Tám giờ tối, sếp nước ngoài nhắn trong khung chat: “Can you check the file tonight?”. Bạn đang ở ngoài đường, mở điện thoại ra, gõ đúng một chữ “Noted” rồi cất máy. Sáng hôm sau bạn mới biết sếp đã hiểu chữ đó là bạn nhận việc, còn bạn chỉ định nói rằng mình đã đọc tin. Tệp vẫn chưa ai kiểm tra, và cuộc gọi với khách đã bắt đầu.
Việc bạn phải xử lý trong tình huống đó là cách nhắn tin công việc bằng tiếng Anh sao cho ngắn mà người nhận vẫn biết chính xác mình vừa nhận được gì. Bạn cần đọc đúng mấy chữ viết tắt hay gặp trong chat. Bạn cần biết mình được bỏ chủ ngữ và trợ động từ tới đâu mà nghĩa vẫn còn. Cả ba việc này đều phải xong trong lúc bạn còn đang đi trên đường.
Bài này khác bài về cách viết email theo dõi sau cuộc trao đổi. Bài đó là một thư trang trọng, có lời chào, có chữ ký và thường được lưu lại trong hồ sơ. Bài này là tin nhắn ngắn trong khung chat, nơi luật lịch sự khác hẳn.
Tin nhắn ngắn không tự nó thành cộc. Cambridge gọi việc bỏ bớt thành phần trong câu là lược từ, và nói rõ đó là chuyện rất thường gặp trong giao tiếp thân mật, tới mức không ai thấy mình bị nói thiếu gì (Cambridge Dictionary). Chỗ dễ hiểu lầm nằm ở chỗ khác: khi bạn bỏ bớt từ, bạn thường bỏ luôn những chữ làm mềm câu. Giữ được mức lịch sự trong lúc rút ngắn câu vì vậy là việc chính của bài.
Các nhân vật và sự việc trong bài đều là ví dụ minh họa.
Ba việc bạn làm được sau buổi luyện này
- Đọc đúng ba chữ viết tắt hay gặp nhất trong chat công việc và biết chữ nào không nên dùng với sếp.
- Lược chủ ngữ và trợ động từ trong tin nhắn ngắn mà nghĩa vẫn còn, và biết ba trường hợp không được lược.
- Nhắn tin ngắn mà vẫn nói rõ việc mình nhận, người nhận việc và mốc mình hứa.
Bạn có thể đặt buổi luyện này vào kế hoạch học tiếng Anh theo công việc đang làm. Hãy chọn đúng một khung chat bạn đang dùng ở chỗ làm, rồi dùng chính khung chat đó cho các phần bên dưới. Khi bạn thay tên việc và mốc thật của mình vào câu mẫu, bạn sẽ biết câu nào hợp với cách nói của phòng mình.
Nếu chưa chắc trình độ giao tiếp của mình đang ở đâu, bạn có thể tự kiểm tra bằng bài test trực tuyến của FTE trước khi luyện: chọn đối tượng người lớn, đúng ngữ cảnh giao tiếp và trình độ mình đang có, hai kỹ năng Nghe và Đọc ra kết quả ngay, còn hai kỹ năng Nói và Viết cần giáo viên chấm lại.
Mười hai từ và cụm từ dùng trong tin nhắn công việc
Trước hết, bạn cần gọi đúng tên từng việc mình đang làm trong khung chat. “FYI” chỉ báo cho người kia biết một thông tin, còn “TBC” nói rằng thông tin đó chưa chốt. Hai chữ này khác nhau, nên bạn phân biệt chúng trước khi gõ.
| Từ hoặc cụm | Nghĩa trong tình huống | Cụm đi kèm | Ví dụ tự luyện |
|---|---|---|---|
| FYI | báo cho người kia một thông tin, không cần trả lời | FYI, just FYI | FYI, the client moved our call to four. |
| ASAP | càng sớm càng tốt, nhưng không nói rõ là khi nào | reply ASAP, send it ASAP | Please reply ASAP so we can book the room. |
| TBC | chưa chốt, sẽ xác nhận sau | date TBC, still TBC | The launch date is still TBC. |
| noted | đã đọc và đã ghi nhận lại | noted, noted with thanks | Noted. I will check the file first thing tomorrow. |
| note | ghi lại một việc để nhớ, hoặc ghi lại cho người khác | note it down, please note | I have noted your change on page two. |
| deadline | mốc mà việc phải xong | meet a deadline, miss a deadline | The deadline for the file is Friday. |
| follow up | theo tiếp một việc đã trao đổi | follow up on, follow it up | I will follow up on the invoice tomorrow. |
| heads-up | báo trước để người kia chuẩn bị, dùng trong nhóm thân | give someone a heads-up | Thanks for the heads-up about the meeting. |
| urgent | gấp, cần được ưu tiên xử lý | urgent request, mark it urgent | It is urgent, but it can wait until tomorrow morning. |
| reminder | tin nhắn nhắc lại một việc | a quick reminder, send a reminder | Just a reminder that the file is due today. |
| update | đưa thông tin mới nhất cho ai | update someone on something | I will update you on the numbers after lunch. |
| acknowledge | ghi nhận rõ ràng là đã nhận được, mạnh hơn “noted” | acknowledge receipt | Please acknowledge receipt so I know you have seen it. |
Mười hai mục trên đủ để bạn xử lý phần lớn tin nhắn trong một ngày làm việc. Bạn chưa cần học một danh sách thuật ngữ chuyên ngành dài, vì phần khó của tin nhắn công việc nằm ở chỗ nói đủ ý trong ít chữ, không nằm ở số lượng từ.
Ba chữ viết tắt dùng được ngay, và ba chữ nên bỏ
Trong nhóm chữ viết tắt, ba chữ bạn dùng được ngay là FYI, ASAP và TBC. Cambridge định nghĩa FYI là chữ viết tắt dùng khi viết, chẳng hạn trong email, khi bạn báo cho ai một thông tin mà bạn nghĩ người đó nên biết. TBC được định nghĩa là viết tắt của “to be confirmed”, dùng khi một việc chưa được quyết hoặc chưa ai biết. Còn ASAP chỉ được định nghĩa là viết tắt của “as soon as possible”, không kèm ghi chú nào về mức lịch sự.
Ba chữ quen thuộc khác là EOD, COB và NP. Phiên này tra từ điển và không thấy nghĩa công việc cho cả ba, nên bài không dạy chúng. Nếu phòng bạn đã dùng quen, bạn cứ dùng, nhưng hãy viết rõ nghĩa một lần trong tin nhắn đầu tiên gửi cho người mới.
“Noted” khác gì đồng ý
Đến đây là chỗ hay hiểu sai nhất. Từ điển định nghĩa động từ “note” là ghi nhận, chú ý tới hoặc ghi lại một việc. Vậy “Noted” chỉ nói rằng bạn đã đọc và đã ghi lại thông tin, chứ không nói rằng bạn đồng ý làm việc đó. Muốn nói rõ mình đã nhận việc, bạn thêm một câu nói việc mình sẽ làm và mốc mình hứa.
| Bạn định nói gì | Câu dễ bị hiểu sai | Câu nói rõ hơn |
|---|---|---|
| Chỉ mới đọc tin | Noted. | Noted, thanks. |
| Đã nhận việc và sẽ làm | Noted. | Noted. I will send the file by nine tomorrow. |
| Chưa quyết được | Noted. | Noted. I will confirm with my manager and reply by noon. |
Nếu bạn cần chốt nội dung cho chắc, bạn dùng kỹ thuật đọc lại để người kia xác nhận, và bài đó là cách xác nhận hai bên đã hiểu đúng nhau khi nói tiếng Anh. Ở đây bạn chỉ cần nhớ một điều: ghi nhận và đồng ý là hai việc khác nhau.
Cụm “Got it” chỉ dùng trong nhóm của mình, và bạn thấy nó ở dòng thứ hai của nhóm mức thân mật trong bảng chín mẫu câu bên dưới. Với sếp và với đối tác, bạn mở đầu bằng “Noted” rồi nói rõ việc mình sẽ làm và mốc, như dòng thứ hai của bảng ba dòng ngay trên.
ASAP có bất lịch sự không
ASAP không tự nó bất lịch sự. Nó chỉ thiếu thông tin: “as soon as possible” không cho người nhận biết khi nào bạn cần. Cambridge xếp câu mệnh lệnh vào nhóm rất trực tiếp khi dùng để yêu cầu, nên một tin nhắn chỉ có “Send it ASAP.” đọc lên giống ra lệnh hơn là một tin nhắn lịch sự.
Cách xử lý gọn nhất là giữ ASAP và thêm mốc cụ thể, hoặc bỏ ASAP và thay bằng mốc. Câu “Please send it ASAP” đã mềm hơn, nhưng câu “Could you send it by four this afternoon?” vẫn rõ hơn hẳn, vì người nhận biết chính xác cần xong lúc nào. Với việc thật gấp, bạn thêm một câu nói vì sao gấp.
Cách nhắn tin công việc bằng tiếng Anh qua chín mẫu câu
Cùng một việc nhận tin, bạn nhắn ngắn với đồng nghiệp cùng bàn và dùng lời mở đầu mềm hơn khi nhắn với đối tác. Bảng dưới chia chín câu theo ba mức, và cột cuối ghi rõ dùng với ai cùng dùng ở kênh nào. Ba mức này là cách chia của bài để bạn dễ chọn, không phải quy định rằng mỗi chức danh chỉ nhận được một loại câu.
| Mức trang trọng | Câu tiếng Anh | Dùng với ai và kênh nào |
|---|---|---|
| Thân mật | Quick one: can you check the second page? | Đồng nghiệp cùng nhóm, nhắn trong khung chat chung. |
| Thân mật | Got it. I’ll send the file before lunch. | Đồng nghiệp cùng nhóm, nhắn ngay sau khi đọc tin. |
| Thân mật | On it. I’ll update you in an hour. | Đồng nghiệp cùng nhóm, nhắn khi đã nhận việc. |
| Trung tính | Thanks for letting me know. I will check it first thing tomorrow. | Tổ trưởng, nhắn khi nhận tin ngoài giờ làm. |
| Trung tính | Could you send me the latest version when you have a minute? | Tổ trưởng, nhắn khi cần thêm tài liệu. |
| Trung tính | Thanks for your message. I will confirm the numbers by ten tomorrow. | Sếp trực tiếp, nhắn khi cần nói rõ mình sẽ xác nhận lại. |
| Trang trọng hơn | Thank you for your message. I will review the file at eight tomorrow morning. | Sếp mới hoặc đối tác, nhắn khi tin đến ngoài giờ. |
| Trang trọng hơn | Would it be all right if I sent the report by Thursday instead? | Đối tác, nhắn khi cần xin lùi mốc. |
| Trang trọng hơn | I am sorry for the late reply. I will send the file within the hour. | Đối tác, nhắn khi trả lời muộn. |
Khi chọn câu, bạn để ý tới một quy luật có sẵn trong ngữ pháp tiếng Anh. Cambridge ghi rằng người nói thường yêu cầu theo cách lịch sự và gián tiếp. Trang này xếp can, could, would you mind if cùng may vào nhóm đó, còn can you và will you thì thân mật hơn (Cambridge Dictionary). Vì vậy câu mở bằng “Could you” và “Would it be all right if” phù hợp hơn khi bạn nhắn với đối tác, còn “Can you” phù hợp trong nhóm của mình.
Nhắn cho sếp khác nhắn cho đồng nghiệp ở chỗ nào
Cùng một việc nhận tin, nhưng hai người nhận cần hai thứ khác nhau. Đồng nghiệp cùng nhóm đã biết bối cảnh, nên bạn chỉ cần nói việc mình sẽ làm và mốc, không cần mở đầu. Sếp cần biết bạn đã hiểu đúng việc gì và khi nào có kết quả, nên bạn thêm một câu nói rõ việc đó. Với đối tác, bạn mở đầu bằng một lời cảm ơn ngắn hoặc một lời xin lỗi nếu trả lời muộn.
Cách chia này dựa trên nghi thức giao tiếp chứ không dựa trên chức danh. Từ điển xếp “heads-up” vào nhóm thân mật, với nghĩa là báo trước cho ai để người đó chuẩn bị, nên bạn dùng từ đó trong nhóm của mình. Khi nói với người ngoài nhóm, bạn thay bằng một câu nói rõ việc cần chuẩn bị, và tăng mức lịch sự bằng một lời cảm ơn hoặc một lời xin lỗi ngắn.
Chỗ này cũng là chỗ dễ mất lịch sự nhất khi bạn rút ngắn tin nhắn. Bạn thử đọc to ba câu ở ba mức trong bảng rồi tự nghe xem câu nào hợp với người đang ở đầu bên kia. Cách này giúp bạn không nói quá thân mật với đối tác, và cũng không quá khách sáo với người ngồi cạnh mình.
Tin nhắn ngoài giờ: nói gì để không phải hứa
Tin nhắn đến lúc tám giờ tối thường không phải việc cần làm ngay trong đêm. Bạn xử lý bằng ba phần: xác nhận đã đọc, nói rõ khi nào bạn bắt đầu, và nói rõ khi nào bạn gửi kết quả. Đó là lý do câu “Noted. I will check the file at eight tomorrow morning.” tốt hơn hẳn câu “Noted.” đứng một mình.
Bạn không cần hứa làm ngay trong đêm, và cũng không nên để tin nhắn nằm im. Một câu hoãn lịch sự nói rõ mốc bạn quay lại sẽ giữ được việc mà không phá buổi tối của bạn. Nếu tin nhắn có số liệu hoặc mốc chót, bạn xin một dòng xác nhận trước khi gửi kết quả.
Ngữ pháp trục: lược chủ ngữ và trợ động từ trong tin nhắn ngắn
Phần ngữ pháp của bài gồm hai nửa. Nửa thứ nhất là việc bạn được bỏ thành phần nào trong tin nhắn ngắn. Nửa thứ hai là ba trường hợp bạn không được bỏ, dù tin nhắn đang rất ngắn. Cả hai nửa đều nhằm giữ cho tin nhắn vừa gọn vừa còn nghĩa.
Cambridge gọi việc bỏ bớt thành phần trong câu là lược từ, và định nghĩa đó là chuyện bỏ đi những thành phần mình vẫn thường dùng nếu viết đủ theo quy tắc ngữ pháp. Trang này cũng ghi rằng khi mình lược từ đúng chỗ thì không ai thấy mình đã bỏ sót gì, và việc đó rất thường gặp trong giao tiếp thân mật. Điều kiện để lược cũng được nêu rõ: nghĩa của câu phải rõ với cả hai bên.
| Câu viết đủ | Câu lược được | Điều kiện để lược |
|---|---|---|
| I will send the file tonight. | Will send the file tonight. | Người nhận biết bạn đang nói về mình, và câu chỉ thông báo việc bạn sẽ làm. |
| Have you finished the report? | Finished the report? | Câu hỏi trong hội thoại thân mật, khi cả hai đang nói về cùng một việc. |
| Are you free at four? | You free at four? | Bỏ trợ động từ, giữ chủ ngữ, khi câu hỏi rất ngắn và ngữ cảnh đã rõ. |
| It is still TBC. | Still TBC. | Câu nói về một trạng thái mà cả hai đã biết là đang nói về việc gì. |
Trang ngữ pháp của Cambridge cũng nêu một giới hạn đáng nhớ: trong hội thoại thân mật, cách lược cả chủ ngữ lẫn trợ động từ thường gặp ở câu hỏi. Câu trần thuật như dòng đầu bảng chỉ lược được khi người nhận biết chắc bạn đang nói về mình. Người viết cố ý bỏ cả hai phần đó khi nghĩa quá rõ, chứ không bỏ đại. Bạn thử đọc câu đã lược mà không có ngữ cảnh xem người khác có hiểu đúng không, rồi hãy quyết định giữ hay bỏ.
Ba trường hợp không được lược, dù tin nhắn đang rất ngắn
Nếu câu mang một yêu cầu, bạn giữ lại phần làm mềm câu. Câu “Could you check the second page?” lược thành “Check the second page.” thì thành mệnh lệnh trần, mà Cambridge ghi rõ mệnh lệnh rất trực tiếp khi dùng để yêu cầu. Bạn giữ “Could you” hoặc thay bằng một dạng lịch sự khác.
Nếu chủ ngữ của câu là tên một người khác, không phải “I” hay “you”, bạn viết đủ chủ ngữ. Câu “Thao will send the file by Friday.” lược thành “Will send the file by Friday.” thì người đọc không còn biết ai gửi. Bạn chỉ lược chủ ngữ khi chính bạn hoặc chính người đọc là người làm việc đó. Câu chỉ nói về một trạng thái mà cả hai bên đã biết là đang nói về việc gì thì cũng lược được chủ ngữ.
Nếu tin nhắn của bạn sẽ được chuyển tiếp cho người khác đọc, bạn viết đủ. Cambridge xếp lược từ vào nhóm đặc điểm của văn phong thân mật, và nói rõ văn phong trang trọng dùng trong tình huống nghiêm túc hoặc với người mình chưa quen. Một tin nhắn định dán vào biên bản hoặc gửi cho khách vì vậy nên viết đủ câu.
| Câu cần sửa và cách sửa | Nội dung |
|---|---|
| Sửa lần một, câu thành mệnh lệnh | Sai: Check the second page. (khi đang nhờ sếp) Sửa: Could you check the second page? |
| Sửa lần hai, mất việc mình đã nhận | Sai: Noted. (khi bạn định nói mình sẽ làm việc đó) Sửa: Noted. I will send the file by nine tomorrow. |
| Sửa lần ba, mất mốc | Sai: Will do it. Sửa: I will do it before lunch tomorrow. |
Nếu chính bạn chưa rõ nghĩa của tin nhắn nhận được, bạn xử lý theo cách nói chưa hiểu và nhờ giúp bằng tiếng Anh rồi mới trả lời. Đoán nghĩa rồi trả lời sai vẫn tốn thời gian hơn một câu hỏi ngắn.
Hội thoại: tám giờ tối sếp nhắn trong khung chat
Trong tình huống tự soạn này, Thảo là nhân viên hành chính nội bộ, còn sếp của Thảo là bà Novak. Tin nhắn đến lúc tám giờ tối, khi Thảo đang ở ngoài đường. Bạn hãy đọc lời bà Novak trước, rồi thử trả lời vai Thảo để kiểm tra xem mình có nói rõ việc đã nhận và mốc hay không.
| Người nói | Lời thoại | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| Ms Novak | Thao, can you check the file tonight? | Thảo, em kiểm tra lại tệp tối nay được không? |
| Thảo | Noted. | Đã ghi nhận. |
| Ms Novak | Thanks. I need the numbers before the client call. | Cảm ơn. Tôi cần số liệu trước cuộc gọi với khách. |
| Thảo | Of course. I can check it at eight tomorrow morning and send it by nine. | Dạ vâng ạ. Em kiểm tra lúc tám giờ sáng mai và gửi trước chín giờ. |
| Ms Novak | Nine is fine. Please put the changes in writing so I have them before the call. | Chín giờ được. Em ghi thay đổi ra văn bản để tôi có trước cuộc gọi. |
| Thảo | I will send the file and a short summary by nine. | Em sẽ gửi tệp và một đoạn tóm tắt trước chín giờ. |
| Ms Novak | Good. One more thing: the second page needs the new code. | Tốt. Còn một việc: trang thứ hai cần mã mới. |
| Thảo | Could you send me the code tonight? If it is TBC, I will use the old one and mark it. | Chị gửi em mã mới tối nay được không? Nếu chưa chốt thì em dùng mã cũ và ghi chú lại. |
Ở lượt thứ hai, Thảo gõ đúng một chữ “Noted”, và chính chữ đó làm bà Novak tưởng việc đã được nhận. Đến lượt thứ tư, Thảo mới nói rõ mốc, nên từ đó hai bên hiểu giống nhau. Ở lượt cuối, Thảo không đoán mã mới mà hỏi lại, và nói rõ mình sẽ làm gì nếu thông tin chưa chốt.
Năm câu luyện tập và đáp án
Chọn một đáp án đúng cho mỗi câu. Các phương án sai được thiết kế để kiểm tra đúng một điểm đã nêu trong bài, không yêu cầu bạn đoán câu nào trang trọng nhất.
- Bạn chỉ mới đọc tin và chưa muốn cam kết việc gì. Chữ nào nói đúng điều đó? A. Noted. B. Agreed. C. Confirmed. D. Done.
- Bạn trả lời tin nhắn ngoài giờ và cần nói rõ việc mình sẽ làm cùng mốc. Câu nào đúng nhất? A. Noted. B. Will check it at eight tomorrow and send it by nine. C. I cannot do it tonight. D. Maybe tomorrow.
- Câu nào KHÔNG được lược chủ ngữ theo bài? A. I will send the file tonight. B. Have you finished the report? C. Thao will send the file by Friday. D. It is still TBC.
- Sếp nhắn “Can you check the file tonight?” và bạn muốn hoãn lịch sự. Câu nào hợp nhất? A. No. B. Later. C. I can check it at eight tomorrow morning and send it by nine. D. Read your message.
- Câu nào nói rõ người nhận và mốc thời gian? A. Will do it. B. Done. C. Soon. D. I will send the numbers to Ms Novak by nine tomorrow.
Đáp án: 1A, 2B, 3C, 4C, 5D. Ở câu 1, “Noted” chỉ nói đã ghi nhận, còn “Agreed” là đã đồng ý và “Confirmed” là đã xác nhận chốt. Ở câu 2, câu trả lời đúng nói rõ việc sẽ làm kèm mốc, thay vì chỉ xác nhận đã đọc. Ở câu 3, câu có tên người chịu trách nhiệm nên phải giữ chủ ngữ, ba câu còn lại đều lược được khi ngữ cảnh rõ. Ở câu 4, việc kiểm tra tệp là việc của bạn và mốc buổi sáng là câu trả lời giữ được việc. Ở câu 5, câu đúng nói rõ gửi cho ai và gửi khi nào.
Nếu chọn sai, bạn nói lại câu đúng rồi thay một chi tiết bằng việc của mình. Chẳng hạn, thay “the file” bằng tên tài liệu bạn đang làm, và thay chín giờ bằng mốc bạn thật sự giữ được. Mục tiêu là dùng câu để giữ đúng việc, không chỉ nhớ đáp án.
Ba lỗi cần tránh khi nhắn tin công việc ngắn
Ba lỗi dưới đây đều xảy ra lúc bạn đang vội, thường là lúc một tin nhắn công việc đến ngoài giờ làm và bạn chỉ có vài giây để trả lời. Mỗi lỗi đi kèm một cặp câu để bạn đối chiếu. Cả ba đều là lỗi cách nói, không phải lỗi ngữ pháp khó.
Thứ nhất, coi “Noted” là đã đồng ý. Từ điển định nghĩa động từ “note” là ghi nhận hoặc ghi lại một việc, không có nghĩa nào là chấp thuận. Câu sai: Noted. (khi bạn định nói mình sẽ làm việc đó). Câu đúng: Noted. I will check the file at eight tomorrow morning. Chỗ này nguy hiểm vì hai bên cùng đọc một chữ mà hiểu hai việc khác nhau, và chỉ lộ ra khi đã tới hạn.
Thứ hai, lược chủ ngữ trong câu mang yêu cầu. Lỗi này xảy ra khi bạn rút ngắn cho nhanh và vô tình bỏ luôn phần làm mềm câu. Câu sai: Check the second page. (khi đang nhờ sếp). Câu đúng: Could you check the second page? Cambridge nói rõ mệnh lệnh rất trực tiếp khi dùng để yêu cầu, nên hai chữ “Could you” không phải phần trang trí.
Thứ ba, rút ngắn tới mức mất mốc. Tin nhắn càng ngắn thì mốc thời gian càng dễ bị bỏ, và tin nhắn không mốc thì không ai biết khi nào phải xong. Câu sai: Will do it. Câu đúng: I will do it before lunch tomorrow. Nếu việc đang chậm, bạn nói phần chậm theo cách báo lỗi và báo chậm tiến độ bằng tiếng Anh.
| Bạn đang vướng ở đâu? | Hướng sửa |
|---|---|
| Người nhận hiểu bạn đã đồng ý trong khi bạn chỉ mới đọc | Thêm một câu nói việc bạn sẽ làm và mốc bạn hứa |
| Tin nhắn đọc lên nghe như ra lệnh | Giữ lại phần làm mềm câu, hoặc thay mệnh lệnh bằng dạng câu hỏi lịch sự |
| Người nhận hỏi lại khi nào xong | Đặt mốc cụ thể ngay trong tin nhắn đầu tiên |
Khi nào nên chuyển từ chat sang email
Ngưỡng của bài là loại nội dung, không phải độ dài tin nhắn. Khi việc cần lưu vết để tra lại sau, khi có nhiều người phải duyệt, hoặc khi bạn đang cam kết một điều gì đó với bên ngoài, bạn chuyển sang email. Cambridge xếp văn phong trang trọng vào nhóm dùng trong tình huống nghiêm túc hoặc với người mình chưa quen. Trang này cũng ghi rõ việc lược từ thường thấy trong tin nhắn chứ không phải trong văn bản trang trọng.
Cách làm gọn nhất là nhắn một câu trong khung chat để báo bạn sẽ gửi email, rồi gửi email ngay sau đó. Người nhận biết trước là sẽ có một bản đầy đủ, nên họ không phải nhớ lại đoạn chat. Nếu bạn muốn theo tiếp một việc đã nhắc trong chat, bạn dùng email cho lần nhắc đó.
Nhắn tin công việc ngoài giờ có nên trả lời ngay không
Câu trả lời phụ thuộc nơi bạn làm việc, nên bài không đặt luật thay phòng ban của bạn. Có nơi coi tin nhắn tối là việc bình thường, có nơi coi đó là chuyện riêng của người gửi. Vì vậy bạn xử lý theo cách giữ được cả việc lẫn buổi tối của mình.
Cách làm an toàn là trả lời một câu xác nhận đã đọc, kèm mốc bạn quay lại, và không hứa gì thêm. Tin nhắn như vậy chỉ mất mười giây và chặn được hiểu lầm. Điều cần tránh là để tin nhắn nằm im tới sáng, vì người gửi không biết bạn đã đọc hay chưa.
Nếu bạn muốn luyện phần đọc lại tin nhắn của mình theo đúng công việc đang làm, bạn đăng ký học thử miễn phí 1 kèm 1 tại khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Năm câu tiếng Anh dùng được ngay trong khung chat
Năm câu dưới đây dùng được ngay trong tin nhắn kế tiếp. Bạn hãy chọn hai câu gần nhất với công việc của mình và luyện với nội dung thật. Khi đã dùng được hai câu đó, bạn thêm dần các câu còn lại theo nhu cầu.
- FYI, the client moved our call to four.
- Noted. I will check the file at eight tomorrow morning.
- Could you send me the new code when you have a minute?
- I am sorry for the late reply. I will send it within the hour.
- The second page is still TBC, so I will note the change in the file.
FTE luyện cách nhắn tin công việc bằng tiếng Anh như thế nào
Ở tình huống gõ tin nhắn trả lời ngoài giờ, Freetalk English để học viên đọc lại chính tin nhắn mình vừa gõ, rồi chỉ đúng chữ làm người nhận hiểu khác. Chỗ hiểu lệch vì vậy lộ ra ngay trong buổi học, thay vì đợi tới lúc đã quá hạn. Người dạy trực tiếp là cô Nguyễn Thị Ngọc, cô có hơn 9 năm kinh nghiệm giảng dạy, hơn 2000 giờ dạy online, chứng chỉ 7.5 IELTS và bằng Thạc sĩ TESOL.
Khoá giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE luyện theo nội dung thật mà học viên đang phải nhắn ở công ty. Giáo viên sửa ngay tại chỗ khi câu bị ngắn tới mức mất nghĩa. Cô Vương Ngọc Anh tham gia hỗ trợ học viên trong các buổi luyện. Lịch học xếp theo ca làm việc, nên bạn không phải nghỉ giữa ngày để đi học.
- Luyện đúng nội dung bạn đang phải nhắn: đọc chữ viết tắt, lược chủ ngữ đúng chỗ, và giữ mốc khi câu bị rút ngắn.
- Giáo viên đọc tin nhắn của bạn và chỉ ngay chữ làm người nhận hiểu khác, trước khi bạn gửi cho người thật.
- Học 1 kèm 1 online, lịch xếp theo ca làm việc của bạn.
Freetalk English là thương hiệu của Công ty Cổ phần Fungroup, đào tạo tiếng Anh giao tiếp 1-1 online theo mô hình 1 Thầy 1 Trò từ tháng 8/2015.
Băn khoăn khi phải nhắn tin công việc bằng tiếng Anh
- Nhắn ngắn vậy có bị coi là cộc không?
- Viết tắt trong tin nhắn gửi sếp có sao không?
- Tin nhắn ngoài giờ không trả lời ngay thì có sao không?
Nhắn ngắn vậy có bị coi là cộc không?
Không, miễn là bạn giữ lại phần làm mềm câu khi câu mang yêu cầu. Cambridge nói rõ mệnh lệnh rất trực tiếp khi dùng để yêu cầu, nên hai chữ “Could you” hoặc một chữ “please” là phần bạn không nên bỏ. Ngược lại, một câu thông báo việc mình sẽ làm thì lược tới đâu cũng được, miễn người nhận biết ai đang nói. Mức lịch sự của một tin nhắn công việc vì vậy nằm ở vài chữ giữ lại, không nằm ở độ dài câu.
Viết tắt trong tin nhắn gửi sếp có sao không?
Ba chữ FYI, ASAP và TBC dùng được với cả sếp, vì từ điển ghi rõ nghĩa và chúng đã quen trong công việc. Điều bạn nên tránh là dùng chữ viết tắt mà người nhận có thể không chắc nghĩa, nhất là khi tin nhắn đi ra ngoài phòng. Nếu bạn không chắc, bạn viết đủ chữ trong tin nhắn đầu tiên rồi dùng chữ viết tắt ở các tin sau.
Tin nhắn ngoài giờ không trả lời ngay thì có sao không?
Không sao, nếu bạn trả lời một câu nói rõ khi nào bạn quay lại. Cái làm người gửi khó chịu không phải việc bạn chưa làm xong, mà là việc họ không biết bạn đã đọc hay chưa. Một câu xác nhận đã đọc kèm mốc xử lý là đủ, và bạn không cần hứa gì thêm.
Muốn luyện tin nhắn với người đọc thật?
Bạn nhờ một đồng nghiệp đọc lại tin nhắn bạn viết rồi nói xem họ hiểu bạn đang nhận việc hay chỉ đang xác nhận đã đọc. Khi cần người đọc và sửa lại ngay, bạn đăng ký học thử miễn phí 1 kèm 1 tại khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE.
Khoá giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE có phần luyện riêng cho cách nhắn tin công việc bằng tiếng Anh. Học viên gõ tin nhắn theo đúng tình huống thật của mình, giáo viên chỉ ra chữ làm người nhận hiểu khác, và học viên sửa lại rồi gửi. Bạn liên hệ Freetalk English tại freetalkenglish.edu.vn hoặc hotline 0902.466.499 để được tư vấn.
