Bảy giờ sáng, bạn đo nhiệt độ thấy sốt gần ba mươi chín độ, trong khi ca làm của bạn bắt đầu lúc tám giờ. Sếp là người nước ngoài, chỉ đọc được vài dòng tin nhắn trước khi họp giao ca. Bạn định kể chi tiết cơn sốt bắt đầu từ lúc nào và uống thuốc gì, nhưng thời gian không đủ cho một đoạn dài như vậy.
Điều sếp cần đọc trong tình huống đó chỉ có ba phần: bạn đang ốm ở mức nào, bạn nghỉ mấy ngày, và ai sẽ làm thay phần việc của bạn. Một tin nhắn thiếu phần thứ ba khiến sếp phải hỏi lại, còn ca làm sáng đó thì vẫn thiếu người. Bài này luyện đúng ba phần đó cho tình huống báo ốm, cùng hai tình huống gần nó là xin nghỉ phép theo kế hoạch và xin đổi ca với đồng nghiệp.
Ba việc này dùng chung một khung câu nhưng khác nhau ở mức trang trọng và ở kênh gửi. Xin nghỉ phép theo kế hoạch thường đi qua email, còn báo ốm gấp thì đi qua tin nhắn hoặc cuộc gọi ngắn. Đổi ca lại cần nói với đồng nghiệp trước, rồi mới báo lại cho quản lý biết ai đã nhận thay ca đó.
Bài này dạy cách xin phép vắng mặt; còn khi cần từ chối một yêu cầu công việc, bạn có thể xem bài về cách từ chối lịch sự bằng tiếng Anh.
Mục tiêu: xin nghỉ đúng mức, báo ốm đủ ý, đổi ca không rối
Sau bài này, bạn xin nghỉ phép theo kế hoạch bằng câu đúng mức trang trọng với người nhận. Bạn báo ốm bằng công thức ba ý: tình trạng, số ngày, phương án bàn giao. Bạn cũng xin về sớm và xin đổi ca bằng những cụm cố định mà người bản ngữ dùng cho đúng tình huống đó, thay vì dịch nguyên câu tiếng Việt sang tiếng Anh.
Nếu bạn muốn biết mình đang ở mức giao tiếp nào trước khi luyện, bạn có thể tự mình kiểm chứng bằng bài test trình độ tiếng Anh trực tuyến của FTE. Bài test hỏi bạn chọn đối tượng người lớn, ngữ cảnh giao tiếp và trình độ đang có ở từng kỹ năng; riêng phần Nói và Viết cần giáo viên chấm nên có thời gian chờ kết quả.
Mười từ và cụm từ dùng khi xin nghỉ, báo ốm, đổi ca
Trước khi ghép câu, bạn cần phân biệt đúng loại nghỉ mình đang xin, vì mỗi loại dùng một từ riêng và không thay cho nhau được.
| Từ hoặc cụm | Nghĩa trong tình huống | Cụm đi kèm | Ví dụ tự luyện |
|---|---|---|---|
| annual leave | ngày nghỉ trong năm vẫn hưởng lương | take annual leave, annual leave balance | I would like to take two days of annual leave next week. |
| sick leave | nghỉ vì lý do ốm | be on sick leave, sick leave form | I am on sick leave today because of a fever. |
| time off | thời gian không làm việc nói chung, không phân biệt lý do | ask for time off, need some time off | Could I ask for some time off this Friday? |
| day off | một ngày cụ thể không đi làm | take a day off, have a day off | I need to take a day off on Monday. |
| request | xin phép hoặc đề nghị điều gì một cách trang trọng | request leave, submit a request | I would like to request two days off. |
| approve | đồng ý cho một đề nghị | approve a request, get approved | My manager approved my leave request this morning. |
| cover for | làm thay việc của người đang vắng mặt | cover for someone, cover my shift | Lan is going to cover for me while I am out. |
| swap shifts | đổi ca làm việc với người khác | swap shifts with, swap a shift | Could we swap shifts this weekend? |
| hand over | bàn giao công việc cho người khác trước khi vắng mặt | hand over the work, hand over to | I will hand over the report to Minh before I leave. |
| be off sick | đang nghỉ vì ốm, cách nói ngắn trong hội thoại | be off sick today, been off sick | She has been off sick since Tuesday. |
Mười mục trên đủ cho hầu hết tình huống báo nghỉ ở công ty có người quản lý nước ngoài. Bạn chưa cần thêm thuật ngữ về chế độ bảo hiểm hay luật lao động chi tiết, vì phần đó thuộc bộ phận nhân sự xử lý, không thuộc câu nói hằng ngày với quản lý trực tiếp.
Annual leave khác sick leave và time off ở đâu
Cambridge Dictionary định nghĩa “annual leave” là những ngày trong năm mà bạn được nghỉ mà không mất lương. Cambridge Dictionary định nghĩa “sick leave” là thời gian không đi làm vì lý do ốm. Còn “time off” là cách gọi chung cho khoảng thời gian không làm việc, không chỉ rõ lý do nghỉ là gì.
Sự khác biệt này quan trọng khi bạn viết email hoặc tin nhắn, vì dùng sai từ khiến bộ phận nhân sự phải hỏi lại loại nghỉ phép áp dụng. Ở Việt Nam, Bộ luật Lao động 2019, Điều 113 quy định người lao động làm đủ 12 tháng trong điều kiện bình thường được nghỉ 12 ngày làm việc hằng năm vẫn hưởng lương. Đây chính là phần tương ứng với “annual leave”. Khi bạn xin loại nghỉ này, bạn dùng “annual leave” thay vì “time off” để quản lý hiểu đúng ngay từ câu đầu.
Chín mẫu câu xin nghỉ phép, báo ốm và đổi ca theo ba mức
Cùng một việc xin nghỉ, bạn nói ngắn với đồng nghiệp cùng ca và dùng câu trang trọng hơn khi gửi cho quản lý cấp cao. Bảng dưới chia chín câu theo ba mức và ba việc, cột cuối ghi rõ dùng với ai và qua kênh nào.
| Việc | Câu tiếng Anh | Dùng với ai và kênh nào |
|---|---|---|
| Xin nghỉ phép | Can I take a day off next Friday? | Đồng nghiệp cùng ca, nhắn tin trong nhóm nội bộ. |
| Xin nghỉ phép | Could I take two days of annual leave next week? | Quản lý trực tiếp, gửi qua email hoặc tin nhắn công việc. |
| Xin nghỉ phép | I was wondering if I could request three days of annual leave for a family event. | Cấp quản lý cao hơn, gửi qua email trang trọng. |
| Báo ốm | Can I take today off? I’m not feeling well. | Đồng nghiệp cùng ca, nhắn tin buổi sáng trước giờ vào ca. |
| Báo ốm | Could I take sick leave today? I have a fever, and Lan is going to cover for me. | Quản lý trực tiếp, nhắn tin hoặc gọi điện ngắn. |
| Báo ốm | I was wondering if I could take sick leave for the next two days. I will hand over the open tasks to Minh this morning. | Cấp quản lý cao hơn hoặc nghỉ nhiều ngày, gửi qua email. |
| Đổi ca | Can we swap shifts this weekend? | Đồng nghiệp cùng ca, hỏi trực tiếp hoặc nhắn tin. |
| Đổi ca | Could you cover my shift on Sunday? I can cover yours next week. | Đồng nghiệp cùng ca, khi cần đổi qua lại hai chiều. |
| Đổi ca | I was wondering if I could swap my Saturday shift with someone, since I have a family event. | Quản lý ca, khi cần xin duyệt việc đổi ca đó. |
Ba mức trong bảng đi từ “Can I” tới “Could I” rồi tới “I was wondering if I could”, và mức càng gián tiếp thì càng lịch sự. Trang ngữ pháp Cambridge về “Could” ghi rõ “Could is more formal and polite than can”, đồng thời lưu ý “could” không dùng để cho phép hay từ chối một việc. Vì vậy khi quản lý đồng ý cho bạn nghỉ, câu trả lời là “Yes, you can” chứ không phải “Yes, you could”.
Công thức báo ốm ba ý: tình trạng, số ngày, phương án bàn giao
Một câu báo ốm đủ dùng cần ba phần đứng liền nhau: tình trạng hiện tại, số ngày dự kiến nghỉ, và ai sẽ làm thay phần việc của bạn. Câu “I have a fever and I need to take sick leave today. Lan is going to cover for me.” đã đủ cả ba phần này trong hai câu ngắn. Phần bàn giao dùng thì tương lai gần (be going to) vì đó là việc đã sắp xếp trước khi bạn gửi tin, không phải một dự định còn mơ hồ.
Nếu công việc đang dở dang cần báo thêm về tiến độ, bạn xem thêm cách báo chậm tiến độ bằng tiếng Anh để ghép tiếp phần báo tiến độ sau câu xin nghỉ.
Xin nghỉ nên nhắn tin, gọi điện hay gửi email
Khi cần báo gấp trong buổi sáng, tin nhắn hoặc cuộc gọi ngắn là kênh phù hợp vì sếp có thể đọc và trả lời trong vài giây. Khi xin nghỉ theo kế hoạch từ một ngày trở lên, email giữ được đầy đủ nội dung và có thể lưu lại làm bằng chứng khi cần đối chiếu sau này. GOV.UK ghi rằng người lao động và người sử dụng lao động tự thỏa thuận cách báo nghỉ phù hợp với từng nơi làm việc. Vì vậy bạn nên theo đúng cách công ty đã quy định trước khi tự chọn kênh khác.
Một email xin nghỉ phép ngắn có thể viết theo mẫu dưới đây, đủ cho một kỳ nghỉ theo kế hoạch từ một tới ba ngày.
Subject: Annual Leave Request - 20-22 October
Dear Mr. Smith,
I would like to request three days of annual leave from 20 to 22 October for a family event. I will hand over my open tasks to Minh before I leave, and he will be reachable for anything urgent.
Please let me know if you need any further information.
Best regards,
Lan
Với tình huống cần báo gấp trong buổi sáng, một tin nhắn ngắn vẫn cần đủ ba phần đã nêu ở công thức báo ốm, chỉ viết gọn hơn email. Cách viết tin nhắn ngắn cho từng tình huống công việc được trình bày kỹ hơn ở bài về cách nhắn tin công việc bằng tiếng Anh.
Nói với sếp và nói với đồng nghiệp khác nhau ở mức từ
Với đồng nghiệp cùng ca, bạn dùng “Can I” và nói thẳng phần cần thiết, vì cả hai đang cùng xử lý một ca làm. Với quản lý trực tiếp, bạn nâng lên “Could I” và thêm phần bàn giao ngay trong câu đầu. Với quản lý cấp cao hơn hoặc khi xin nghỉ nhiều ngày, bạn dùng “I was wondering if I could” và trình bày qua email thay vì tin nhắn ngắn.
Việc xin nghỉ với sếp người Việt và sếp nước ngoài không khác nhau ở mức lịch sự cần dùng. Khi quản lý của bạn đọc tiếng Anh trực tiếp, không qua người phiên dịch, câu bạn viết ra chính là câu quản lý đọc, không có bước diễn giải lại nào ở giữa.
Ngữ pháp trục: ba cách xin phép Can, Could, I was wondering if I could
Ba cách xin phép trong bảng dưới đi từ mức thân mật tới mức trang trọng nhất, và đây chính là căn cứ cho con số ba trong tiêu đề bài này.
| Cách xin phép | Mức trang trọng | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| Can I… | Thân mật | Xin phép đồng nghiệp cùng ca, việc nhỏ, không cần cân nhắc lâu. |
| Could I… | Trung tính tới trang trọng | Xin phép quản lý trực tiếp, việc cần được duyệt trước. |
| I was wondering if I could… | Trang trọng nhất | Xin phép quản lý cấp cao hoặc khi xin nghỉ nhiều ngày, thường qua email. |
Trang ngữ pháp Cambridge về phép lịch sự ghi rằng dạng quá khứ như “was wondering” làm cho lời xin phép nghe gián tiếp và lịch sự hơn dạng hiện tại. Dù vậy, việc đang xin vẫn diễn ra ở hiện tại. Đây là lý do câu “I was wondering if I could” nghe trang trọng hơn “I wonder if I could”, dù cả hai đều đúng ngữ pháp.
Khi nói về phương án bàn giao đi kèm lời xin nghỉ, bạn dùng thì tương lai gần “be going to” cho việc đã sắp xếp trước, ví dụ “Lan is going to cover for me”. Thì này khác với “will”, vốn thường dùng cho quyết định đưa ra ngay lúc nói chứ chưa chuẩn bị trước.
Ba cặp câu sai và đúng
| Câu sai | Câu đúng | Vì sao |
|---|---|---|
| Could you give me permission to take a day off? | Could I take a day off, please? | “Could” đã tự mang nghĩa xin phép, nên thêm “give me permission” làm câu dài và vòng vo một cách không cần thiết. |
| I want to take sick leave today. | Could I take sick leave today? I have a fever. | Câu “I want” nghe như thông báo, không phải lời xin phép với quản lý. |
| Yes, you could take the day off. | Yes, you can take the day off. | “Could” không dùng để cho phép hay từ chối, chỉ “can” mới dùng đúng ở câu trả lời này. |
Luyện tập: hội thoại đổi ca và báo quản lý
Trong tình huống tự soạn này, Hùng làm ca chiều và cần đổi ca với Mai vì có việc gia đình vào cuối tuần. Bạn đọc lời của Hùng và Mai trước, sau đó đọc phần Hùng báo lại cho quản lý Peter.
| Người nói | Lời thoại | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| Hùng | Mai, could we swap shifts this weekend? I have a family event on Saturday. | Mai ơi, mình đổi ca cuối tuần này được không? Mình có việc gia đình vào thứ Bảy. |
| Mai | Sure, I can take your Saturday shift. Can you cover my Monday shift instead? | Được, mình nhận ca thứ Bảy của bạn. Bạn nhận thay ca thứ Hai của mình được không? |
| Hùng | Yes, that works for me. Thanks a lot. | Được, vậy ổn rồi. Cảm ơn bạn nhiều. |
| Hùng | Peter, could I let you know about a shift change this weekend? | Peter, em xin báo về việc đổi ca cuối tuần này được không? |
| Peter | Sure, go ahead. | Được, cứ nói. |
| Hùng | Mai is going to take my Saturday shift, and I am going to cover her Monday shift. | Mai sẽ nhận ca thứ Bảy của em, và em nhận thay ca thứ Hai của bạn ấy. |
| Peter | Thanks for letting me know. Please update the shift sheet as well. | Cảm ơn đã báo trước. Em cập nhật luôn vào bảng phân ca nhé. |
| Hùng | Will do. I’ll update it right after this. | Vâng, em cập nhật luôn sau đây ạ. |
Hùng thỏa thuận trực tiếp với Mai trước, rồi mới báo lại cho quản lý bằng câu nêu rõ ai nhận ca nào. Câu báo cho Peter dùng thì tương lai gần vì việc đổi ca đã thống nhất xong, không còn là dự định.
Năm câu luyện tập và đáp án
- Bạn muốn xin nghỉ một ngày với đồng nghiệp cùng ca, việc nhỏ và không cần cân nhắc lâu. Câu nào hợp nhất? A. I was wondering if I could take a day off. B. Can I take a day off next Friday? C. You must let me take a day off. D. I demand a day off.
- Bạn báo ốm với quản lý trực tiếp và đã nhờ người làm thay. Câu nào đủ ba ý cần thiết? A. I am sick today. B. Could I take sick leave today? I have a fever, and Lan is going to cover for me. C. I will not come to work today. D. Sick leave, please.
- Bạn xin nghỉ ba ngày để dự việc gia đình, gửi email cho quản lý cấp cao. Câu nào đúng mức trang trọng nhất? A. Can I have three days off? B. Give me three days off. C. I was wondering if I could request three days of annual leave for a family event. D. Three days off, thanks.
- Bạn vừa thống nhất đổi ca với đồng nghiệp và cần báo lại cho quản lý. Câu nào đúng? A. Mai is going to take my Saturday shift, and I am going to cover her Monday shift. B. Mai wants to take my Saturday shift maybe. C. I don’t know who takes my shift. D. Someone will cover for me, I think.
- Quản lý đồng ý cho bạn nghỉ. Câu trả lời nào đúng? A. Yes, you could. B. Yes, you can. C. Yes, you should. D. Yes, you must.
Đáp án: 1B, 2B, 3C, 4A, 5B. Ở câu 1, mức thân mật với đồng nghiệp dùng “Can I” là đủ, không cần nâng lên mức trang trọng. Ở câu 2, chỉ câu B có đủ tình trạng, số ngày và phương án bàn giao. Ở câu 3, gửi cho quản lý cấp cao nên dùng mức trang trọng nhất “I was wondering if I could”. Ở câu 4, câu báo lại cho quản lý cần nêu rõ tên người nhận ca bằng thì tương lai gần. Ở câu 5, “could” không dùng để cho phép, nên câu trả lời đúng phải dùng “can”.
Lỗi cần tránh khi xin nghỉ phép, báo ốm và đổi ca
Thứ nhất, kể chi tiết bệnh không cần thiết. Câu sai: I have a headache, a sore throat, and I think I might have a fever, so I probably can’t come to work, but I’m not sure. Câu đúng: I have a fever and I need to take sick leave today. Nêu đúng tình trạng chung và số ngày là đủ để quản lý sắp xếp công việc.
Thứ hai, xin nghỉ mà không nói ai làm thay. Câu sai: Could I take sick leave today? Câu đúng: Could I take sick leave today? Lan is going to cover for me. Thiếu phần bàn giao khiến quản lý phải hỏi lại, trong khi ca làm vẫn đang thiếu người xử lý.
Thứ ba, dùng “Can I” trong email xin nghỉ dài ngày gửi cấp cao. Câu sai: Can I have five days off next month? Câu đúng: I was wondering if I could request five days of annual leave next month. Mức trang trọng của câu cần khớp với mức quan trọng của việc đang xin, không chỉ khớp với người nhận.
Vì sao không cần kể chi tiết bệnh
Acas, tổ chức tư vấn quan hệ lao động tại Anh, khuyên người sử dụng lao động cân nhắc yếu tố bảo mật khi ghi lại thông tin y tế của nhân viên. Vì vậy chi tiết bệnh không phải là thông tin cần chia sẻ rộng trong tin nhắn báo ốm hằng ngày. GOV.UK ghi rằng người lao động được tự xác nhận tình trạng ốm tới bảy ngày mà không cần giấy tờ từ bác sĩ. Vì vậy, bạn chỉ cần một câu ngắn nêu tình trạng chung để báo nghỉ, không cần liệt kê chi tiết triệu chứng.
Báo ốm trước bao lâu là hợp lý
Không có một mốc giờ cố định áp dụng cho mọi công ty. GOV.UK ghi rằng người lao động và người sử dụng lao động tự thỏa thuận với nhau về cách báo nghỉ phù hợp với nơi làm việc. Nguyên tắc chung là báo càng sớm càng tốt và theo đúng cách công ty đã quy định, chẳng hạn nhắn tin cho quản lý trực tiếp trước giờ vào ca thay vì chờ tới lúc điểm danh.
Năm câu tiếng Anh dùng được ngay
- Could I take a day off next Friday?
- Could I take sick leave today? I have a fever, and Lan is going to cover for me.
- I was wondering if I could request three days of annual leave for a family event.
- Can we swap shifts this weekend?
- Mai is going to take my Saturday shift, and I am going to cover her Monday shift.
FTE dạy cách xin nghỉ phép và báo ốm bằng tiếng Anh như thế nào
Ở buổi luyện tình huống báo ốm, cô Nguyễn Thị Ngọc cho học viên đóng vai gọi điện báo ốm với quản lý. Ngay khi học viên vừa nói xong câu xin nghỉ, cô hỏi lại “who’s covering for you?” để kiểm xem học viên có nhớ nói phần bàn giao hay không. Câu hỏi đó lộ ra ngay phần học viên hay quên, thay vì để tới lúc quản lý thật hỏi lại. Cô có hơn 9 năm kinh nghiệm giảng dạy, hơn 2000 giờ dạy online, chứng chỉ 7.5 IELTS và bằng Thạc sĩ TESOL.
Khoá giao tiếp 1 kèm 1 cho người đi làm của FTE luyện đúng các tình huống báo nghỉ mà học viên gặp ở công ty của mình. Giáo viên sửa ngay tại chỗ khi câu xin nghỉ thiếu phần bàn giao hoặc lệch mức trang trọng, đó là phần việc của giáo viên dạy chính đứng lớp trực tiếp như cô Ngọc. Song song đó, cô Vương Ngọc Anh giữ vai trò giáo viên hỗ trợ học tập, đồng hành cùng bạn xuyên suốt quá trình học.
- Luyện đúng ba việc: xin nghỉ phép theo kế hoạch, báo ốm đủ ba ý, và xin đổi ca với đồng nghiệp.
- Giáo viên hỏi lại ngay khi câu xin nghỉ thiếu phần bàn giao, trước khi học viên dùng câu đó với quản lý thật.
- Học 1 kèm 1 online, lịch xếp theo ca làm việc của bạn.
Nếu bạn muốn luyện các tình huống này với giáo viên theo đúng công việc đang làm, bạn có thể đăng ký học thử miễn phí 1 kèm 1 tại khoá tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của FTE. Nút đăng ký học thử nằm sẵn trên trang đó.
Freetalk English là thương hiệu của Công ty Cổ phần Fungroup, đào tạo tiếng Anh giao tiếp 1-1 online theo mô hình 1 Thầy 1 Trò từ tháng 8/2015.
Băn khoăn khi phải xin nghỉ phép, báo ốm và đổi ca bằng tiếng Anh
- Xin nghỉ ốm nhiều lần trong tháng thì có cần giải thích thêm không?
- Xin về sớm giữa ca thì nói khác gì với xin nghỉ cả ngày?
- Đổi ca với đồng nghiệp rồi mà quản lý chưa duyệt thì nói sao?
Xin nghỉ ốm nhiều lần trong tháng thì có cần giải thích thêm không?
Không nhất thiết mỗi lần đều phải giải thích dài, nhưng bạn vẫn cần nêu đủ ba ý: tình trạng, số ngày, và người làm thay. Nếu công ty có quy định riêng cho việc nghỉ ốm nhiều lần, quản lý hoặc nhân sự sẽ chủ động hỏi thêm, bạn không cần tự giải thích trước khi được hỏi.
Xin về sớm giữa ca thì nói khác gì với xin nghỉ cả ngày?
Câu xin về sớm dùng dạng quá khứ để nghe gián tiếp hơn, ví dụ “I was wondering if I could leave at 4 today”. Cambridge Dictionary xếp cách dùng thì quá khứ này vào nhóm lời nói gián tiếp, lịch sự hơn dạng hiện tại “I wonder if I could”. Bạn vẫn nên nói kèm lý do ngắn và thời điểm cụ thể, để quản lý biết chính xác bạn rời ca lúc mấy giờ.
Đổi ca với đồng nghiệp rồi mà quản lý chưa duyệt thì nói sao?
Bạn nói rõ hai phần: việc đã thống nhất với đồng nghiệp, và việc đang chờ quản lý xác nhận. Câu “Mai and I have agreed to swap shifts this weekend. Could you confirm if that works?” nêu đủ cả hai phần này. Cách nói đó giúp quản lý biết ngay đây là việc cần duyệt, không phải việc đã xong.
Nếu bạn muốn luyện thêm cách xử lý tình huống theo đúng công việc đang làm, bạn xem học tiếng Anh theo công việc đang làm của FTE.
