện thoại.
Năm câu luyện tập và đáp án
Chọn một đáp án đúng cho mỗi câu. Các phương án sai được thiết kế để kiểm tra đúng một điểm đã nêu trong bài, không yêu cầu bạn đoán câu nào trang trọng nhất.
- Bạn nghe được tiếng nhưng chưa ghép kịp nghĩa. Câu nào nói đúng vấn đề của bạn? A. I can’t hear you. B. I didn’t catch that. C. You’re on mute. D. I’ll let you go.
- Bạn đang ghi lại số liệu nên cần người kia nói chậm lại. Câu nào làm việc đó? A. Could you slow down a little when you get to the numbers? B. Could you speak up a little, please? C. Could you repeat the last part? D. Could you hold on a moment?
- Bạn muốn xin đối tác nhắc lại phần cuối ở mức trang trọng nhất. Câu nào đúng nhất? A. Say again. B. Again, please. C. Would you mind repeating the last part? D. What did you say?
- Bạn vừa nghe một mã hàng và muốn đọc lại cho người kia xác nhận. Câu nào làm việc đó? A. Let me repeat that back to you: the code is A24. B. Could you say the code again, please? C. I did not catch the code at all. D. The code is not important now.
- Câu nào vừa cảm ơn vừa nói rõ việc bạn sẽ làm tiếp? A. I think we can finish here. B. I have no more questions. C. Goodbye for now. D. Thank you for your time. I will send the file by email.
Đáp án: 1B, 2A, 3C, 4A, 5D. Ở câu 1, âm thanh vẫn tới tai nên vấn đề là chưa bắt kịp nghĩa. Ở câu 2, câu xin nói chậm lại dùng “slow down”, còn “speak up” là xin nói to hơn. Ở câu 3, dạng “Would you mind” là cách hỏi lịch sự và gián tiếp nên hợp với đối tác. Ở câu 4, việc đọc lại một con số vừa nghe là bước tự xác nhận trước khi ghi vào hồ sơ. Ở câu 5, một câu kết tốt nói được cả lời cảm ơn và việc sẽ làm tiếp.
Nếu chọn sai, bạn nói lại câu đúng rồi thay một chi tiết bằng việc của mình. Chẳng hạn, thay mã hàng A24 bằng mã bạn vừa nghe trong tuần này, và thay thứ Năm bằng mốc thật của đơn hàng. Mục tiêu là dùng câu để giữ đúng nội dung, không chỉ nhớ đáp án.
Ba lỗi cần tránh khi gọi điện và họp trực tuyến bằng tiếng Anh
Ba lỗi dưới đây đều xảy ra khi bạn đang vội, thường là lúc cuộc gọi đã vào phần quan trọng và có người đang chờ câu trả lời. Mỗi lỗi đi kèm một cặp câu để bạn đối chiếu. Cả ba đều là lỗi cách nói, không phải lỗi ngữ pháp khó.
Thứ nhất, lẫn câu nói về âm lượng với câu nói về việc không bắt kịp nghĩa. Khi âm thanh vẫn tới tai mà bạn chưa ghép kịp, câu “I can’t hear you” khiến người kia nói to hơn thay vì nói lại chậm hơn. Câu sai: I can’t hear you. (trong khi bạn nghe rõ tiếng nhưng chưa hiểu). Câu đúng: Sorry, I didn’t catch that. Could you say it again a little more slowly? Người đối thoại chỉ sửa đúng việc bạn cần khi bạn gọi đúng tên vấn đề.
Thứ hai, xin nhắc lại bằng mệnh lệnh trần. Câu “Speak slowly” hoặc “Repeat” đúng ngữ pháp nhưng đọc lên nghe như ra lệnh. Trang ngữ pháp của Cambridge ghi rõ mệnh lệnh rất trực tiếp khi dùng để yêu cầu. Câu sai: Speak slowly and repeat the code. Câu đúng: Could you slow down a little and repeat the code, please? Thêm “could”, “a little” và “please” là đủ để câu xuống mức trò chuyện bình thường.
Thứ ba, hỏi lại thêm lần nữa thay vì đổi cách. Sau hai lần xin nhắc lại mà bạn vẫn chưa rõ, lần thứ ba thường cũng không giúp gì vì phần mất tín hiệu nằm ở đường truyền. Câu sai: Sorry, could you repeat that one more time? (lần thứ ba với cùng một cách). Câu đúng: I’m still not sure about the code. Could you send it in writing after the call? Khi con số đã có bản viết, bạn kiểm lại được bất cứ lúc nào thay vì phụ thuộc vào việc nghe.
| Bạn đang vướng ở đâu? | Hướng sửa |
|---|---|
| Nghe được tiếng nhưng không hiểu kịp | Xin người kia nói lại chậm hơn, đừng xin nói to hơn. |
| Không chắc mình nghe đúng một con số | Đọc lại con số cho người kia xác nhận ngay trong cuộc gọi. |
| Đã hỏi lại hai lần mà vẫn chưa rõ | Xin một bản viết sau cuộc gọi thay vì hỏi thêm lần thứ ba. |
Khi nào nên chuyển từ gọi điện sang nhắn tin cho chắc
Ngưỡng đơn giản của bài là loại nội dung, không phải độ dài cuộc gọi. Khi nội dung có một con số, một mã hàng, một địa chỉ hoặc một mốc thời gian, bạn nên xin một bản viết. Lý do là từ điển ghi rõ đường dây điện thoại có thể bị ngắt giữa lúc hai bên đang nói. Một mã hàng nghe sai một ký tự sẽ tốn nhiều thời gian hơn hẳn một dòng tin nhắn xác nhận.
Cách làm gọn nhất là nói ngay trong cuộc gọi rằng bạn sẽ gửi lại nội dung bằng văn bản sau khi kết thúc. Trang ngữ pháp về lời yêu cầu của Cambridge có mục riêng cho các câu dùng trong thư và email trang trọng. Bạn có sẵn mẫu câu cho bước gửi bản viết. Người nhận cũng biết trước là sẽ có một dòng xác nhận, nên họ không phải nhớ lại cuộc gọi.
Khi nào không nên xin nhắc lại nữa mà nên đổi cách
Ngưỡng thứ hai là số lần bạn đã hỏi. Sau hai lần xin nhắc lại mà phần quan trọng vẫn chưa rõ, bạn đổi cách thay vì hỏi lại lần thứ ba. Từ điển ghi “pardon” là cách hỏi lại lịch sự khi không nghe được, nhưng không có nghĩa là hỏi lại nhiều lần thì càng tốt. Hỏi lại liên tục còn làm người kia mất thời gian đọc lại những phần bạn đã nắm.
Cách đổi phù hợp nhất trong công việc là xin một bản viết, và nói rõ bạn sẽ kiểm lại rồi phản hồi. Nếu việc đang gấp, bạn hẹn gọi lại sau vài phút để đường truyền ổn hơn. Điều cần tránh là gật đầu cho qua rồi tự đoán, vì phần bạn đoán sai sẽ do chính bạn làm lại.
Nếu vấn đề của bạn là chưa hiểu nghĩa chứ không phải nghe không rõ, bạn xử lý theo cách nói chưa hiểu và nhờ giúp bằng tiếng Anh. Hai tình huống này cần hai cách nói khác nhau, và nhận đúng tình huống là bước đầu tiên.
Nếu bạn muốn luyện phần xử lý tín hiệu theo đúng công việc của mình, bạn xem khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Năm câu tiếng Anh dùng được ngay trong cuộc gọi
Năm câu dưới đây dùng được ngay khi bạn nghe không rõ trong cuộc gọi kế tiếp. Bạn hãy chọn hai câu gần nhất với công việc của mình và luyện với nội dung thật. Khi đã dùng được hai câu đó, bạn thêm dần các câu còn lại theo nhu cầu.
- Sorry, you’re breaking up. Could you repeat the last part?
- Sorry, I didn’t catch that. Could you say it again a little more slowly?
- Could you speak up a little? I can’t hear you clearly.
- Let me repeat that back to you: the delivery has moved to Thursday.
- Is this still a good time, or should I call you back?
FTE luyện cách nghe và nói khi gọi điện và họp trực tuyến như thế nào
Ở tình huống tín hiệu bị ngắt giữa câu, cô Nguyễn Thị Ngọc cho học viên xử lý một đoạn âm thanh bị ngắt. Đoạn đó bị cắt trước khi học viên kịp nghe hết. Cô dừng lại ở đúng câu học viên định đoán cho qua. Chỗ đoán mò vì vậy lộ ra ngay trong buổi học, thay vì đợi tới lúc cả nhóm đã làm sai. Cô có hơn 9 năm kinh nghiệm giảng dạy, hơn 2000 giờ dạy online, chứng chỉ 7.5 IELTS và bằng Thạc sĩ TESOL.
Khoá giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE luyện theo nội dung thật mà học viên đang phải nghe ở công ty. Giáo viên sửa ngay tại chỗ khi câu xin nhắc lại bị lệch mức trang trọng. Cô Vương Ngọc Anh tham gia hỗ trợ học viên trong các buổi luyện. Lịch học xếp theo ca làm việc, nên bạn không phải nghỉ giữa ngày để đi học.
- Luyện đúng nội dung bạn đang phải nghe: chọn mức xin nhắc lại, phân biệt âm lượng với nghĩa, và biết khi nào xin bản viết.
- Giáo viên nghe phần bạn nói trong cuộc gọi và sửa ngay chỗ lệch mức trang trọng, trước khi bạn dùng với đối tác thật.
- Học 1 kèm 1 online, lịch xếp theo ca làm việc của bạn.
Freetalk English là thương hiệu của Công ty Cổ phần Fungroup, đào tạo tiếng Anh giao tiếp 1-1 online theo mô hình 1 Thầy 1 Trò từ tháng 8/2015.
Băn khoăn khi phải gọi điện và họp trực tuyến bằng tiếng Anh
- Nghe không rõ mà hỏi lại nhiều lần thì người kia có thấy phiền không?
- Trong cuộc họp trực tuyến, nên nói riêng hay nói trước cả nhóm?
- Xin nhắc lại bằng tin nhắn có bị coi là thiếu chuyên nghiệp không?
Nghe không rõ mà hỏi lại nhiều lần thì người kia có thấy phiền không?
Hai lần là mức bình thường, và người đang nói thường mong bạn hỏi hơn là mong bạn đoán. Vấn đề chỉ xuất hiện khi bạn hỏi lại bằng đúng một câu cho mọi lần, vì người kia phải đọc lại cả đoạn đã rõ. Bạn nêu tên phần chưa nghe được thì mỗi lần hỏi lại chỉ tốn một câu ngắn.
Trong cuộc họp trực tuyến, nên nói riêng hay nói trước cả nhóm?
Bạn nói trước cả nhóm khi phần chưa rõ liên quan tới việc chung, vì người khác cũng có thể đang cùng thắc mắc. Bạn nhắn riêng cho người phụ trách khi phần chưa rõ chỉ liên quan tới việc của bạn. Cách này giữ cho cuộc họp không bị ngắt nhiều lần bởi những câu hỏi riêng lẻ.
Xin nhắc lại bằng tin nhắn có bị coi là thiếu chuyên nghiệp không?
Không, và trong nhiều trường hợp đó là cách làm đúng. Khi nội dung có con số, mã hàng hoặc mốc thời gian thì một bản viết để tra lại luôn tốt hơn việc nhớ trong đầu. Bạn nói ngay trong cuộc gọi rằng bạn sẽ gửi lại bằng văn bản, để người kia biết trước là sẽ có một dòng xác nhận.
Muốn luyện phần xử lý tín hiệu với người nghe thật?
Bạn nhờ một đồng nghiệp đóng vai đối tác và đọc một đoạn có mã hàng, rồi tự tắt tiếng giữa đoạn để tập xử lý. Khi cần người nghe và sửa lại ngay lúc bạn nói, bạn tham khảo khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Khoá giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE có phần luyện riêng cho cách nghe và nói khi gọi điện, họp trực tuyến bằng tiếng Anh. Học viên xử lý đoạn âm thanh bị ngắt, còn giáo viên sửa ngay chỗ lặp lại câu hỏi quá nhiều lần. Học viên cũng ghi lại phần phải xin bằng văn bản. Bạn liên hệ Freetalk English tại freetalkenglish.edu.vn hoặc hotline 0902.466.499 để được tư vấn.
